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Ça sert à quoi un responsable formation?



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(Crédit photo : PwC Academy)

La mission du responsable formation dans une organisation ne se résume pas à valider et organiser les demandes de trainings. Son rôle est de plus en plus étendu, au point d’en faire maintenant un «Strategic Business Partner».

Certains ont sur leur carte de visite le titre de «Responsable Formation». Fort bien, mais qu’est-ce que ça veut bien pouvoir dire? On a tous vaguement en tête l’image de la personne ou du service qui s’occupe de nous inscrire à une session, ou qui nous envoie des e-mails pour rappeler que demain, il ne faut pas oublier d’assister au «lunch training» sur telle ou telle nouvelle loi. Bien que cela lui incombe, cette fonction prend cependant une nouvelle dimension, de plus en plus conséquente au sein de l’entreprise. Et pas seulement pour suivre le virage digital. Non, si le rôle du responsable formation connaît une telle évolution, c’est qu’il devient stratégique. Car il s’articule désormais autour de cinq points principaux:

1)     Identifier les besoins de formation – un plan remontant

Elle est bien terminée, la mode de la «formation-récompense», où on permettait à un collègue qui avait bien travaillé durant l’année de choisir une ou deux formations qu’il aurait envie de suivre pour le remercier de son engagement pour la société. Non, maintenant, le responsable formation va rencontrer un grand nombre de ses collègues pour discuter avec eux de leurs besoins personnels et ceux de leur équipe. Mais du besoin de quoi ? Pas directement de formations, mais plutôt de compétences à acquérir. Ce qui s’appelle faire un plan «remontant», pour lequel le responsable formation (le RF) rencontre, discute et synthétise les besoins qui viennent des collaborateurs d’une entreprise.

2)    Viser les objectifs stratégiques de la société – un plan descendant

Il s’agit également de développer les compétences dont la société a besoin pour pouvoir rester concurrentielle sur le marché à long terme. Et pour cela, il est vital que le futur plan de formation tienne compte des objectifs stratégiques de l’entreprise. D’où l’importance pour notre RF de s’asseoir régulièrement à la table des dirigeants pour discuter stratégie et talents. Pour faire quoi? Un plan «descendant», où les dirigeants listent les compétences vitales à acquérir ou à développer dans les différentes équipes dans un futur proche pour atteindre ces fameux objectifs stratégiques fixés.

3)    Concevoir un plan de formation adapté

Maintenant, il s’agit de se retrousser un peu plus les manches. Les besoins des différentes parties sont récoltés. Il s’agit de les analyser et de les arbitrer pour remplir une mission essentielle. Celle de proposer un plan de formation qui atteigne un double objectif: celui de développer des compétences internes pour améliorer et adapter la productivité, et de rencontrer les objectifs stratégiques de la société.
Mais comment faire? L’organisation de formations est sans doute l’un des chemins les plus sûrs. Bien entendu, la sélection de prestataires externes spécialistes en formation professionnelle est importante. Mais sur base de quels critères? Nicolas Lefèvre, associé en charge de PwC’s Academy, souligne que «si le prix est un critère important, nos rencontres avec les clients nous montrent que ces derniers sont très attentifs non seulement au contenu de la formation, mais aussi à la pédagogie utilisée. La pédagogie sera-t-elle participative, le digital sera-t-il pris en compte, les participants pourront-ils tester leurs connaissances avec des exercices adéquats?… Ces questions nous sont systématiquement posées. Et c’est très positif, car la pédagogie devient un critère de différenciation.»

4)   Organiser et accompagner le plan de formation

Tout est maintenant prêt. Les besoins sont récoltés, analysés et transformés en plan. La tâche est à la mise en place et à l’organisation des sessions. Le marketing interne est pourtant trop souvent sous-estimé. «Penser que parce qu’on a récolté les besoins des uns et des autres, les employés vont spontanément se ruer sur l’intranet de la société pour chercher les formations adéquates et s’y inscrire est une grosse erreur trop souvent commise, analyse Carole Houpert-Sieger, Directrice Product Development à PwC’s Academy. Il faut se doter d’une stratégie marketing solide pour convaincre les collaborateurs de s’inscrire. Il faut communiquer encore et encore.» Sans oublier bien sûr l’après, avec la partie évaluation. Mettre au point les questionnaires, s’assurer de leur retour et surtout les analyser, pour encore mieux cibler les prochaines formations.

5)    Se tenir au courant des évolutions, se former

La digitalisation, les nouvelles pédagogies, les évolutions dans le format des formations synchrones et asynchrones, les attentes des nouvelles générations d’apprenants… Il faut sans cesse se tenir au courant, discuter avec ses pairs, rencontrer de nouvelles personnes pour intégrer les nouvelles pratiques. Mais également convaincre ses collègues de les mettre en place. Toute une aventure que nous avons eu l’occasion d’approfondir dans nos précédents billets.

Le responsable formation a vu son rôle fortement évoluer en quelques années. D’une fonction à dominante plus administrative, il occupe aujourd’hui un poste stratégique, indispensable au bon développement de chaque entreprise, et est un interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs. Il se retrouve au centre d’un triangle formé des dirigeants, des collaborateurs et du développement des compétences.

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