ENTREPRISES & STRATÉGIES — Immobilier

Projets immobiliers

Se poser les bonnes questions



Paperjam

Emménager dans de nouveux locaux, que ce soit en tant que propriétaire ou locataire, demande une préparation très en amont du projet. Le droit à l’erreur  est quasiment nul.

Déménager. Le mot paraît simple. Ce qu’il sous-entend constitue pourtant un solide défi pour toute entreprise. Car, que ce soit pour occuper un bâtiment construit sur mesure ou entrer dans une nouvelle location, il faut savoir anticiper ses besoins, se projeter dans un avenir à – au moins – moyen terme, tenter de prévoir les cycles économiques… Et, bien évidemment, concevoir ce qui convient le mieux au personnel. Une quadrature du cercle pour laquelle des étapes sont à respecter et qui nécessite un accompagnement permanent.

« La relocalisation, c’est avant tout un questionnement sur ses besoins, car l’infrastructure immobilière est le cycle de vie le plus long dans l’entreprise », souligne d’emblée Yves Meert, managing director de Cape North. Il faut donc s’y prendre nettement à l’avance – deux ans au moins avant la fin de bail, voire beaucoup plus tôt encore – pour se donner le temps de répondre aux multiples questions que pose toute relocalisation. « Le timing pour démarrer dépend déjà des options de base, comme faire adapter un bâtiment existant ou devenir propriétaire en faisant développer son propre bâtiment. »

Suit l’analyse, essentielle, des besoins. La difficulté consiste à se propulser dans le futur, à des horizons de quatre ans, en cas de construction, en sachant qu’une société qui devient propriétaire peut être amenée à rester sur place bien plus longtemps. « Cela peut mener à des projections sur 15 à 17 ans. L’important est de prendre en compte les aspects de flexibilité, dont la localisation, puisque l’entreprise doit envisager une croissance future et examiner si elle dispose, à l’endroit choisi, du potentiel d’extension. A fortiori si elle est propriétaire. » Yves Meert note que se développe de plus en plus le principe de location en état futur d’achèvement, concept par lequel une entreprise confie à un promoteur le développement d’un bâtiment adapté aux besoins. « Là, le locataire entre dans un bâtiment préadapté et les économies qu’il réalise ne sont pas tellement en termes de loyer, mais plus en réduction du coût d’aménagement. »

Quant à décider d’être propriétaire, il faudra acquérir le terrain, ce qui implique un tout autre engagement sur le plan financier, puis financer la construction. Une formule dont Yves Meert précise qu’elle n’est pas nécessairement plus coûteuse, ni désavantageuse. Les équivalents en loyer notionnel montrent que l’on reste tout à fait cohérent, surtout pour des localisations en centre-ville ou au Kirchberg.

On arrive alors à l’impact sur les mètres carrés, soit à un nombre de postes de travail. « C’est une projection qu’il convient de faire à la fois en nombre et en concept. Une entreprise peut considérer avoir besoin de X postes de travail et ne pas progresser, car elle en augmentera le partage. » Une fois ce concept défini, il conviendra de s’attacher aux aspects de confort, de salle informatique, de vidéoconférence, etc. « Si j’insiste sur ces besoins, ajoute M. Meert, c’est parce que la plupart des projets qui aboutissent à des résultats mitigés, parfois catastrophiques, sont ceux où les besoins n’ont pas été correctement appréciés. »

Restera alors à faire du space planning par comparaison des bâtiments des points de vue fonctionnel, d’efficience, de sécurité, de communication entre les départements, etc. Le tout permet d’arriver à évaluer précisément un coût total, dont celui d’occupation.

« Écouter l’herbe pousser »

Pierre Joppart, partner chez Forworx, rappelle pour sa part que 70 % du marché est constitué de candidats à la location. Intervenant dans le processus au moment où se pose la question de l’aménagement d’un bâtiment pour l’adapter aux besoins exprimés, il ne peut que constater que c’est dans cette phase-là qu’un immeuble peut être un inducteur de coûts. « En période de crise, cela fait évidemment la différence par rapport à un bâtiment bien conçu. Le candidat locataire ou le propriétaire occupant n’est pas toujours avisé et c’est là que nous l’aidons. »

Comment être efficace ? « Nous écoutons l’herbe pousser, en prenant le temps d’analyser besoins et attentes », indique M. Joppart. À la suite de quoi, en cas de construction, il s’agira de traduire cette analyse dans une structure qui sera donnée à l’architecte. « Dans notre travail de maître d’œuvre délégué, nous allons très en amont du projet, ce qui passe par la nécessité de comprendre les organisations actuelle et future de l’entreprise, pour développer le concept d’un bâtiment idéal. »

Cet « audit » se fait en essayant de, d’abord, comprendre la structuration de l’entreprise, puis en écoutant les chefs de département, les responsables des ressources humaines, ceux des services informatiques, le directeur financier, le marketing puis, bien sûr, la direction générale, qui a sa vision de capitaine et va exprimer sa volonté d’aller vers tel ou tel concept. « Tous ces avis, il faudra les accomoder avec les lois internes de l’entreprise, pour proposer des solutions qui optimisent les surfaces. Les mètres carrés ne signifient rien en tant que tels ; ce que l’on veut optimiser, c’est un coût d’occupation total et une rentabilité globale. »

