La compliance est une matière riche et complexe. En constante évolution, elle réserve de nombreux changements pour l’année à venir, dont le nouveau package AML européen. Dans un contexte de contrôle du GAFI, mais aussi de conjoncture perturbée par la guerre aux portes de l’Europe, le Luxembourg a intensifié les contrôles en la matière. Du KYC au screening, la mise en œuvre opérationnelle des exigences légales et des autorités est de plus en plus chronophage.
Naturellement, les acteurs cherchent à digitaliser et à automatiser ces problématiques pour gagner en temps et en efficacité. Si la digitalisation est sans aucun doute une partie de la solution, il convient d’être très prudent en terme d’AML.
La compliance est une matière riche et complexe.
En effet, n’oublions pas que la loi ne demande pas qu’une preuve d’identification, mais aussi et surtout, une preuve de vérification. Cette vérification, lorsqu’elle se résume à un simple «tick the box» sur un formulaire digitalisé, n’est plus concevable. Les assujettis doivent au contraire prouver qu’ils ont challengé l’information, qu’ils l’ont comprise et qu’ils ont effectué un véritable monitoring de celle-ci.
C’est là que la mise en place d’un outil peut tourner au cauchemar et rendre le professionnel «non-compliant», alors même que le but recherché était évidemment l’inverse.
Bien conscients de ce point, Regmate a vu le jour par l’association de la technique informatique et d’une expertise métier forte.
«Un outil qui ne se repose pas sur un savoir-faire opérationnel n’a pas de valeur sur le marché, et tend à entrainer les professionnels vers de vrais risques de sanctions ou de réputation» précise Maître BIRTEL Sandra, associée de Regmate et Partner au sein de l’étude Kaufhold & Réveillaud avocats.
Ainsi, si la digitalisation doit être rondement menée, elle est devenue nécessaire pour tous, des plus petits aux plus grands. Il est donc nécessaire de s’équiper d’un outil capable de s’adapter à toutes sortes d’organisations internes, des plus complexes dans les plus grandes structures, aux plus simples dans des petites et moyennes entreprises.
«Notre volonté est de faire simple et efficace, de s’adapter à tous, pour un budget ultra raisonnable tout en proposant une solution all inclusive couvrant l’entrée en relation, l’analyse du risque, la communication des documents, le screening, l’analyse des transactions, avec une visibilité claire en termes de dashboards et de KPI’s» précise Mr Jérôme LEE, managing Partner de Regmate.
Mais qui est concerné par ces obligations et par cette nécessaire digitalisation?
Les premiers à citer sont évidemment les acteurs du secteur financier, mais il ne faut pas oublier les avocats, experts comptables, marchands de biens dont les vendeurs automobiles ou de biens de luxe par exemple, les agents immobiliers, les family office ou encore les réviseurs d’entreprises et conseillers financiers. Tous doivent respecter la loi de 2004, et les directives relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent.
Et que doivent faire ces entités?
En pratique elles doivent:
- Identifier et vérifier l’identité de leurs clients personnes physiques et morales en récoltant des documents et en effectuant des recherches
- Analyser les risques relatifs à l’AML: Que ce soit leur exposition à ces risques (risque interne) ou l’exposition de leurs clients (risque externe) notamment au travers de l’identification des risques inhérents à la personne, à l’activité, à la localisation géographique, aux tiers etc..
- Conserver ces documents de façon sûre durant une durée déterminée
- Coopérer avec les autorités
Finalement, qu’apporte la digitalisation?
Il est possible de voir assez facilement que le fait de se conformer à toutes les exigences règlementaires est coûteux en temps et en ressources. En effet, certains gestionnaires de patrimoine indépendants estiment à plus de 50% la part de leur activité dédiée aux tâches de conformité.
Heureusement, la digitalisation des processus de conformité offre des fonctionnalités pour simplifier ce processus: simplifier la récolte d’informations avec des formulaires en ligne ou des Share files, simplifier le traitement des informations et les recherches internet, améliorer la visibilité de l’information pour un meilleur traitement des données, tout étant sur le même écran, etc.
Comment se repérer parmi les solutions du marché?
Si tous offrent la possibilité de remplir un dossier pour les clients personnes physiques et/ou personnes morales avec un niveau de diligence associé, les questions cruciales vont plutôt se porter sur le reste du processus:
· Comment sont suivis les dossiers? La matrice des risques?
· Comment faire les vérifications de Personnes Politiquement Exposées? De la bad press?
· Peut-on connecter ces vérifications avec un outil de CRM?
· A-t-on besoin d’un lien avec un outil de reporting type logiciel comptable?
· Que prévoit la solution en cas d’audit par la CSSF ou toute autre autorité de régulation?
· Comment l’outil m’aide-t-il dans le contrôle continu?
· Quelle est la qualité de la donnée en termes de screening?
· Et SURTOUT, quelle est la réactivité des équipes en cas de questions ou de besoins?
Nous avons créé Regmate, pour aider les acteurs à gagner du temps, tout en étant au plus haut niveau de conformité.
Regmate, une des solutions phare des acteurs luxembourgeois dispose par exemple d’un écosystème de partenaires, avocats, formateurs, consultants, informaticiens pour répondre aux besoins de ses clients, rester toujours à jour du savoir métier, et les accompagner pour une mise en conformité cohérente. Une formation qui va avec la procédure, un outil qui traduit la procédure. Ainsi, chaque client a ses spécificités, et chaque client a son outil.
Évidemment, n’oublions pas le principal, la conformité ne doit plus autant impacter le business. Nous avons créé Regmate, pour aider les acteurs à gagner du temps, tout en étant au plus haut niveau de conformité. Nous sommes aujourd’hui un vrai partenaire business, un allié de confiance pour les clients qui nous suivent et nous rejoignent en nombre depuis notre création.
Digitaliser n’est plus un problème, c’est une grande partie de la solution.