COMMUNAUTÉS & EXPERTISES — Ressources humaines

Table ronde

Travailler au bureau, différemment



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Les espaces de bureaux sont des lieux de vie qu’il est important de concevoir de manière optimale à la fois pour s’assurer de la productivité de son entreprise, mais aussi du bien-être de ses employés. Ces dernières années, l’organisation des espaces de travail a quelque peu évolué. Nos experts expliquent ce qu’ils ont mis en place dans leur entreprise respective. 

Moins de hiérarchie, plus de collaboration

Si autrefois le directeur pouvait occuper systématiquement le grand bureau fermé situé au dernier étage, cette image un peu caricaturale a évolué aujourd’hui. Les entreprises du secteur tertiaire recherchent désormais plus de collaboration entre les employés, une interaction plus active entre les services et une attitude dynamique au sein des espaces de travail. «Rester huit heures assis derrière un bureau n’est pas naturel», souligne Frédéric Evrard, senior change manager chez ING, dont le bâtiment situé en face de la gare de Luxembourg a été rénové par M3 Architectes. «Aussi, pour notre nouvel aménagement de bureaux, nous avons mis à disposition de nos employés des ‘outils immobiliers’: des open spaces à l’acoustique très performante entrecoupés par des salles fermées de différentes tailles et de différentes natures. C’est une approche plus collégiale qui est favorisée. Autrefois, nous travaillions avec un département par étage. Aujourd’hui, notre répartition se fait plutôt par ‘nuage’, en mélangeant des personnes de différents services qui sont reliés par un projet ou dossier commun.»

Nous voulons susciter l’interaction entre le staff, quel que soit le niveau de séniorité.

Patrick WiesPatrick Wies, partenaire (KPMG)

Cette démarche de multiplier les natures d’espace de travail et de mélanger les équipes est en effet une démarche devenue courante. On l’observe également dans le bâtiment conçu par HVP Valentiny Architects pour KPMG au Kirchberg. «Aujourd’hui, nos employés n’ont plus de place fixe. Ils choisissent chaque matin une nouvelle place grâce à une application sur leur smartphone», explique Patrick Wies, partenaire chez KPMG, en charge du projet de nouveau bâtiment. «En fonction des besoins, les employés s’assoient à côté du collègue avec qui ils vont travailler. Nous voulons susciter l’interaction entre le staff, quel que soit le niveau de séniorité. Cette approche renforce par ailleurs les notions de discipline et de respect de la confidentialité. Il est quand même possible de réserver à l’avance, et pour une durée plus ou moins longue, des salles de réunion ou des salles de projets.» Toutefois, chez KPMG, les managers conservent le privilège d’avoir un espace individuel, mais non attribué.

Par ailleurs, entre les espaces de bureaux, on trouve régulièrement des espaces de détente, pour la «pause café», les discussions et les rencontres informelles. Ceci est facilité par le choix d’un mobilier confortable, de petits canapés, des fauteuils, des tables basses. Cette nouvelle répartition des équipes et cette nouvelle façon de travailler permettent de faciliter les échanges, de favoriser la connaissance des différents membres des équipes et d’accroître la convivialité.

Nous avons multiplié les espaces de réunion, variés dans leur utilisation.

Frédéric EvrardFrédéric Evrard, senior change manager (ING)

Des salles de réunion variées

Aujourd’hui, le nombre de places de bureaux est inférieur au nombre d’employés. «Il s’agit de rationaliser l’utilisation des mètres carrés», souligne Frédéric Evrard d’ING. «Mais nous avons multiplié les espaces de réunion, variés dans leur utilisation. Nous avons des salles de collaboration pour des réunions jusqu’à six personnes, des salles de concertation pour un travail en duo ou trio et des salles de concentration pour un travail isolé.» Chez KPMG, les open spaces sont également régulièrement ponctués par des zones de concentration individuelle et des petites salles de réunion pour deux à quatre personnes.