Pour un client entrant dans de l’existant, il y a confrontation entre différents bâtiments, d’où sortira une simulation des coûts d’aménagement. Cela permettra d’établir que certains ont été bien ou mal pensés, avec les coûts d’aménagement élevés que cela implique. Et l’impact peut être énorme, surtout en période de crise. « Le marché immobilier luxembourgeois est un marché petit, avec de petites entreprises. Plus de 60 % des trans-actions concernent moins de 400 m2. Il ne sert donc à rien, sauf au Kirchberg, de faire des plateaux de 500 m2. Il faut de la divisibilité. Si vous ne mettez pas des surfaces de ce type à disposition, ou si vous ne prévoyez pas la divisibilité, votre bien restera désespérément vide. Un écart s’est creusé entre les promoteurs et l’attente du marché. C’est pour cela qu’il faut écouter l’herbe pousser. » Côté tendances, Yves Meert distingue deux catégories d’entreprises. Il y a celles de grande taille, qui font construire. Elles sont grosses utilisatrices de mètres carrés, et considèrent que le travail en amont permet d’avoir un bâtiment parfaitement adapté aux besoins, un contrôle complet des coûts et une connaissance absolue des locaux sur tout le cycle d’utilisation. De l’autre côté, il y a des entreprises de taille moyenne, qui s’approvisionnent sur le marché classique. « Certaines se font conseiller, d’autres pas. Mais le conseil est très valorisant, sans coûter très cher, car il garantit que les besoins ont été pensés avec adéquation. »

Une troisième tendance est également en train de se dessiner, qui concerne surtout les entreprises ayant besoin de 1.000 à 2.000 m2. « Celles-là, locataires, soit demandent au propriétaire d’effectuer une partie des travaux – ce qui est une plus-value pour le propriétaire –, soit font appel à des sociétés qui assurent l’aménagement selon un forfait convenu, et assument la responsabilité. Cette dernière formule entraîne une diminution du système de project manager, ce dernier n’ayant pas de responsabilité tout en devant gérer une multitude d’intervenants. Le risque est important, surtout en cas de faillite de l’un des intervenants, d’autant que c’est l’entreprise qui contracte avec chacun d’entre eux. Cela étant, le travail avec une entreprise en régie exige une gestion des paiements qui implique qu’il n’y a pas d’acompte, mais un plan de paiements en pourcentage de l’exécution des travaux, avec un aspect quantitatif et qualitatif. C’est une négociation au coup par coup. Mais il faut avoir une vision claire, en amont du projet, des différents risques. Là, il importe de se faire conseiller car il y a des aspects techniques, juridiques, d’achat, etc. »

Le contexte de la crise a fondamentalement changé bon nombre de choses. Et en mieux, estime Pierre Joppart. « Le candidat locataire, le propriétaire occupant et les fonds d’investissement sont devenus beaucoup plus vigilants quant à la qualité d’adaptation du bâtiment. Le marché est ainsi devenu plus attentif. Avant, on achetait un peu un chat dans un sac. C’est positif car cela professionnalise et cela fait école vis-à-vis des promoteurs. »

Contraintes budgétaires et esthétiques

Et d’insister sur la nécessité de mettre, en amont du projet, une équipe dédiée, tenue par des contraintes budgétaires et esthétiques. « Il faut les deux. S’il n’y a pas de rêve, on arrivera à des boîtes carrées partout. Il faut des architectes, il faut des gens qui ont du rêve, mais il faut surtout s’adapter au marché et à ceux qui le font, à savoir l’occupant et les gens qui sont dans l’entreprise. Sans se laisser imposer une tyrannie des nouveaux standards internationaux. Il faut prendre le temps de la réflexion avec une méthode et aboutir à quelque chose qui est à la fois beau et efficace, qui donnera du bien-être au travail. »


EMMENAGEMENT - Une impulsion différente

Le fait d’emménager dans de nouveaux locaux est, selon Yves Meert, une occasion unique de déployer un nouveau mode d’organisation, en donnant une impulsion différente. Et de citer notamment le passage de bureaux individuels au paysager – qui est l’une des grandes tendances du moment : « Le travail collectif est supérieur à l’individuel. » On a besoin de tout le monde dans l’entreprise et c’est pour cela que l’on décloisonne. Il faut intégrer tous les aspects de confort, pour obtenir un environnement de travail qui ne soit pas stressant.

Ce confort de travail doit être un soutien des processus de travail et favoriser les échanges et la communication : « Aujourd’hui, plus personne ne détient la vérité unique. C’est un travail collectif, on est dans du systémique. Cette notion du ‘comment va-t-on travailler ensemble’ fait partie des besoins à projeter. Elle amènera une infrastructure de travail qui va soutenir les processus tout en étant flexible car elle devra s’adapter aux modifications de ces processus. La clé est dès lors le recensement détaillé des besoins et la capacité de travail prospectif. »   M. VDM.