Pendant six mois, le paysage politique européen va, d'une certaine façon, se teinter d'un fort accent luxembourgeois. Bien sûr, les grandes décisions et les moments clé, ceux qui rencontreront le relais médiatique le plus puissant, auront comme cadre, pour la grande majorité,... Bruxelles. Mais c'est bel et bien au Grand-Duché que tout le travail préparatoire se tiendra. Europe, capitale Luxembourg: voilà qui n'a rien d'exagéré, tant toute l'organisation logistique et intellectuelle de cet événement s'apparente à la partie immergée d'un iceberg.

C'est la onzième fois - et la dernière sous la forme qui est la sienne actuellement - que la présidence européenne sera luxembourgeoise. De quoi, évidemment, donner un minimum d'expérience, même si une présidence à 25 n'a évidemment plus rien à voir avec les précédents exercices. "C'est toujours plus lourd et plus complexe, ne peut que constater le ministre délégué aux Affaires étrangères, Nicolas Schmit. Une telle présidence est forcément une charge lourde pour un pays dont l'appareil administratif n'est pas conçu pour assurer une telle multitude de réunions, et cette sorte de leadership qui sera le sien dans tous ces domaines". Pour cet événement, l'enveloppe budgétaire spéciale allouée est d'un montant de 90,031 millions d'euros.

Inutile de dire qu'avec les effectifs "normaux" de l'administration luxembourgeoise, mener à bien une telle mission aurait été impossible. C'est pourquoi il a fallu assurer le recrutement de plus de 200 personnes. 223 exactement, en date du 1er décembre. Un chiffre qui ne sera réajusté que de quelques unités d'ici au 1er janvier. Cela ne veut pas dire que les services publics luxembourgeois se sont renforcés de 223 unités supplémentaires: il ne s'agit, en effet, dans la très grande majorité, de contrats de "chargés de mission', dont la plupart prendront fin au 31 août prochain (les plus longs auront été d'une durée de deux ans). Quelques-uns d'entre eux, sans doute, seront alors convertis en contrats "fermes et définitifs", mais pour la plupart de ces "contractuels", la belle aventure prendra alors fin, avec, sur le curriculum vitae, une précieuse expérience à faire valoir.

La nature de ces recrutements supplémentaires est particulièrement variée, puisque leurs responsabilités le seront également: des jeunes, à peine sortis de leur cursus universitaire et des moins jeunes, nantis d'une solide expérience professionnelle. Depuis plus d'un an, le processus est en marche, afin de travailler, en profondeur, sur les dossiers qui seront traités durant les six mois de présidence. 75% de ces "recrues" sont affectées au ministère des Affaires étrangères. Les 25% restants se retrouveront dans les autres ministères, les ambassades, les bureaux de la représentation permanente à Bruxelles, mais aussi auprès des Nations-Unies. "Il faut bien voir que la présidence est une machine extrêmement vaste et lourde et qui comprend beaucoup de domaines, précise Nicolas Schmit. Une présidence se joue un peu partout, et pas uniquement dans les réunions préparatoires ou les sommets européens".

Plus de 22.000 participants attendus

La grande majorité de ces personnes spécialement recrutées aura un rôle de soutien. Elles ne seront évidemment pas amenées à présider des groupes de travail, mais elles vont plancher sur la préparation des dossiers et la prise de contacts. Certaines ne seront affectées, en outre, qu'aux seuls aspects logistiques, lesquels seront loin d'être anecdotiques. "Nous avons, par exemple, besoin de personnes pour simplement s'occuper des salles et de la coordination de ces réunions, explique le ministre Schmit. Nous sommes une Union à 20 langues et, que ce soit à Bruxelles ou à Luxembourg, les ressources en salle sont relativement limitées... Il y a un terrible travail de coordination, car certaines réunions ont besoin d'une pleine traduction et d'autres d'une nombre plus restreint. C'est de la logistique lourde! c'est un peu comme organiser une grande bataille, mais qui va durer six mois. Tout doit être prêt, avec la capacité de pouvoir changer à la dernière minute, car on n'est jamais à l'abri d'une éventuelle surprise. Cela nécessite aussi une grande capacité de dialogue avec la Commission européenne, mais aussi le secrétariat du Conseil'.

