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Le numérique au service des RH de la Coque



Le numérique au service des RH de la Coque. (Photo: Microtis)

Le numérique au service des RH de la Coque. (Photo: Microtis)

Pour fonctionner, la Coque s’appuie sur 90 collaborateurs. Afin d’améliorer le suivi des équipes, la structure a fait le choix de digitaliser la fonction RH.

Plus grand complexe sportif du pays, la Coque est ouverte tous les jours de la semaine, la quasi-totalité de l’année. Au-delà des sports que l’on peut y pratiquer, l’infrastructure accueille de nombreux événements, des espaces dédiés aux entreprises, un restaurant, ou encore un hôtel. «90 personnes, la plupart étant actives sur le terrain, se relaient en permanence de 7h à 22h pour faire fonctionner ce bel ensemble», explique Nadine Bourg, attachée de direction, en charge notamment de la gestion des ressources humaines.

Faciliter la gestion RH

Assurer le suivi des équipes, en tenant compte de la diversité des métiers qui se côtoient dans ces espaces, peut s’avérer rapidement complexe. Afin d’améliorer la gestion des RH, la Coque a décidé de tirer profit des possibilités offertes par le numérique. «Fin 2018, les données concernant chaque collaborateur et le suivi des absences s’effectuaient à partir de tableurs Excel. Les demandes de congé étaient introduites avec des formulaires papier. Retrouver un contrat, un document, un certificat pouvait prendre beaucoup de temps», poursuit Nadine Bourg.

L’enjeu de la digitalisation des RH était notamment de faciliter l’accès à l’information pour chacun et de numériser de nombreux processus. Dans cette optique, la Coque a choisi de s’appuyer sur l’expertise de Microtis et sur sa solution SIRH Gesper pour opérer la transformation digitale de la gestion du personnel. «Désormais, l’information concernant chaque collaborateur est centralisée, de manière conforme aux réglementations relatives à la protection des données personnelles. Les documents sont numérisés et archivés en un seul endroit et facilement accessibles», poursuit l’attachée de direction.

Gains de productivité

Chaque collaborateur, grâce à un portail RH , peut directement accéder à ses données, comme son solde de congé, par exemple. «Cela facilite grandement l’administration des équipes. La solution, en outre, permet de gérer plus efficacement les événements, comme les visites médicales, ou encore les formations obligatoires associées à certaines activités», ajoute Nadine Bourg. «La solution est pré-paramétrée avec les aspects légaux luxembourgeois. C’est un réel avantage par rapport à d’autres solutions, facilitant grandement son déploiement.»

En faisant évoluer l’administration RH au départ des outils numériques, la Coque accède à de réels gains de productivité. «Nous avons pu automatiser de nombreuses tâches répétitives, chronophages. Il n’est plus nécessaire de ré-encoder des données. On limite de cette manière les risques d’erreur. On réduit aussi la consommation de papier. Plus besoin de classer des documents imprimés. Tout est numérisé et peut être plus facilement retrouvé», explique Nadine Bourg. Le temps gagné peut être mis à profit de bien meilleure manière. «On a plus de temps à consacrer au recrutement et à la formation, pour toujours mieux accompagner nos utilisateurs», conclut l’attachée de direction.

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