POLITIQUE & INSTITUTIONS — Institutions

Gouvernance

Comment assurer son assemblée générale en confinement



Entreprises et asbl doivent trouver des solutions aux assemblées générales rassemblant leurs actionnaires ou membres une fois par an. (Photo: Shutterstock)

Entreprises et asbl doivent trouver des solutions aux assemblées générales rassemblant leurs actionnaires ou membres une fois par an. (Photo: Shutterstock)

Un règlement grand-ducal autorise entreprises et asbl à tenir leur assemblée générale sans présence physique ou à la reporter jusqu’au 30 juin. Des mesures exceptionnelles qui imposent aussi de bien s’y préparer.

C’est une tradition dans le monde des entreprises. Avec le printemps démarre la saison des assemblées générales qui s’étend, en général, sur les mois d’avril et mai. Il s’agit d’un rendez-vous annuel avec les actionnaires, qui viennent prendre connaissance des résultats, nommer de nouveaux administrateurs et voter la confiance à l’équipe dirigeante.

Pour les sociétés cotées en bourse, cette réunion réunit parfois plusieurs centaines de personnes. Ce qui, mesures de confinement obligent, ne sera pas envisageable cette année. Tout reporter alors? «Un règlement grand-ducal du 20 mars 2020 apporte la solution», explique Carine Feipel , avocate et présidente de l’Institut luxembourgeois des administrateurs. «Il permet en effet la tenue d’assemblées sans présence physique et le vote à distance par différents moyens: courrier, procuration ou vote électronique si la technologie en place le permet.»

C’est la solution choisie par le groupe satellitaire SES, qui a tenu son assemblée à distance jeudi 2 avril.

Ce règlement, pris par le ministère de la Justice, permet aussi le report des assemblées jusqu’au 30 juin pour les entreprises dont l’exercice s’est clôturé le 31 décembre ou six mois après la fin de l’année sociale pour celles qui auraient un exercice décalé.

Des choix limités

C’est donc une manière de déroger aux statuts des entreprises qui, souvent, prévoient des dates précises pour la tenue de l’assemblée. «À la Bourse de Luxembourg, il est écrit dans nos statuts que l’assemblée générale doit se tenir le troisième mercredi d’avril», explique son CEO Robert Scharfe . «Profitant du nouveau règlement, nous l’avons décalée, un mois plus tard, au 14 mai. Un laps de temps qui nous permet de nous organiser pour la tenir sans présence physique.»

Sur son site internet, le groupe sidérurgique ArcelorMittal annonce, actuellement, que son assemblée générale, prévue dans ses locaux à Luxembourg le 5 mai et qui rassemble en général une centaine de personnes – les grands actionnaires et surtout des petits actionnaires luxembourgeois –, est reportée. Une date sera communiquée ultérieurement.

RTL Group a, dès le 19 mars, soit avant la communication du règlement grand-ducal, annoncé un report au 30 juin plutôt qu’au mois d’avril habituellement. «Notre souhait est de pouvoir faire en sorte que nos actionnaires puissent assister physiquement à l’assemblée», explique Oliver Fahlbusch, vice-président Communications & Marketing chez RTL Group. «En règle générale, nous y accueillons entre 30 et 40 personnes. Mais il est bien clair que nous contrôlerons l’évolution de la situation au fur et à mesure. Nous ne prendrons aucun risque par rapport à la santé de notre personnel, de nos prestataires et des actionnaires.»

De son côté, le producteur d’aciers inoxydables et d’aciers spéciaux, Aperam, majoritairement détenu par la famille Mittal, a décidé de maintenir l’assemblée le 5 mai prochain à son siège de Luxembourg, mais sans présence physique. Des mesures seront prises pour assurer le vote par procuration et de manière électronique.

Tenir une assemblée à distance demande une certaine préparation, il faut donc s’y prendre à temps.
Carine Feipel

Carine Feipel,  présidente,  Institut luxembourgeois des administrateurs

«La tenue d’assemblées générales à distance n’était pas interdite avant cette crise, mais souvent les statuts de l’entreprise ne l’y autorisaient pas spécifiquement», explique Carine Feipel . «L’intérêt du règlement du 20 mars est donc de leur permettre de déroger à ces statuts.»

Une dérogation qui concerne les entreprises, mais aussi les nombreuses asbl qui doivent également tenir une AG annuelle. «Tenir une assemblée à distance demande une certaine préparation, il faut donc s’y prendre à temps», poursuit la présidente de l’ILA.

Comment assurer le vote?

La principale difficulté à régler concerne les différents votes demandés aux actionnaires. «L’ordre du jour étant établi à l’avance, on peut leur laisser le choix de voter par correspondance, de se faire représenter par quelqu’un sur place ou d’exprimer leur vote par vidéoconférence si la technologie le permet, mais il faut que les personnes soient correctement authentifiées», explique Madame Feipel.

 À la Bourse de Luxembourg, Robert Scharfe explique que les actionnaires recevront par la poste les bulletins de vote utilisés traditionnellement lors de l’assemblée. Ils disposent d’un mois pour les renvoyer et la procédure a été doublée d’une convocation et procédure de vote par e-mail. «Nous avons aussi fourni plus de documents qu’habituellement. Ils recevront déjà par courrier le rapport annuel qui est traditionnellement distribué lors de l’assemblée», explique-t-il. «Tout cela leur donnera le temps de se renseigner et de nous envoyer des questions à l’avance par écrit. Ce sera la procédure pour cette année.»