Au début de cette année, la Commission de surveillance du secteur financier (CSSF) a publié la circulaire , qui fournit des orientations aux entreprises du secteur financier sur la manière de rédiger leur politique de télétravail post-pandémie. Les règles entreront en vigueur dès que les restrictions sanitaires liées à la pandémie seront levées, ce qui signifie qu’aucune date exacte n’a encore été fixée, a expliqué Audrey Bertolotti lors d’un entretien avec Delano.

Qu’est-ce qui est couvert par les nouvelles directives de la CSSF et qu’est-ce qui ne l’est pas?

– «En fait, viennent s’ajouter à ce qui existait déjà en matière de télétravail. Et ce qui existait déjà est également assez nouveau. Il y a beaucoup de nouvelles exigences à digérer pour les entreprises, car elles doivent être lues en conjonction avec la nouvelle convention sur le télétravail qui a été publiée en octobre de l’année dernière, et aussi avec la convention collective applicable au secteur bancaire.

Dans la circulaire de la CSSF, vous avez tout ce qui a trait à l’organisation du télétravail dans une institution financière, afin de garantir que même si les personnes ne sont pas dans les locaux, il y aura toujours une continuité des activités. Et ce qui était important pour la CSSF, c’est que même si les gens font du télétravail, ils doivent être capables de revenir rapidement dans les locaux en cas d’urgence et que cela doit être traité par une présence physique dans les locaux.

Ainsi, ce que nous avons souligné dans la circulaire de la CSSF et que nous n’avons pas dans les accords plus globaux sur le télétravail, c’est d’assurer la continuité des activités en déterminant, dans la politique de l’entreprise, qui peut télétravailler, quelles catégories ou fonctions peuvent effectivement télétravailler et lesquelles ne le peuvent pas, parce que le rôle n’est pas adapté. Pour ceux qui peuvent télétravailler, combien peuvent télétravailler en même temps, quels départements peuvent appliquer le télétravail? Dans les fonctions-clés, combien de personnes peuvent télétravailler en même temps, pendant quelles heures? Le document entre donc dans les détails. Et les entreprises doivent être beaucoup plus organisées et précises dans leur politique qu’elles ne l’étaient auparavant.

Un autre élément qui ajoute de la difficulté est que cette circulaire s’applique également aux succursales étrangères des entités supervisées au Luxembourg. Ce que j’ai vu avec des clients au Luxembourg, qui ont une présence au Luxembourg, mais qui ont des succursales, peut-être en Italie, en Allemagne, en France, c’est qu’ils doivent s’assurer que les exigences de la CSSF sont également appliquées par les succursales, mais en s’assurant qu’elles n’enfreignent aucune règle dans ces pays. Ainsi, pour certains de mes clients, nous avons dû nous mettre en contact avec de nombreux autres conseillers dans d’autres pays pour nous assurer que ce que nous avions préparé en tant qu’avocats luxembourgeois était réalisable dans d’autres environnements juridiques.

Par exemple?

«Chez un client, nous travaillions sur une politique, et dans d’autres pays, on nous a dit: ‘Bon, d’accord, vous pouvez avoir cette politique, mais tout ce qu’elle contient, vous devrez le mettre en œuvre dans un addendum [dans les accords de travail] des employés, car cette politique ne sera pas suffisante pour être applicable aux employés.’ C’était donc plus contraignant.

La première question à se poser est la suivante: «Que font les autres?»

Audrey Bertolotti, avocat et responsable de l’emploi, Linklaters

Si je comprends bien, la CSSF ne dit pas aux institutions financières qui peut ou ne peut pas télétravailler. Elle ne dit pas, par exemple, qu’un chef d’orchestre ne peut pas télétravailler. Elle dit que l’institution financière doit avoir une politique qui définit si le chef d’orchestre peut télétravailler ou non. Est-ce exact?

«Oui, c’est exact. Elle laisse à l’entreprise le soin de déterminer quels rôles sont adaptés au télétravail, quels rôles ne le sont pas, et pour ceux qui sont adaptés, comment l’organiser. Et la question que l’on me pose – en raison de la structure du Luxembourg, il n’y a pas beaucoup de personnes qui travaillent dans des entités luxembourgeoises dans de nombreux fonds, par exemple – alors [est]: ‘Si nous n’avons que deux personnes, comment allons-nous mettre cela en place?’ Et c’est compliqué de donner une réponse claire. Parce que, oui, si vous n’avez qu’un seul chef d’orchestre, et que l’un d’eux doit toujours être présent, alors il ne peut pas télétravailler. Ou du moins, il faut que ce soit faisable. S’il s’agit de quelqu’un qui vit à proximité et qui peut se présenter très rapidement, alors cela pourrait être faisable, mais il y a une certaine incertitude à ce sujet.

