L’entreprise l’a annoncé: en pleine crise du coronavirus, les employés devront travailler de la maison. Mais entre les enfants qui viennent interrompre, le bruit de la télé que regarde un colocataire dans la pièce d’à côté, la tentation de faire des pauses… Pas facile de rester productif.

Paperjam a interrogé , coach en management, pour savoir comment organiser au mieux sa journée de télétravail.

1) S’isoler

Plutôt simple lorsque nous avons une pièce dédiée. Mais si elle est partagée, il faut trouver un autre moyen de s’isoler. «Par exemple, mettre un casque antibruit, ou avec de la musique», préconise Danièle Picard. En plus du bruit, il est important de «se couper visuellement des autres. Faire en sorte de leur tourner le dos, ne pas avoir la vue sur un écran allumé.»

2) S’aménager un poste de travail

Au travail, nous avons notre bureau avec notre chaise, notre carnet de notes,… «Il faut reproduire cela chez soi.» De même pour notre espace virtuel, lorsque notre employeur ne nous fournit pas le matériel informatique: «Se créer des répertoires, penser à les dupliquer.»

3) Fixer des règles internes

En famille ou en colocation, il est possible de se retrouver avec des personnes qui ne sont pas obligées de travailler. Il convient alors de leur «dire que de telle heure à telle heure, c’est mon temps de travail». Si possible, leur demander d’éviter le bruit et les allées et venues à ce moment. D’un autre côté, définir d’autres moments durant lesquels on peut être consulté, notamment pour les enfants. Mais surtout, «éviter les moments d’interruption, qui altèrent la concentration».

4) Structurer sa journée

«Il est facile, lorsqu’on est chez soi, de céder au syndrome de la dispersion», avertit la coach. Bien définir moments professionnels et privés devient alors essentiel. «Comme les tentations sont plus présentes quand on est en télétravail, vraiment se dire que, de telle heure à telle heure, je travaille, et toutes les heures, je m’octroie une pause de 15 minutes, par exemple, ou moins.»

5) Visualiser sa progression

Pour les membres d’une équipe qui ont l’habitude d’être supervisés par leur manager, le télétravail change la donne. Il n’est plus là en permanence pour s’assurer de l’avancement ou donner des conseils. Il s’agit donc de «se créer sa propre supervision», avance Danièle Picard. Cela peut passer par un tableau à plusieurs colonnes: les tâches à faire, en cours, terminées. Elle préconise des outils comme Trello ou Monday. «Le fait de visualiser la progression permet d’être plus concentré sur soi-même, sur sa productivité.»

6) Optimiser les tâches

«Nous avons tous des tâches pour lesquelles nous avons besoin de plus de concentration. Des gens qui sont en open space choisissent d’ailleurs de les faire de chez eux.» Comme analyser un tableau de bord, des données chiffrées, etc. Hé bien, c’est le moment de les faire! «Surtout que, lorsqu’on va reprendre, on aura sûrement plus de réunions que d’habitude», estime-t-elle.

7) Garder le lien avec son équipe

Lorsqu’on est isolé, il peut être tentant d’envoyer un courrier électronique dès qu’on a une question. «Le nombre de mails devient de plus en plus important, ce qui va créer des interruptions pour soi et pour les autres», analyse Danièle Picard. Mieux vaut alors noter ses remarques sur une feuille et en parler au téléphone lors de points quotidiens. «Pour les managers, conserver les réunions en visioconférence. Je dirais même qu’elles doivent être plus soutenues, car on n’a pas les petits échanges entre-temps. Si on en fait une par semaine en temps normal, passer à deux.» 

8) Transformer les temps de trajet en temps de développement

Plutôt que de dormir une heure de plus sur les temps de trajet économisés, «se former, lire, rédiger des choses, réfléchir à comment je peux m’organiser, apprendre de nouveaux outils… C’est le moment.»