C’est un fait. Le rythme de l’économie s’est accéléré et la charge de travail en entreprise a augmenté.

Le nombre de tâches se multiplie et toutes sont plus urgentes les unes que les autres. Mais pour qui sait bien gérer son temps, l’impact de ces nouvelles réalités peut être atténué.

«On devrait plutôt parler de maîtrise de son temps, car c’est avant tout une question de choix», note Céline Pauly, formatrice et coach pour l’organisme de formation luxembourgeois Pétillances. «Il est primordial de travailler sur sa zone d’influence, sur les choses que l’on peut décider.»

La technologie, un faux-ami

Mais les nouveaux gadgets technologiques nous rendent la vie dure. Notifications d’e-mails, messages, coups de téléphone… Nous sommes constamment interrompus dans la réalisation de nos tâches.

«Je dis toujours qu’il faut commencer la journée de travail en se posant deux questions: ‘Quelle est/sont ma/mes priorité(s) du jour?’ et ‘Qu’est-ce que je peux ne pas faire aujourd’hui?’ Il faut savoir prendre le temps nécessaire à la réflexion, même si on le considère trop souvent comme du temps perdu», ajoute Céline Pauly.

Donner du répit à ses équipes

Avant de parler d’organisation de son temps, il est important de savoir si le problème ne vient tout simplement pas d’une surcharge de travail. Car il s’agit aussi d’un phénomène fréquent dans les entreprises d’aujourd’hui.

«À la fin des années 1990, un manager était en moyenne dérangé toutes les sept minutes. Aujourd’hui, il l’est toutes les trois minutes», rappelle le coach français Hervé Coudière.

Difficile, dans ces conditions, de se concentrer. Les études de ces dernières années montrent d’ailleurs toutes que la créativité, l’activité qui apporte la plus haute valeur ajoutée à l’entreprise, a besoin de temps longs et sans interruption pour être vraiment effective.

«Pour obtenir ces répits, les managers doivent aussi en donner à leurs équipes en évitant de leur demander des choses pour tout de suite», complète Hervé Coudière. «Ils doivent savoir fixer des délais raisonnables et prendre en compte le rythme de chacun.»

Certaines bonnes pratiques peuvent être appliquées simplement pour permettre à chacun d’aborder plus sereinement ses impératifs. Un code pour savoir qui est «disponible» ou «indisponible» au dérangement est l’une d’entre elles. Mais tout le monde doit jouer le jeu.

Témoignages

Vinciane Istace, people process outsourcing and communications leader chez PwC Luxembourg

«Nous proposons des sessions de formation et de sensibilisation ‘Be well, work well’ auprès de nos collaborateurs. Il s’agit avant tout d’encourager des comportements et des habitudes quotidiennes permettant de nous maintenir au mieux de notre énergie, tant personnellement que professionnellement. La gestion du temps de travail repose sur l’évolution à la fois de la culture d’entreprise et de ses politiques internes: temps flexible, télétravail, achat de congés, mais aussi espaces de détente, salle de sport, lieux de convivialité au cœur de l’entreprise...»

Claire Granzotto, HR officer chez BDO

«J’ai participé personnellement à la formation de gestion du temps proposée par Pétillances. Cela m’a beaucoup aidée dans mon organisation, mais aussi dans la négociation de mon temps. Dans certaines situations, il faut savoir dire non. C’est une formation que je recommande et qui est d’ailleurs suivie chaque année par nos assistants au sein de notre cabinet.»