L’aménagement de ces salles varie aussi: si on retrouve toujours de grandes salles de réunion avec un équipement informatique à la pointe, il est aussi souvent possible d’utiliser des salles avec des tables hautes et des tabourets pour des réunions courtes et dynamiques où l’on peut même rester debout, des salles de réunion qui ressemblent à de petits salons, pour des sessions plus créatives, la naissance de nouvelles idées. Pour pouvoir utiliser ces salles de réunion, il faut généralement passer par un système de réservation accessible depuis chaque poste de travail ou même parfois sur son smartphone.

Nous avons mis à plat les flux de communication et de circulation des documents internes pour un objectif maximal de paperless.

Patrick WiesPatrick Wies, partenaire (KPMG)

Mobilité interne et paperless

Mais un tel comportement au sein du bâtiment n’est possible que si l’entreprise entreprend en parallèle une démarche de «paperless». «Nous avons mis aussi à plat les flux de communication et de circulation des documents internes pour parvenir à un objectif maximal de paperless. Les équipes de support ont à ce titre un rôle important pour réduire et maîtriser les flux de papier», indique Patrick Wies de KPMG.

Même démarche du côté d’ING: «Pour arriver à obtenir plus de mobilité au sein de nos équipes, il a fallu réduire l’utilisation du papier. Pour cela, nous avons mis en place de nouvelles procédures, pris de nouvelles habitudes», précise Frédéric Evrard.

Cela passe aussi par une adaptation au niveau du matériel informatique. «À ce jour, les employés peuvent se connecter à n’importe quel poste de travail dans le bâtiment. Mais à terme, nous souhaiterions basculer vers un équipement de laptops pour accroître encore la mobilité. Mais cela demande un investissement à la fois au niveau de la sécurité des outils et du renouvèlement du parc informatique, que nous sommes en train de mettre en œuvre», détaille Frédéric Evrard. Par contre, pour KPMG, cette question a été prise à bras-le-corps au moment du déménagement. «Nous avons investi de façon considérable dans la connectivité de nos employés», explique Patrick Wies de KPMG. Un choix stratégique pour la firme qui emploie 683 frontaliers, soit presque la moitié de son effectif, qui peut ainsi optimiser son temps de déplacement en transport en commun et commencer à travailler dans le train par exemple.

Tout est fait pour que les espaces de travail soient agréables.

Frédéric EvrardFrédéric Evrard, senior change manager (ING)

Nouvelles habitudes

Ces nouveaux types d’aménagement de bureaux demande également une adaptation au niveau du comportement. Dans les open spaces, il faut que les collaborateurs apprennent à parler doucement, entre eux et au téléphone, ou à régler le volume de la sonnerie de leur téléphone. En accumulant tous ces éléments, il est possible de garder les espaces de travail ouverts calmes et propices à la concentration.

«Le changement d’attitude est facilité par le choix de notre mobilier. Tout est fait pour que les espaces de travail soient agréables. Ce que l’employé peut éventuellement perdre en sécurité d’espace, il le gagne en confort d’environnement de travail», note Frédéric Evrard d’ING.

Chez KPMG, afin de stimuler les échanges entre services, chaque étage, bien que réalisé selon la même répartition intérieure, porte une identité différente: étage nordique (avec design scandinave et tête d’élan sur les murs), ambiance zen (parfum d’ambiance, design aux lignes calmes), espace de jeux (avec console de jeux, baby-foot, mini-golf, jeux d’échecs et de fléchettes), esprit nature (mobilier en bois et dans les tonalités claires) ou atmosphère d’une bibliothèque (s’y trouvent le centre de documentation et des fauteuils club).

En complément des espaces de travail, on trouve aussi des espaces de restaurant ou de cafétéria. «On peut choisir de sortir pour aller au restaurant ou bien de se rendre dans notre cafétéria, y compris avec des personnes extérieures qui sont invitées par les employés d’ING. Nous ne voulons pas être un espace fermé sur lui-même, mais une banque qui s’inscrit dans la société. Ces nouveaux aménagements permettent aussi de véhiculer nos valeurs», conclut Frédéric Evrard.