ENTREPRISES & STRATÉGIES — Technologies

Carte blanche

«Le flex office, un espace de travail repensé»


Retour au dossier

Pour de nombreuses entreprises, communes et institutions, la crise sanitaire a accéléré la transformation digitale. Les habitudes et les besoins changent. Si le télétravail et la mobilité sont le quotidien d’employés, l’espace de travail connaît aussi une importante évolution vers plus de flexibilité.

Le monde de l’entreprise vit en ce moment une transition numérique sans précédent. Le télétravail et le travail collaboratif sont désormais répandus, s’accompagnant de solutions informatiques mobiles, modulables et connectées. Le travailleur de l’ère numérique désire désormais plus de liberté. Pour cette raison, les espaces de travail sont aussi repensés pour être plus dynamiques. Si nous sommes passés d’un bureau individuel à un open space il y a quelques années, à présent, le bureau doit se réinventer pour aller vers une flexibilité totale dans l’espace et le temps.

Les projets de transformation des environnements de travail sont souvent motivés par les mêmes enjeux: favoriser les échanges entre les collaborateurs, permettre l’ouverture de l’entreprise vers l’extérieur et incarner les images et valeurs de l’entreprise.
Lionel Da Silva

Lionel Da Silva,  Associé-Gérant,  Visual Moving Publicity (VMP)

«Les projets de transformation des environnements de travail sont souvent motivés par les mêmes enjeux: favoriser les échanges entre les collaborateurs, permettre l’ouverture de l’entreprise vers l’extérieur et incarner les images et valeurs de l’entreprise», précise Lionel Da Silva, Associé chez Visual Moving Publicity (VMP). Des objectifs poursuivis aussi bien par les sociétés que les communes et institutions, quelle que soit leur taille, souhaitant faire évoluer leur environnement de travail. En effet, les entreprises et bâtiments généralement équipés de salles de réunion ou d’espaces à partager sont à la recherche de nouvelles solutions.

Des espaces plus connectés

Les réponses à ces enjeux, en termes d’aménagements et de digitalisation, dépendent souvent de la maturité de l’entreprise sur ces sujets et de l’effet recherché. «Il apparaît néanmoins qu’une grande tendance à l’ouverture et plus de connectivité des espaces est perceptible. Ces tendances dessinent les contours de l’environnement de travail de demain et leur développement s’annonce rapide et homogène dans les divers secteurs d’activité.»

Améliorer l’expérience des collaborateurs et visiteurs

Lorsqu’ils sont en présentiel, les employés désirent pouvoir collaborer, se rencontrer, mais aussi recevoir des visiteurs. «Créer plus de salles de réunion, d’espaces collaboratifs, tout en réduisant le nombre de bureaux individuels n’est pas suffisant. Trouver une salle de réunion ou un bureau, être interrompu pour accueillir un visiteur à la réception, tout cela peut réduire la productivité. Les employés veulent aujourd’hui pouvoir organiser une réunion indépendamment des contraintes pratiques, travailler où ils le souhaitent et gérer eux-mêmes l’invitation ainsi que l’accueil.»

Pour gérer efficacement leurs espaces de travail à destination des collaborateurs, les sociétés peuvent se tourner vers des solutions digitales autour de la technologie GoBright. Cette dernière permet de créer de la disponibilité autour des concepts «Meet, Work, Visit» et de rendre le quotidien au bureau optimal et plaisant. Elle entend ainsi offrir une gestion plus efficace des salles de réunion, leur utilisation en bon père de famille et leur réservation. Vos invités seront guidés vers celles-ci en toute autonomie et pourront notamment y bénéficier de services autour de l’hospitalité (services traiteurs).

Pour améliorer l’efficacité des espaces de travail, les employés peuvent compter sur la pastille «LED Connect» qui, grâce à un indicateur lumineux (vert: disponible, bleu: ne pas déranger, rouge: occupé) placé sur le moniteur ou la cloison du bureau, permet de rendre la disponibilité de celui-ci visible. «En un regard, l’employé peut savoir s’il peut utiliser ou non cet espace de travail. Si celui-ci est libre, il peut alors s’enregistrer via la technologie NFC ou RFID au moyen de l’application mobile, par exemple.» Grâce à un système de cartographie (GoBright Mapping), il est possible de visualiser les étages du bâtiment et les préréservations, mais aussi de localiser facilement ses collègues.

À noter que des capteurs permettent de détecter les mouvements (lorsqu’une personne utilise un bureau sans l’avoir réservé ou quitte son poste de travail sans effectuer de check-out), facilitant ainsi l’usage et l’analyse, mais aussi la gestion du nettoyage de ces espaces. En effet, grâce à GoBright, les collaborateurs ont la garantie d’évoluer dans un environnement de travail sûr et hygiénique.  

Enfin, un système d’enregistrement digital et moderne permet d’une part au visiteur de notifier en tout temps sa présence et d’autre part à la réceptionniste de se concentrer sur certaines tâches. «Après l’enregistrement, le contact du visiteur au sein de l’entreprise est alerté par SMS et mail de l’arrivée de son invité. À l’inverse du registre papier, cet enregistrement digital est conforme avec la législation RGPD.»

Après l’enregistrement, le contact du visiteur au sein de l’entreprise est alerté par SMS et mail de l’arrivée de son invité. À l’inverse du registre papier, cet enregistrement digital est conforme avec la législation RGPD.
Lionel Da Silva

Lionel Da Silva,  Associé-Gérant,  Visual Moving Publicity (VMP)

Une solution sur mesure

Quel que soit le besoin exprimé, VMP entend proposer une offre sur mesure, répondant parfaitement aux attentes spécifiques des organisations, tous secteurs confondus. En effet, ces solutions sont entièrement personnalisables, ajustables, et peuvent aussi convenir aux annonceurs pour la gestion des salles de réunion et d’accueil. Dans ce contexte, la société accompagne le client, de la prise en compte des besoins jusqu’au service après-vente, en passant par l’installation.