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Comment réinventer l’événementiel en pleine crise sanitaire?



Magali Larese, event manager du Paperjam Club ,  et Julien Delpy,   directeur  du Paperjam Club . (Crédit Photo : Maison moderne )

Magali Larese, event manager du Paperjam Club , et Julien Delpy,   directeur du Paperjam Club . (Crédit Photo : Maison moderne )

Un événement ne vit que par le nombre d’invités qui s’y rendent. Comment poursuivre alors une activité si étroitement liée au public lorsqu’une crise sanitaire impose un confinement général? Pour évoquer ce sujet, nous avons rencontré Magali Larese, event manager du Paperjam Club, et Julien Delpy, directeur du Paperjam Club.

Avant tout, comment va l’équipe du Paperjam Club ?

Julien Delpy: «Toute l’équipe est en bonne santé. Nous sommes en contact régulier les uns avec les autres puisque l’activité du Paperjam Club ne s’est pas arrêtée, même si nous avons bien sûr dû nous adapter à cette situation inédite.

Magali Larese: «Les membres de l’équipe sont comme nous, à la maison, en pleine forme et ultra-réactifs, ce qui est très agréable.

Comment avez-vous réagi aux annonces gouvernementales annonçant l’annulation de tous les événements prévus dans le pays?

J.D.: «En réalité, nous avons procédé à des adaptations, reports et annulations avant d’y être contraints. Le Comité de Direction de Maison Moderne était unanime. La prudence était de mise, et nous avions en quelque sorte anticipé l’interdiction. Cela nous a permis de réagir vite, et bien. Réorganiser trois mois d’événements, c’est contacter 100 personnes au moins, c’est annuler la réservation d’une vingtaine de lieux… ce n’est donc pas une sinécure, mais nous y sommes parvenus.

Pendant ce temps, une autre équipe réfléchissait déjà à déployer de nouveaux moyens afin de faire vivre le Paperjam Club durant cette période. Cette organisation nous permet d’anticiper les événements à venir, de les préparer au mieux, pour repartir de plus belle au sortir de la crise.

Le Club en quelques chiffres Maison moderne 

Le Club en quelques chiffres Maison moderne 

Comment avez-vous adapté la production en ce sens?

M.L.: «Je tiens d’abord à préciser que le télétravail n’était pas du tout un obstacle pour mener à bien notre mission. Nos trois coordinatrices ont d’abord contacté tous les prestataires et membres dont elles ont la charge pour les prévenir des annulations, mais également tenter de décaler les dates selon les disponibilités de chacun. J’ai, de mon côté, dû procéder à des mises à jour constantes et des remaniements de budgets à plusieurs reprises, en fonction des différents scénarios de reprise qui se dessinaient.

Aujourd’hui, le département Production s’adapte à la digitalisation que nous avons mise en place et dont va vous parler plus en détail Julien. Celle-ci change un peu la donne dans la mesure où, évidemment, nous nous passons des prestations comme le catering pour nous focaliser sur la production et l’utilisation de supports digitaux comme les photos ou la vidéo.

Nous nous formons également sur certains logiciels permettant l’organisation d’événements digitaux, en ligne donc.»

Après l’adaptation, la réaction. Que faire, ne pas faire? Par où commencer?

J.D.: «Il faut prendre le temps de réfléchir, ne pas se jeter à corps perdu dans une solution. Nous pensions déjà que le digital était idéal pour poursuivre notre activité, mais nous avons contacté des personnes expérimentées, comme Emmanuel Vivier du HUB Institute par exemple, qui nous ont conseillés sur les écueils à éviter dans ce domaine. C’est ainsi qu’est né le Paperjam eClub. Nous avons ensuite procédé étape par étape, en prenant notre temps. Le meilleur exemple, c’est ce premier webinar pour lequel nous avons quasiment pris autant de temps pour l’organiser qu’un événement ‘classique’.

En quelques mots Maison Moderne

En quelques mots Maison Moderne

En quoi le digital est-il la meilleure réponse au contexte actuel?

J.D.: «Le digital nous a permis de multiplier les événements d’une part, mais a aussi permis à nos membres d’y participer plus facilement, depuis chez eux. Par exemple, nous aurons 15 webinars au mois d’avril, là où 9 événements ‘seulement’ étaient programmés. Le premier webinar diffusé le 31 mars a été un vrai succès, avec un taux de participation équivalent à un événement classique, et un taux d’engagement du public au-delà de nos espérances. Paradoxalement, l’interaction entre l’orateur et le public est, elle aussi, bien meilleure en digital. Les gens posent des questions plus facilement, sans autocensure, et qui sont de bonnes questions. En proposant ces webinars, mais aussi une newsletter hebdomadaire avec une marketplace faite par et pour les membres ainsi qu’un minisite pour agréger des contenus, nous créons une continuité dans l’offre pour nos membres.»