BRAND VOICE — ENTREPRISES & STRATÉGIES — Finance & Légal

BDO

Être un partenaire fort des entreprises durant la crise du COVID-19



Sandra Claro et Marc Lamesch, Associés au sein de BDO à Luxembourg, un des leaders du BSO (Business Services & Outsourcing). Crédit: BDO, montage photo Maison Moderne 

Sandra Claro et Marc Lamesch, Associés au sein de BDO à Luxembourg, un des leaders du BSO (Business Services & Outsourcing). Crédit: BDO, montage photo Maison Moderne 

De nombreuses entreprises confient aujourd’hui certaines tâches comme le calcul des salaires (le payroll) à des sociétés spécialisées. Ces dernières ont dû réagir vite et s’adapter efficacement pour mener à bien leur mission lorsque la crise sanitaire a éclaté. Il en va de la survie des entreprises. Interview croisée entre Sandra Claro et Marc Lamesch, Associés au sein de BDO à Luxembourg, un des leaders du BSO (Business Services & Outsourcing).

Comment avez-vous organisé votre communication en interne et avec vos clients lorsque cette crise sanitaire a débuté?

Marc Lamesch: Nous avons commencé à communiquer avec nos employés dès début février sur les mesures prises chez BDO pour assurer la sécurité de nos employés. Après les premiers cas au Luxembourg, nos équipes IT ont déployé la configuration pour le télétravail sur les postes où ceci n’était pas encore fait avant. À la mi-mars, nous étions donc prêts pour le homeworking. Nous avons alors communiqué l’information à nos clients, en précisant que l’échange de documents se ferait dorénavant dans la mesure du possible par voie digitale, puisque nous ne serions plus au bureau.

Sandra Claro: Nous suivons de près toute l’information disponible et nous la synthétisons dans des newsletters accessibles à tous nos collaborateurs comme à nos clients. Les revirements de l’actualité sont nombreux en cette période, c’est donc une tâche aussi conséquente qu’indispensable. Nous suivons également toutes les nouvelles démarches administratives qui sont mises en place. Nos clients ont des besoins qui sont tous différents et nous sommes à leurs côtés pour trouver des solutions. Avoir les métiers liés au calcul des salaires, des experts-comptables, fiscalistes et consultants de tout ordre sous le même toit est un avantage majeur, et ceci nous permet de répondre à nos clients de façon rapide, transversale et pragmatique.

Les valeurs de BDO Maison Moderne

Les valeurs de BDO Maison Moderne

Peut-on revenir sur les adaptations que vous avez dû mettre en place pour le payroll?

Sandra Claro: Nous sommes l’un des rares prestataires luxembourgeois à développer notre propre logiciel (Payease.net) pour les tâches relatives au payroll. Ce dernier est régulièrement mis à jour avec des nouvelles fonctionnalités. Pour vous donner un ordre d’idée, depuis le début de la crise, nous l’avons déjà adapté 3 fois. Ce sont parfois des modifications mineures mais qui ont une incidence sur l’ensemble des process.

Marc Lamesch: Prenons le cas du chômage partiel par exemple, avant le vendredi 27 mars, notre logiciel le calculait selon le règlement Grand-Ducal en vigueur à ce sujet. Le lundi qui suivait, le taux d’indemnisation du chômage partiel avait changé suite au règlement grand-ducal du 27 mars 2020 portant modification temporaire de celui-ci. Il fallait donc mettre à jour la méthode de calcul puis rectifier les salaires impactés et déjà finalisés. En sachant que nous traitons plus de 25.000 fiches de paie chaque mois, cela vous donne une idée de la dynamique de travail qui nous occupe.

Nous traitons plus de 25.000 fiches de paie chaque mois, cela vous donne une idée de la dynamique de travail qui nous occupe.
Marc Lamesch

Marc Lamesch,  Associé,  BDO Luxembourg 

Les petites et moyennes entreprises sont sans doute les plus exposées à la crise, comment répondez-vous à leurs inquiétudes?

Marc Lamesch: Ces organisations sont effectivement les plus sensibles dans la mesure où elles externalisent beaucoup de fonctions comme la comptabilité, les déclarations fiscales et la paie. Il est important qu’elles puissent se fier à un partenaire fort, notamment en cette période de crise. BDO met à disposition de ses clients un portail sécurisé sur lequel ceux-ci peuvent déposer leurs documents qui permettront ensuite de calculer les salaires, tenir la comptabilité et établir les déclarations fiscales. Nous proposons également d’accompagner nos clients pour la demande de chômage partiel via myguichet.lu et de prendre en charge ces démarches à leur place. Ceci étant, la première préoccupation des PME aujourd’hui reste les liquidités. Nous accompagnons nos clients dans leurs démarches, par exemple les demandes de l’indemnité d’urgence pour les indépendants, l’aide financière non remboursable pour les très petites entreprises, ou encore des subventions en capital. BDO a aussi la possibilité, via ses contacts confirmés avec les banques de la place, de les supporter dans l’obtention de financement bancaire.

Sandra Claro: Nous avons beaucoup d’appels téléphoniques auxquels nous répondons directement pour réagir face à l’urgence. Par la suite, une réponse plus développée leur est envoyée qui s’appuie sur le texte légal. Nous renvoyons à notre tour des questions pratiques aux administrations qui peuvent nourrir leur Foire Aux Questions par exemple. Il y a donc un échange régulier avec le gouvernement.

BDO au Luxembourg Maison Moderne

BDO au Luxembourg Maison Moderne

Avoir un département IT solide est primordial en cette période de confinement notamment, qu’en est-il chez BDO?

Marc Lamesch: La digitalisation sortira grand vainqueur de cette crise. En quelques jours, nous étions opérationnels dans tous les services, grâce à notre IT qui donne le support nécessaire aux collaborateurs de BDO. De l’autre côté, nos consultants de BDO Technology offrent un support informatique à nos clients. Ces personnes sont fort sollicitées pour le moment.

Pour nos clients, nos prestations n’ont presque pas changé malgré la crise.
Sandra Claro

Sandra Claro,  Associée,  BDO Luxembourg 

BDO en chiffres Maison Moderne 

BDO en chiffres Maison Moderne 

Sandra Claro: Nos systèmes sont en place depuis déjà quelques années, nous disposons par exemple d’archivages électroniques sécurisés avec lesquels nous travaillons depuis 2001. Toutes les informations ou documentations sont accessibles sans que nous ayons besoin d’être au bureau. Ainsi, pour nos clients, nos prestations n’ont presque pas changé à ce niveau malgré la crise. Tout se passe comme avant au niveau administratif. À l’inverse, on voit certains clients qui n’avaient pas encore souhaité emprunter la voie des solutions digitales le vouloir à présent. L’envoi des fiches de paie de façon électronique devient une priorité. Nous ne sommes pas physiquement au bureau donc l’impression papier est en stand-by sans compter le service réduit de la distribution postale.

Retrouvez plus d’informations en visitant le site .