Les journées raccourcissent, les rayons fournitures scolaires des grandes surfaces sont bondés, le trafic matinal sur les autoroutes se densifie… Pas de doute, la rentrée scolaire approche! Pour notre responsable formation, revenu bien bronzé et reposé de ses vacances, le trimestre qui s’annonce sera bien chargé. Quatre importants dossiers sont sur son bureau, et il va falloir les finaliser d’ici fin décembre. Retroussons-nous les manches pour un rapide tour d’horizon.
1) Remettre en route le plan de formation
Premier dossier sur la pile: relancer la saison des formations. Il faut remettre en marche la machine marketing pour promouvoir les sessions internes programmées. Car, comme nous l’expliquions dans un billet précédent, il ne suffit pas de concevoir une offre de formation intéressante. Il faut aller plus loin. La grande erreur serait de croire que les salles vont se remplir toutes seules, ou que les collègues vont spontanément s’inscrire en masse. Non, même pour des formations internes, le travail de marketing et de promotion est primordial. «Il est important, écrivions-nous dans un article précédent, de faire savoir ce qu’on propose. Il faut faire une promotion interne intense pour convaincre les collaborateurs de s’inscrire. Il faut communiquer encore et encore.» Quelques idées? Créer des affichettes de promotion de quelques cours aux endroits stratégiques (salles de pause, entrée de la cantine…), lancer une newsletter interne, aller rencontrer les managers pour les sensibiliser, obtenir des témoignages d’anciens participants, publier sur le réseau social interne…
2) Aligner les budgets en utilisant son dashboard
La période septembre-octobre est également propice à faire un point précis sur l’utilisation du budget de formation. Où en est-on? Quelle partie du budget reste disponible pour les nouvelles demandes? L’outil idéal qui va permettre de réaliser ce monitoring du budget en regard des formations programmées est bien entendu le dashboard. Comme l’expliquait dans notre article précédent Carole Houpert-Sieger, directrice à PwC’s Academy: «Deux choses sont essentielles dans un dashboard: son contenu et son utilisation. Pour son contenu, il faut pouvoir l’alimenter avec des données chiffrées. Quant à son utilisation, il est très important que ce tableau soit visuel, avec des données reprises en graphiques, afin de pouvoir les utiliser et les comparer très rapidement.» Car le plus important, dans un bon dashboard de suivi, n’est pas son contenu, mais la lecture qu’on pourra en faire. Si ce dashboard est régulièrement tenu à jour, il va devenir un vrai outil stratégique, permettant au responsable formation de prendre rapidement des décisions, en ayant d’un simple coup d’œil des informations sur la situation budgétaire et pédagogique de ses projets passés et en cours.
3) Effectuer une veille des nouveautés
Partie importante du métier, mais trop peu souvent mise en avant: la veille des nouveautés du marché. C’est à la rentrée que se concentre la présentation de la plupart des nouveautés pédagogiques. Ce n’est pas un hasard si nombre d’offreurs de formations considèrent cette période de l’année comme la plus importante. Publication d’articles, calendriers de cours et autres événements promotionnels foisonnent à cette période. «Chaque année chez PwC’s Academy, nous organisons en septembre notre événement Open-Up, explique Nicolas Lefèvre, associé en charge de PwC’s Academy. Cette année, ce sera le 20 septembre. Cet événement rassemble les responsables formation de la région et nous leur proposons un programme en deux temps. Tout d’abord, nous leur présentons, lors de différents ateliers, les dernières nouveautés au niveau pédagogique, technologique et de notre offre de cours. Les participants peuvent, en temps réel, tester des nouveautés et poser toutes les questions à nos spécialistes. Ensuite, en seconde partie, nous réfléchissons ensemble, lors d’un grand ‘world café’, aux prochaines grandes tendances et évolutions de la formation professionnelle. C’est toujours un moment très riche en échanges entre tous les participants.»
4) Préparer le nouveau plan de formation
Le plan de formation actuel bat son plein? C’est très bien, mais il est déjà temps de penser au suivant. Il faut profiter des différentes relances marketing telles qu’évoquées plus haut pour discuter avec les collègues concernant leur avis sur les formations déjà passées, collecter leurs besoins futurs, leurs souhaits et leurs idées, mais aussi commencer le travail d’analyse des évaluations, afin d’adapter au mieux l’offre à venir à la demande interne. Une des questions qui revient le plus souvent est de savoir quand commencer le nouveau plan de formation... La réponse est: dès aujourd’hui.
Voici donc différentes actions à prendre en ces temps de rentrée par le responsable formation. Quelques actions parmi tant d’autres, qui font de lui maintenant, comme nous l’indiquions dans les billets précédents, un acteur majeur de la vie d’une entreprise. Un véritable «Strategic Business Partner»!
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