1. Définir vos objectifs et votre budget

Commencez par fixer un objectif et un budget pour votre événement. Demandez-vous ce que vos collaborateurs en retiendront: de nouvelles compétences, une meilleure connaissance de leurs collègues, une amélioration de leur bien-être, ou plusieurs de ces éléments? Quant au budget, gardez à l’esprit qu’il doit couvrir les activités, le catering, la location de la salle, le coût des techniciens, etc. Lorsque ces éléments sont fixés, vous pourrez commencer à concevoir concrètement votre événement et à établir un rétroplanning.

2. Quelle durée pour votre événement?

L’un des points primordiaux dans l’organisation de votre événement est de définir sa durée. Allez-vous organiser un événement festif en soirée? Préférez-vous opter pour une formation sur un ou plusieurs jours? Pencherez-vous plutôt pour un séminaire qui s’étale sur une semaine? Même en quelques heures, il est possible de marquer les esprits en organisant un géocaching, un bootcamp, un cours de cuisine ou encore de yoga, un escape game géant, ou la construction commune d’une structure géante en bambou…

3. Choisir un lieu adapté

Le cadre aura un impact considérable sur le ressenti de vos collaborateurs. De nombreux sites se prêtent à l’organisation de votre événement au Luxembourg, en commençant par les salles bien connues de la capitale. L’essentiel est que le lieu soit en accord avec l’histoire que vous souhaitez raconter. Si vous voulez transporter votre équipe dans un cadre verdoyant, le Domaine Thermal de Mondorf-les-Bains est un choix judicieux. Accompagnés par des équipes qualifiées, vos collaborateurs plongeront instantanément dans un cocon idéal pour atteindre vos objectifs.

4. Définir un programme original

Le moment est venu de définir votre programme et de donner du corps à votre événement. Inutile de dire que vous avez à votre disposition un large choix d’activités, à combiner selon vos envies, votre objectif et votre budget: séminaires, formations, réception, soirée, journée d’étude, travail sur le stress, la nutrition ou l’activité physique, team building autour d’une activité de bivouac, d’un bubble soccer, d’une rencontre avec des vignerons mosellans... De nombreux prestataires peuvent vous accompagner dans la définition précise de votre programme et des contraintes techniques et budgétaires qui y sont liées.

5. Faire grandir la curiosité

Il vous reste à teaser votre événement comme il se doit. Faites grandir l’attente en distillant les indices au compte-gouttes. Par souci d’organisation, commencez par dévoiler la date. Puis laissez l’imagination de vos collaborateurs faire le reste. Et pourquoi ne pas prévoir un petit concours récompensant celui ou celle qui aura deviné la destination ou l’activité choisie?

6. Soigner l’invitation

Pour informer vos collaborateurs des détails de l’événement que vous leur avez concocté, mettez-y les formes! Si le courriel est le moyen le plus efficace de les inviter officiellement, veillez à le rendre le plus attractif possible. Il est aussi possible de les renvoyer vers d’autres médias présentant l’événement, comme une vidéo par exemple.

7. S’assurer que tout soit prêt pour le jour J

La date approchant, assurez-vous que tout est fin prêt. Une fois l’événement commencé, il sera en effet trop tard pour constater qu’il vous manque un projecteur, par exemple. L’aspect technique – informatique, restauration (en prenant en compte les éventuelles allergies), logement, etc. – ne doit surtout pas être négligé. Il représente souvent le nœud du problème. Une fois que cet aspect sera réglé, vous pourrez penser à aborder votre événement de façon plus sereine.

8. Profiter!

À force de vouloir s’assurer que tout se passe pour le mieux, on peut oublier de profiter de l’événement. Or, il s’agit d’un moment privilégié pour toute l’équipe, vous y compris. Imprégnez-vous de l’ambiance, des interactions entre membres de l’équipe, relevez les choses positives ou négatives qui se présentent, et pensez à immortaliser le moment en sortant l’appareil photo.

9. Continuer à faire vivre l’événement

Une fois l’événement terminé, n’hésitez pas à continuer à le faire vivre en partageant des photos, en collectant les retours d’expérience de vos collaborateurs, etc. Après tout, ce genre d’événement n’a généralement lieu qu’une fois par an, alors autant prolonger l’expérience…

10. Tirer des conclusions

Une fois l’événement derrière vous, tirez-en des conclusions et utilisez-les pour tisser un fil rouge qui pourra vous servir tout au long de l’année qui suit. Qu’avez-vous appris sur les membres de votre équipe? Quelles compétences ont été acquises? Que pouvez-vous faire tout au long de l’année pour améliorer le bien-être et les compétences de votre équipe?

Vous souhaitez offrir un moment privilégié à vos collaborateurs mais vous n’avez pas le temps d’organiser votre événement? Découvrez de nombreuses idées et offres clés en main qui correspondent à vos envies sur le site mondorf.lu.