Madame Chalon, quelles ont été les lignes directrices en matière d’organisation du travail pour la conception du workspace?

«Nous voulions non seulement aller vers plus de flexibilité dans nos manières de travailler, mais aussi se diriger vers un modèle ‘activity-based working’, soit des espaces de travail par activité. Cela s’est traduit par la conception de lieux adaptés aux différents besoins, et accessibles à chacun. Désormais, nous n’avons plus de bureaux dédiés, même pour les managers.

Une réflexion a aussi été menée au niveau du mobilier, pour que celui-ci soit adapté à chaque espace et à l’activité qui s’y pratique. L’idée était à la fois d’être efficace pour optimiser la surface, tout en étant pratique. En parallèle, nous avons mené une politique pour diminuer l’utilisation du papier, qui nous a permis de réduire drastiquement le nombre d’armoires.

Comment s’est déroulé le chantier, et quelle a été la collaboration entre les différentes équipes pour arriver à ce résultat?

«Le début du projet remonte à octobre 2010. L’objectif était de rassembler nos quatre bâtiments centraux, ainsi que deux agences. Nous voulions initialement nous installer au Kirchberg, mais nous n’avons pas trouvé de terrain. Le bail de l’emplacement actuel a finalement été signé en décembre 2012, et la première pierre posée en avril 2015.

En parallèle au chantier, nous avons engagé toute une réflexion interne de ‘change management’. Nous ne sommes pas les premiers dans le groupe à repenser nos locaux. La Hollande et la Belgique sont déjà passées par ce processus. Nous avons donc pu profiter de leur expérience.

Faire bouger les gens, pas les cloisons.

Monique Chalon, manager Facility management ING

Localement, nous avons suivi pendant une semaine les activités de chaque employé pour connaître le besoin d’espace. Après analyse de cet amas de données, nous avons créé un appartement standard que nous avons ensuite dupliqué dans le bâtiment.

L’idée était de faire bouger les gens, et non pas les cloisons, quand le besoin s’en fait ressentir. À côté de cela, nous avons donné une personnalité différente à chaque étage en jouant avec le mobilier.

La mobilité faisait-elle partie de vos critères dans le choix de l’emplacement de ce nouveau siège?

«Dans nos critères de départ, nous souhaitions non seulement rassembler nos différents locaux et améliorer notre visibilité, mais aussi travailler sur la mobilité de nos employés. Comme je le disais, nous avons initialement voulu nous installer au Kirchberg. Là-bas, la visibilité aurait été bonne, mais la mobilité plus compliquée. Or, d’après une enquête interne, nos employés souhaitaient des solutions plus pratiques à ce niveau-là.

Je pense que nous avons trouvé le meilleur spot de Luxembourg en nous installant finalement en face de la gare. Il existe de multiples possibilités de transport en commun – train, bus, et bientôt le tram –, mais aussi plusieurs parkings publics à proximité, et un généreux parking intérieur.»