ENTREPRISES & STRATÉGIES — Technologies

Nouvelles technologies: points de vigilance

«La révolution des logiciels en comptabilité»


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François Lacas, directeur des opérations adjoint chez Yooz. (Photo: Maison Moderne)

François Lacas, directeur des opérations adjoint chez Yooz. (Photo: Maison Moderne)

C’est le propre des révolutions silencieuses : on a l’impression que rien n’évolue, ou si peu, alors que tout change et l’on ne s’en aperçoit qu’après coup. Les logiciels de comptabilité en sont des exemples emblématiques.

Logiciels comptables: Cloud First !

L’automatisation de la comptabilité est passée historiquement par plusieurs phases: la première, à l’origine, a vu naître l’informatisation, via de simples outils de calcul. Les logiciels sont alors avant tout considérés comme des boîtes noires basiques pour ranger les données dans les bonnes nomenclatures comptables et les consolider afin de produire des états comptables avec un minimum d’interventions manuelles.

Les logiciels sont avant tout considérés comme des boîtes noires basiques pour ranger les données dans les bonnes nomenclatures comptables et les consolider afin de produire des états comptables avec un minimum d’interventions manuelles.
François Lacas

François Lacas,  Directeur des opérations adjoint,  Yooz

La deuxième phase a été celle de l’enrichissement fonctionnel, avec, entre autres, une extension progressive des périmètres couverts (comptabilité fournisseurs, clients, rapprochements bancaires, approche analytique…) et des outils de pilotage (tableau de bord, reporting, pilotage extra-financier…).

La troisième phase a été celle de l’intégration, avec l’émergence des ERP, qu’ils soient généralistes ou verticaux (par métier), avec une diffusion vers les PME, ainsi qu’avec une approche plus horizontale du traitement des documents (dématérialisation des factures) dans le cadre d’une automatisation des workflows.

La quatrième, celle que nous vivons aujourd’hui, est marquée par un changement majeur: le cloud, alors que le mode On Premise a été, pendant des années, majoritairement privilégié par les entreprises pour leurs applications comptables. La plupart des organisations se focalisent désormais, pour leurs investissements en solutions (y compris comptables), sur une approche Cloud First

Le cloud révolutionne l’approche dans ce domaine parce qu’il provoque des ruptures vertueuses. D’abord, les entreprises ont enfin la possibilité de s’affranchir des contraintes techniques d’administration, de mises à jour, de sécurité, etc. Ensuite, le cloud introduit un changement de modèle de coûts, beaucoup plus avantageux et prédictible pour les entreprises et leurs DAF. Enfin, le cloud transforme les usages, par exemple pour l’utilisation en mobilité ou sur tous supports, l’accessibilité permanente, les analyses en temps réel... Le cloud agit ainsi comme un véritable levier de création de valeur, surtout pour les ETI, petites et moyennes entreprises engagées dans leur transformation digitale.

Logiciels OCR: extension du domaine de la dématérialisation

L’OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères, remplace la saisie manuelle, source d’erreurs et de ralentissement des processus. L’OCR intervient avant la phase d’extraction de données, elle aussi indispensable, pour garantir l’interopérabilité des actions sur le document. Elle peut être combinée à des fonctions de Machine Learning ou d’intelligence artificielle, de sorte que les processus deviennent de plus en plus performants dans la reconnaissance des caractères. L’idéal est évidemment de disposer d’une solution de dématérialisation et de comptabilité qui intègre, de manière native, un système d’OCR puissant et performant, capable d’extraire automatiquement les différents montants à prendre en compte dans la comptabilité (prix HT et TTC, quantités, TVA…) et de remplir automatiquement les champs comptables concernés ou de reconnaître si une facture est un doublon. L’utilisateur peut vérifier avant l’intégration des documents et valider en un clic.

L’OCR intervient avant la phase d’extraction de données, elle aussi indispensable, pour garantir l’interopérabilité des actions sur le document.
François Lacas

François Lacas,  Directeur des opérations adjoint,  Yooz

Choisir le meilleur logiciel de comptabilité: les dix critères incontournables

Le choix d’une solution de comptabilité ne doit jamais s’improviser. D’abord, parce que la diversité des offres est telle qu’il faut prendre le temps nécessaire pour les comparer, en fonction des besoins et des exigences des utilisateurs. Ensuite, parce qu’une solution comptable se révèle toujours très structurante pour une organisation, qui va l’implémenter dans une perspective de long terme. Enfin, parce que c’est stratégique pour une entreprise: la qualité de ses processus comptables et de leur degré de digitalisation contribue à l’image de marque interne (pour les collaborateurs) et externe (partenaires, fournisseurs, clients, administration fiscale…).

Comment choisir? Dix critères sont incontournables et font partie du socle minimum à considérer:

- L’accès en mode cloud parce que c’est la tendance de l’Histoire.

- La performance de la dématérialisation/automatisation et des workflows de saisie et de validation.

- La taille de la base installée de clients.

- La diversité des fonctionnalités (intégration avec des logiciels tiers de type ERP ou CRM, capture omnicanale, traçabilité de bout en bout, archivage sécurisé, tableau de bord, détection automatique des anomalies, alertes e-mail…).

- La réputation de l’éditeur, mesurée par exemple auprès de ses clients existants.

- La facilité des accès en situation de mobilité.

- La qualité du support.

- L’évolutivité par rapport aux changements réglementaires.

- La robustesse des mécanismes de sécurité (accès, hébergement…).

- Le design, pour l’expérience utilisateur et l’appropriation.

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