La culture de collaboration: vecteur de dynamisme organisationnel

L’implémentation d’une culture de collaboration est la préoccupation dominante des entreprises soucieuses de rester compétitives. Le rapport de 2017 de Deloitte Human Capital Trends soulève que 94% des entreprises pensent que globalement l’agilité et la collaboration représentent des facteurs de succès critiques. 32% des entreprises interrogées avancent également qu’elles sont en train de changer leurs structures organisationnelles pour être plus orientées «».

Les avantages d’une culture de collaboration sont multiples:

• Induction du partage de connaissances entre les employés pour le progrès de l’entreprise.

• Initiation d’une dynamique d’innovation collaborative.

• Création d’un cadre de travail serein et d’un climat de confiance.

La culture de collaboration met en avant les talents et la contribution des savoir-faire de chaque employé impliqué au sein d’un projet. La pluralité des perspectives permet de trouver des solutions plus créatives.

Des structures pour soutenir la collaboration

Les entreprises sont responsables de mettre en place des structures permettant aux employés de se retrouver et d’échanger. Leurs dirigeants devront adapter leur façon d’évaluer le succès des employés et des projets. Le changement de culture prend du temps en fonction de la culture initiale en vigueur. Il s’agit de dépasser les freins générés par une culture de compétition afin de fédérer les employés. Toutefois, les entreprises disposent de leviers pour promouvoir la collaboration:

• Les espaces collaboratifs.

• Les réunions de format différent: l’open meeting.

• Les communautés de pratiques.

Les espaces collaboratifs 

Ces espaces sont aménagés pour faciliter les échanges et l’émergence d’idées. Les employés sortent de leur poste de travail, se retrouvent en groupe et rentrent dans une dynamique de co-création.

Ces espaces sont modulables selon le format de réunions souhaité; par exemple: la configuration de l’espace pour un workshop diffère de celle pour un meeting informel.

Ces espaces promeuvent le travail visuel, en mettant à disposition des outils (écrans d’affichages, post-it…) et accompagnent les employés dans la co-création, au travers de fiches outils expliquant des techniques d’animation et de réflexion innovantes. L’objectif est d’optimiser les rencontres des employés.

Des nouveaux formats de réunion – les open meetings

Les open meetings sont des réunions de groupes visant à déclencher une dynamique d’échanges et de réflexions sur des thématiques. Ceux-ci sont organisés en plusieurs rounds simultanés, chaque participant peut y choisir les thématiques qui l’interpellent, les animer et/ou participer aux différentes discussions.

Les open meeting se concentrent sur l’auto-organisation, la créativité et la liberté d’expression dans un climat favorisant l’initiative et l’apprentissage. (voir schéma de fonctionnement ci-dessous)

Les communautés de pratiques

Les communautés de pratiques sont des groupes pouvant être impulsés par les entreprises afin de faciliter le partage de pratiques et la génération de connaissances sur des thématiques précises.

Dans les changements de culture organisationnelle, elles peuvent être des facilitateurs de l’acceptation du changement à effectuer en accompagnant la transition. Il faut alors inviter des employés comprenant la nécessité de changer et qui veulent soutenir l’organisation dans ce processus de changement. La mise en place de communauté de pratiques demande du temps afin d’avoir une structure de fonctionnement cohérente et génératrice d’échanges constructifs. L’entreprise s’assurera de choisir un sponsor issu du management qui légitimera la communauté et mettra en place un animateur en charge de la coordonner et de s’assurer qu’elle remplit les attentes de l’entreprise.

La transition vers une culture de collaboration exige des entreprises de soutenir celle-ci avec la mise en place de dispositifs, tels que les espaces collaboratifs, afin de guider l’initiative. Mais également d’accompagner les employés dans la compréhension du changement qui s’opère.