Evelyne Sancho, en tant que HR Management Consultant au sein de Microtis, pouvez-vous nous expliquer pourquoi il faut s’intéresser à la digitalisation des opérations ayant trait à la gestion des salaires?

L’attractivité et la rétention des talents au sein d’une entreprise passent par des compensations salariales adaptées mais aussi par une gestion de la paie efficiente. Dans une société comptant plusieurs centaines d’employés, il n’est pas rare qu’entre le calcul des salaires, l’impression des fiches de paie, la mise sous pli et leur envoi, ces opérations occupent des responsables RH plusieurs jours durant.

Face à ces enjeux de gestion de paie, que permet le digital?

Grâce aux outils digitaux, la gestion de la paie peut désormais être largement automatisée. Un logiciel de gestion RH permet aujourd’hui aux gestionnaires des ressources humaines de gagner beaucoup de temps dans les procédures mensuelles d’établissement et de contrôle de paie. L’automatisation garantit aussi un suivi des salaires de meilleure qualité grâce aux contrôles et à l’identification d’anomalies par le logiciel. En dernier lieu, ces outils vont permettre au personnel RH de mieux communiquer sur l’ensemble des données salariales, en établissant par exemple des reportings analytiques sur l’absentéisme, la répartition de la masse salariale.

Concrètement, qu’est-ce qui peut être automatisé?

Avec un accès à une interface digitale, un nouvel employé peut directement fournir les données utiles à l’établissement de sa fiche de paie: nom, prénom, adresse, données fiscales et sociales. Le responsable RH, lui, n’a plus qu’à vérifier les informations fournies. Le principe du double contrôle, à quatre yeux, permet de garantir la qualité des données. À partir de ces informations, le calcul de la paie peut être entièrement automatisé…

Le calcul de la paie dépend de nombreux facteurs. Comment cela fonctionne-t-il?

Pour toute organisation, il est possible de mettre en place un calcul standard automatisé des fiches de paie. Tous les mois, un logiciel RH comme Gesper de Microtis établit automatiquement les fiches de paie, en tenant compte du brut accordé à l’employé ainsi que des divers avantages. Les informations ont été encodées une seule fois. Lors de la configuration du logiciel, on tiendra compte des règles contractuelles propres à chaque société et à chaque collaborateur.

Le calcul de paie, dans certains cas de figure, doit tenir compte de nombreuses variables…

Une solution informatique de gestion des salaires pourra être interfacée avec d’autres systèmes, pour récupérer les pointages et comptabiliser directement les heures supplémentaires effectuées. Ces heures, selon qu’elles doivent être payées ou récupérées, qu’elles aient été effectuées en journée, de nuit, durant le week-end ou pendant un jour férié, seront directement prises en considération au moment du calcul mensuel de la paie. Les maladies, les congés, les jours de chômage dus aux intempéries, entre autres facteurs, peuvent eux aussi être pris en compte lors de l’établissement de la fiche de paie. Le logiciel peut encore intégrer les règles établies au niveau d’une convention collective, tout comme l’évolution barémique des salaires tout au long d’une carrière.

Que se passe-t-il en cas d’indexation automatique des salaires?

Un logiciel, avec un suivi régulier de l’éditeur et des mises à jour fréquentes, permet de prendre automatiquement en considération les changements sociaux, fiscaux ou les adaptations du droit du travail. L’indexation sera directement prise en compte.

Quels autres avantages offre la digitalisation du calcul de la paie?

Une fois établie, la fiche de paie peut être directement mise à disposition de l’employé à travers une interface personnelle et sécurisée. Il n’est désormais plus nécessaire d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et d’envoyer chaque fiche individuellement. Un clic suffit. L’employé, lui, accède à l’information utile et à l’historique de sa paie à tout moment, en un seul endroit.

Un logiciel RH performant facilite aussi la communication avec l’administration fiscale et le Centre commun de la sécurité sociale.

Comment le temps gagné par les responsables RH peut-il être mis à profit?

L’automatisation de la gestion de la paie permet aux responsables RH de gagner énormément de temps. Libérés de ces fonctions opérationnelles, les gestionnaires des ressources humaines peuvent mieux répondre aux demandes individuelles des collaborateurs. C’est en étant au plus près des attentes de chacun et mieux alignés sur les enjeux stratégiques définis par l’entreprise que les gestionnaires des ressources humaines parviendront à relever le défi du recrutement des bons talents et à assurer la plus grande satisfaction de chacun des employés.