Alors qu’ils apparaissaient encore comme particulièrement novateurs il y a quelques années, les chantiers de transformation digitale menés au sein des organisations sont désormais considérés comme des démarches évidentes, indispensables pour maintenir la compétitivité de l’entreprise. « Si la volonté de s’engager dans cette voie est désormais effective, tout le monde ayant conscience de la nécessité de mener ces changements, il arrive souvent que les projets n’aboutissent pas ou ne délivrent pas les résultats espérés, explique Matthieu Delgrange, Intelligent Automation Leader au sein de CTG Luxembourg. Ces échecs s’expliquent souvent par le manque d’accompagnement ou de pilotage, indispensable pour espérer voir de tels projets générer de la valeur. »
Fixer des objectifs clairs
Selon l’expert de CTG Luxembourg, la première chose à mettre en œuvre pour placer toutes les chances de son côté lorsqu’on envisage un chantier de transformation digitale est un comité de pilotage dédié au projet. Ce groupe de travail doit intégrer des collaborateurs de tous les niveaux, y compris des membres du management. « A intervalle régulier, il sera en effet nécessaire de prendre des décisions importantes, d’opérer des arbitrages. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de pouvoir compter, au moins de temps en temps, sur la présence d’un membre du top management », précise Matthieu Delgrange. Au-delà de la nécessité de mettre en place une équipe dédiée, qui suivra le projet pas à pas, il est également essentiel de définir des objectifs précis à atteindre dans le cadre du chantier de transformation digitale : renforcer l’efficacité opérationnelle en automatisant des processus, augmenter la productivité, améliorer l’expérience client, offrir de nouveaux produits ou services, tirer profit des données, gagner en agilité grâce à l’intelligence artificielle.
La première chose à mettre en œuvre lorsqu’on envisage un chantier de transformation digitale est un comité de pilotage dédié au projet composé des collaborateurs de tous les niveaux, y compris des membres du management qui faciliteront la prise de décisions.
Une fois ces objectifs définis, il convient d’établir une roadmap qui permettra de les atteindre. Ici, l’essentiel est d’être le plus pragmatique possible. «Il faut surtout éviter de s’éparpiller en voulant aborder trop d’aspects à la fois, poursuit Matthieu Delgrange. L’idéal est de se concentrer sur des éléments qui permettront d’obtenir le maximum de résultats avec un minimum de moyens. Quand les choses sont trop complexes, on se perd en cours de route. L’enjeu est de parvenir à obtenir des résultats visibles à court terme.» Dans cet ordre d’idées, il convient de développer rapidement un POC (proof of concept), qui sera amélioré au cours de sprints successifs. «C’est la méthode agile qui est ici employée, avec des itérations qui permettent de tester et de corriger les erreurs au fil du temps, d’affiner le développement digital pour lui permettre de répondre aux objectifs fixés», ajoute l’expert de CTG Luxembourg.
L’importance de la communication
Si l’aspect technique a donc une importance pour la réussite d’un projet de transformation digitale, la gestion du changement, son accompagnement, est également des facteurs clés. «C’est un point qui est souvent minimisé. Or, si l’on veut qu’une telle initiative soit couronnée de succès, il faut veiller à l’adhésion de l’ensemble des équipes, assure Matthieu Delgrange. Pour y parvenir, nous recourrons souvent à des “sponsors”, c’est-à-dire des personnes clés dans l’entreprise, qui ont participé au projet de transformation digitale et qui sont convaincues de son intérêt. En s’appuyant sur ces profils, il est possible de faire comprendre au plus grand nombre les avantages du projet de digitalisation qui est en cours.»
Il est important de bien communiquer autour d'un projet de transformation digitale afin de mettre en valeur ses objectifs. Cela permet à chacun de comprendre les avantages qu’il offre à la fois pour l’entreprise et pour tous les collaborateurs.
La difficulté consiste en effet à faire percevoir à chacun les bénéfices de la transformation digitale pour l’entreprise et pour son propre travail. Dans cette optique, à côté du recours aux sponsors, la mise en place d’une communication bien huilée est essentielle. «Même lorsqu’on n’en est encore qu’au stade du concept, il ne faut pas hésiter à détailler à chaque membre de l’organisation la nature du projet, ses objectifs ainsi que les gains qu’il permettra d’obtenir, relève Matthieu Delgrange. Cela peut par exemple être organisé en collaboration avec le service communication de l’entreprise. Le but est d’embarquer chaque employé dans la démarche dès le départ, afin de ne pas donner l’impression d’imposer les choses. Il s’agit aussi de bien faire comprendre que l’idée n’est pas de remplacer certains métiers, mais bien d’automatiser certains processus et de libérer du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.»
En soignant l’accompagnement du projet, en créant une équipe dédiée, en communiquant autour du sujet et en visant des objectifs clairs, permettant d’obtenir des résultats rapides, on peut donc se prémunir d’une bonne partie des risques qui, bien souvent, font échouer un projet de transformation digitale. Accompagnée du bon partenaire, toute entreprise peut ainsi renforcer sa compétitivité et répondre aux défis de demain.