Christel Marguillard (HR management consultant – Microtis): Le portail RH est un élément essentiel qui permet d’abord de donner à chaque collaborateur la possibilité d’accéder à ses données, qu’elles soient personnelles ou professionnelles. Il va aussi permettre aux employés de créer ou modifier des informations dans le respect des règles de contrôle et de validation de l’entreprise.
À travers une telle interface, un employé va par exemple pouvoir accéder à son profil de données personnelles, à son solde de congés, à son historique de formations, mais également à des documents comme ses fiches de salaire, ses contrats… Rendre toutes ces informations disponibles permet de réduire considérablement les demandes émanant du personnel. Les collaborateurs pourront directement faire des demandes de modification de données personnelles, y adjoindre si besoin un document comme dans le cas par exemple d’un déménagement. Ils pourront bien entendu effectuer directement des requêtes, comme une demande de congés ou une inscription à une session de formation.
Le portail RH donne aussi accès à des éléments qui permettent à un manager de suivre au plus près son équipe, comme le planning des absences, les droits et les soldes de congés ou bien encore l’historique des formations de chacun de ses collaborateurs.
Comment les procédures doivent-elles être organisées avec la mise en place d’un tel portail?
L’implémentation d’un tel outil nécessite une revue des flux d’information dans l’entreprise pour mieux automatiser les process RH.
En fonction des requêtes introduites au travers du portail RH, chaque flux entraînera vers les employés qualifiés soit des notifications, soit des demandes de validation, ou parfois les deux simultanément. La personne chargée de valider une demande de congés peut être différente de celle qui doit réceptionner une inscription à une formation ou encore confirmer la modification de données personnelles.
Les droits d’accès au portail peuvent être différents en fonction des rôles de chacun dans l’entreprise. Un profil «Responsable» disposera de droits supplémentaires lui permettant une gestion optimisée de son équipe.
Certaines ressources que l’on attribue aux employés (PC, téléphone, badge accès, vêtements) sont parfois gérées hors département RH. Leur gestion au travers du portail RH permet alors de centraliser l’ensemble de ces informations tout en évitant à des gestionnaires non RH un accès à la base de données.
Dans le cas où certaines personnes n’ont pas accès au portail RH, l’outil permet de déléguer les droits à un responsable qui peut introduire les demandes à leur place.
Quels avantages peut en retirer l’équipe en charge des ressources humaines?
L’intégration d’un portail RH dans l’environnement de l’entreprise constitue une opportunité pour réfléchir aux besoins de ses collaborateurs, à une réorganisation des process et des flux d’information. Il permet d’accroître la transparence vis-à-vis des équipes, de responsabiliser les différents acteurs. Permettre aux employés de modifier leurs informations, c’est aussi garantir une base de données fiable et à jour.
L’automatisation des demandes de congés ou de formation permet de tracer toutes les étapes du process, ce qui peut être utile dans le cadre d’audit ou bien en cas de litige.
Enfin, tous ces éléments contribuent à la digitalisation de la fonction RH, étape inévitable qui permet de diminuer le volume de papier, mais également de sécuriser les données dans une base cryptée, conforme aux exigences de la RGPD qui entrera en vigueur prochainement.
À partir de ces éléments, comment peut se transformer l’organisation?
Sur un modèle de portail self-service RH basé sur des flux verticaux doivent se développer des flux horizontaux, c’est-à-dire d’échanges entre les salariés de l’entreprise. On parle de collaboration renforcée. Ces outils de partage, qui constituent les Réseaux Sociaux d’Entreprise, seront au fondement des organisations de demain.
Ces éléments répondent à un autre enjeu résumé dans la notion de «mobiquité», définie par Xavier Dalloz. Elle concilie la mobilité croissante des individus et leur talent d’ubiquité, c’est-à-dire la faculté à se trouver à plusieurs endroits différents dans le même temps. L’accès à l’information partout et tout le temps impose aussi un accès sur des supports variés (tablettes, smartphone). Les outils doivent donc s’adapter pour répondre à ces nouveaux besoins.
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