Les évolutions technologiques et règlementaires que nous avons connues ces dernières années ont permis de digitaliser de plus en plus de procédures dans tous les secteurs d’activité. La numérisation permet aux entreprises de gagner en efficacité et, donc, d’économiser des ressources humaines et financières. Elle est désormais un passage obligatoire pour l’ensemble des organisations car, en ne tirant pas profit des possibilités offertes par les nouveaux outils numériques, une entreprise perd tout simplement en compétitivité.
Les évolutions technologiques et règlementaires que nous avons connues ces dernières années ont permis de digitaliser de plus en plus de procédures dans tous les secteurs d’activité.
Aujourd’hui, avec la signature électronique de documents, on a digitalisé un geste utilisé depuis des siècles pour identifier l’auteur d’un document ou d’une œuvre, ou encore pour valider un contrat de façon juridiquement contraignante. Le passage à la signature électronique, pour avoir une valeur équivalente à celle d’une signature manuscrite, doit toutefois être soigneusement préparé. «Très souvent, les clients envisagent leur transformation digitale comme une stricte migration de leurs processus papier, qui resteraient la référence», explique Fabrice Aresu, CEO de LuxTrust, société qui propose des solutions de signature électronique. «En procédant de la sorte, toute la plus-value de la digitalisation n’est pas réalisée et il peut être plus difficile de convaincre l’ensemble des équipes métier d’utiliser ces nouveaux flux. Or, l’adhésion de chaque collaborateur est primordiale dans de tels projets.»
Un facteur humain prépondérant
La signature électronique fournit en effet des avantages évidents aux organisations, à commencer par un gain financier. «Souvent, les entreprises sous-estiment le coût lié à la signature conventionnelle. Je pense notamment aux frais de transport de ces documents, ou encore au coût du stockage», poursuit Fabrice Aresu. La signature électronique permet de réduire ces frais, tout en étant plus rapide et efficace. Les documents ne doivent pas être paraphés à chaque page, une seule signature électronique étant suffisante pour l’ensemble du fichier. Elle garantit en outre un haut niveau de sécurité. Les documents concernés peuvent aussi être échangés de façon instantanée, par voie électronique. «Au fur et à mesure que ce processus se numérise un peu partout, les sociétés et leurs collaborateurs finissent par percevoir la plus-value de la signature électronique. Mais il y a un vrai travail de pédagogie à faire», estime le CEO de LuxTrust.
La mise en place d’une solution de signature électronique au sein d’une entreprise requiert dès lors un bon transfert de connaissances auprès des équipes en place, afin d’assurer un bon niveau de compréhension général de cette technologie. «Nous basons le transfert de connaissances sur des cas d’utilisation concrets, afin de bien faire comprendre les enjeux, bénéfices et risques à toutes les équipes. Trop d’idées reçues et d’approximations sont répandues sur le marché, qui peuvent avoir des conséquences sérieuses pour une entreprise non-informée», explique Fabrice Aresu.
Une agilité cadrée
La méthodologie Agile montre de bons résultats dans le cadre de la mise en place de l’outil de signature électronique de LuxTrust au sein des entreprises. Celle-ci permet, sur base d’itérations, de donner aux collaborateurs concernés une vision régulièrement mise à jour du développement de la solution. Cela leur donne également la possibilité de l’adapter en fonction des besoins effectifs. «Ce fonctionnement en “sprints” de 10 jours permet vraiment d’impliquer les membres des équipes, ce qui facilite grandement l’adoption de l’outil, estime Fabrice Aresu. La méthode Agile doit toutefois être bien cadrée, car elle est par nature “open-ended”, ce qui veut dire que le processus peut, en théorie, se poursuivre à l’infini. Évidemment, cela a des impacts sur le budget. De notre côté, nous privilégions les itérations réduites: une mise en place rapide et efficace permet souvent de convaincre d’autres départements de l’entreprise ou certains de leurs partenaires d’opter, eux aussi, pour la solution de signature électronique que nous proposons.»
Le passage à la signature électronique, comme tout projet de transformation digitale, requiert donc une grande implication des équipes et ne doit pas être pris à la légère.
Dans ses projets de transformation digitale, LuxTrust veille donc à combiner l’utilisation de la méthode Agile avec une gestion de projet stricte. «Nous demandons aux équipes métier avec lesquelles nous travaillons d’être bien préparées avant de nous rencontrer, de savoir quels sont les procédures les plus lourdes ou chronophages. On se met ensuite d’accord sur un certain nombre de parcours dans lesquels la signature électronique a un sens, et nous la mettons en œuvre auprès de certaines entités pilotes. Au total, nous effectuons ce travail sur une durée de 6 à 8 semaines dans les grandes entreprises», précise le CEO de LuxTrust. La société privilégie aussi une approche «train the trainer». Il s’agit de permettre à des équipes expertes du client de s’approprier la solution, afin de valider le projet et les différents parcours choisis, pour ensuite transmettre la connaissance plus largement dans l’entreprise. C’est une façon complémentaire d’impliquer l’équipe dans le projet, sans imposer un changement d’envergure qui viendrait uniquement de l’extérieur.
Pour Fabrice Aresu, le passage à la signature électronique, comme tout projet de transformation digitale, requiert donc une grande implication des équipes et ne doit pas être pris à la légère. «C’est toujours un défi de trouver du temps dans les agendas d’équipes surchargées, mais la valeur ajoutée à court terme en vaut vraiment la peine.», conclut-il.