En marge de tous ces recrutement, il a également fallu mettre en place le planning de la présidence. Une immense feuille de papier, riche en lignes et en colonnes... et en couleurs. Car pendant les six mois à venir, pas moins de 228 réunions sont au programme, programmées au Kirchberg, mais aussi à d'autres endroits plus "nouveaux" comme le centre de rencontres de l'Abbaye de Neumünster, par exemple. Pour la tenue de chaque conseil, il a été nécessaire de définir, au préalable, quel serait l'ordre du jour et, partant de là, de planifier l'ensemble des réunions de préparation devant se tenir en amont de ce Conseil.

Cet échéancier là, lui aussi, est en gestation depuis bien longtemps, puisqu'au niveau du ministère des Affaires étrangères, les premières réunions préparatoires datent du début de l'année 2003. "On connaît les gros dossiers, on connaît les directives en cours de négociation: on doit donc construire un planning en fonction de l'ensemble de ces données", explique Nicolas Schmit. Un comité de pilotage, plusieurs sous-groupes de travail et un comité interministériel ont, ainsi, planché tout au long de ces derniers mois, autour de quatre grandes thématiques: protocole et organisation ; finances et budget ; communication et image de marque.

Le programme définitif de la présidence a été arrêté début décembre, mais il doit encore être validé par le Conseil européen des 16 et 17 décembre prochains. Il fera ensuite l'objet d'une communication publique, avant le 24 décembre, ce qui ne laisse évidemment que très peu de marge.

Pour assister et animer ces 228 réunions, pas moins de 22.163 participants sont attendus, ce qui a, également, nécessité une organisation d'accueil pour le moins pointue. La présidence luxembourgeoise a, ainsi, travaillé en étroite collaboration avec 24 sites hôteliers du pays. Quant aux aspects liés à la restauration, ils sont pris en charge, au cas par cas, par le ministère ou le service à qui est revenu l'organisation de la réunion.

Communication tous azimuts

Quant à l'aspect "communication', il sera pris en charge par le Service information et Presse du Gouvernement (SIP), lui aussi bien servi par le recrutement de cinq chargés de mission. La principale vitrine de toute la politique de communication qui sera menée autour de l'événement, ce sera évidemment le site Internet www.eu2005.lu. Un site construit en interne, fruit d'une collaboration inter-services entre le SIP, le ministère des Affaires étrangères, le Centre informatique de l'Etat et le Service eLuxembourg. Le graphisme du site a également été réalisé par le SIP.

Une équipe de rédaction Internet, installée au ministère des Affaires étrangères, placée sous la direction de Victor Weitzel (qui retrouve ainsi un ministère dont il fut porte-parole, entre 2000 et 2001 avant de participer activement à la création du Quotidien dont il fut le premier directeur et rédacteur en chef), et sera en charge de la mise à jour régulière du site dont la mise en ligne est prévue pour la fin du mois de décembre.

Indépendamment de ce portail Internet, le logo et l'identité graphique de la présidence seront visibles un peu partout: dans les trains CFL, les avions Luxair, les autocars FLEAA, sur les drapeaux flottant sur les places communales, sur les oriflammes en Ville de Luxembourg, dans les gares et à l'aéroport du Findel. Des dépliant informatifs et des affiches à destination du citoyen seront également éditées. Le tout complété par des articles plus informatifs (notamment sur le rôle de la présidence) prévus d'être insérés dans des publications gratuites et "grand public" telles que "Welcome to Luxembourg" (éditée par le Luxembourg City Tourist Office) ou encore "Flydoscope" (le magazine de Luxair).

Le logo de la Présidence luxembourgeoise du Conseil de l'Union européenne avait été dévoilé en juillet dernier, au terme d'un concours lancé par le groupe de travail "presse, communication et image de marque" ouvert à l'ensemble des agences de publicité et graphistes luxembourgeois. Sur la centaine de propositions émanant d'une quarantaine d'agences de publicité et de graphistes, c'est finalement le projet de l'agence Concept Factory qui a été retenu: un logo qui se veut "à la fois facilement reconnaissable et mémorisable, simple, moderne, dynamique et digne". Tout un programme, là aussi!