Outre le gain de temps dégagé par la réorganisation des dossiers clients, les collaborateurs gagnent également en qualité dans leur environnement de travail.  (Photo: Shutterstock)

Outre le gain de temps dégagé par la réorganisation des dossiers clients, les collaborateurs gagnent également en qualité dans leur environnement de travail.  (Photo: Shutterstock)

Tous les mois, dans Paperjam, une entreprise du Grand-Duché se met au défi de résoudre un challenge et nous livre les solutions à adopter afin d’y parvenir. Aujourd’hui, KBC Autolease nous explique comment la numérisation a permis de réduire la consommation de papiers au sein de la société.

Entreprise: KBC Autolease

Personnel: 21 personnes

Secteur: Leasing automobile

Année: 1988

Challenge: réduire la quantité de papier

Fin 2015, anticipant son futur déménagement de Bourmicht à Capellen, KBC Autolease a décidé d’analyser sa façon de travailler pour diminuer la quantité de papier utilisée en interne. 4.000 contrats de location et de nombreux autres documents encombraient des armoires sur près de 20 m2. Les collaborateurs perdaient du temps à fouiller dans les dossiers à la recherche d’un document et la place manquait dans les bureaux de l’entreprise de leasing automobile.

Méthode: réorganiser la façon de travailler

Avant de changer toute l’organisation de l’entreprise, une phase d’analyse a été lancée. L’équipe a déterminé quels étaient les documents essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Un tri drastique a donc été effectué par les employés qui maîtrisaient les dossiers. Désormais, seuls les certificats de conformité et d’immatriculation sont conservés au format papier. Ils tiennent dans deux armoires anti­feu qui ne prennent que très peu de place.

Solution: numériser

Certains éléments des dossiers devaient toutefois être conservés pour préserver l’historique des clients. Grâce au tri réalisé en amont, la quantité de papier à numériser pour les sauvegarder était relativement limitée. Deux étudiants ont été embauchés pour cette tâche. En moins d’une semaine, tout était enregistré sur les serveurs et les bureaux se trouvaient débarrassés de l’encombrement. Les collaborateurs peuvent maintenant accéder à l’ensemble du dossier de leur client en un clic.

ROI: travail plus efficace et bureaux aérés

Outre le gain de temps dégagé par la réorganisation des dossiers clients, les collaborateurs gagnent également en qualité dans leur environnement de travail. La salle de réunion est aujourd’hui plus spacieuse, de même que la cuisine, et un espace détente a pu être aménagé. Le tout en lieu et place des armoires encombrantes et peu esthétiques qui renfermaient des centaines de kilos de papiers inutiles. KBC ne se fait plus livrer qu’une palette de papier par an, au lieu d’une chaque mois. Un véritable gain à tous les niveaux!

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