Il faut également veiller à la continuité des activités, même en cas de travail à distance. Il s’agit donc de s’assurer que votre système informatique sera toujours opérationnel, même si [votre connexion internet] tombe en panne, de revoir ces éléments chaque année et de mettre à jour votre politique en fonction des risques que vous avez pu rencontrer. Il s’agit donc d’un processus continu de contrôle du fonctionnement pratique.

Il y a aussi cette disposition dans la circulaire qui dit que vous devez avoir quelque chose dans votre politique qui indique comment vous allez contrôler la manière dont les employés effectuent leur travail à distance. Mais, vous savez, nous devons toujours trouver un équilibre entre la surveillance des employés sur le lieu de travail et le fait de ne pas aller trop loin, tout en tenant compte des réglementations sur la confidentialité des données et des exigences de la CNPD (Commission nationale pour la protection des données, ndlr). Et donc, c’est parfois difficile à mettre en place.

Quelles sont les questions que vos clients vous posent le plus souvent?

«En fait, les premières questions sont: Que font les autres? Ont-ils déjà mis en œuvre ces exigences? Beaucoup y pensent encore, mais n’ont pas encore mis en œuvre ces exigences. Mais ils en sont tous conscients et réfléchissent à la manière de le faire.

Les autres questions les plus fréquentes sont les suivantes: Comment déterminer les fonctions-clés? Et comment faire lorsqu’il n’y a que quelques personnes dans l’entreprise? Qu’attend la CSSF?

Et comme nous l’avons dit, il n’y a pas d’orientation claire.

Je suppose que cela dépend vraiment de l’entreprise, mais, à votre avis, qu’attend la CSSF en termes de rôles-clés sur le site?

«Cela dépend vraiment de chaque entreprise. D’après ce que nous avons entendu, elle s’attend à ce qu’il y ait au moins une ou deux fonctions-clés sur place, un ou deux agents de conduite, et au moins quelqu’un qui puisse intervenir en cas de panne informatique.

Quelles sont les autres questions courantes?

«Combien de jours par semaine ou combien de jours au total autorisons-nous nos collaborateurs à télétravailler? En général, du moins pour les travailleurs frontaliers, les clients avec lesquels j’ai discuté ont tous décidé d’appliquer les seuils prévus par la convention de double imposition.

Des seuils différents pour les personnes qui vivent dans des pays différents?

«Exactement.

Et qu’en est-il des personnes qui vivent au Luxembourg?

«Si vous vivez au Luxembourg, ils optent pour une plus grande flexibilité. Comme ils sont tous en train de travailler sur leurs politiques, je n’ai pas encore vu les réponses définitives. Mais la tendance que nous observons est de deux à trois jours par semaine. Sur une base continue, donc par exemple ce ne sont pas toujours les mêmes agents de conduite qui travaillent certains jours.

Combien de temps les sociétés financières ont-elles pour publier leurs politiques?

«En fait, elles étaient censées le faire pour le 30 septembre. C’était la date fixée dans la circulaire, mais il [était] précisé que cette circulaire ne s’appliquait qu’en période non Covid et ils ont donc publié, fin août, un indiquant que la publication avait été reportée, car nous étions toujours en situation de pandémie. Et donc il n’y a pas de date fixe. Ce sera lorsque la pandémie sera terminée que la politique devra être mise en place.

Conseilleriez-vous à vos clients de commencer à travailler sur ce point dès maintenant et de ne pas attendre?

«Oui, exactement. Parce qu’il faut un peu de temps pour rédiger, s’il n’y avait rien avant, ou pour modifier, et peut-être avoir quelques discussions avec les délégations du personnel pour les plus importantes.

Encore une fois, cela ne s’applique pas dans l’immédiat. Les entreprises peuvent-elles toujours avoir leur politique de télétravail existante?

«Oui, exactement… Elles peuvent toujours appliquer la politique de travail à domicile qu’elles ont mise en place.»

Cet article a été écrit pour  et sa newsletter Delano Finance. Il a été traduit et édité pour Paperjam. pour vous abonner aux newsletters de Delano.