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Numérisation des espaces de travail

Du Digital Office au Zero Øffice



Le Covid-19 a contraint les entreprises d’engager un mouvement vers le Digital Office, autrement dit de dématérialiser l’espace de travail. (Photo: Telindus)

Le Covid-19 a contraint les entreprises d’engager un mouvement vers le Digital Office, autrement dit de dématérialiser l’espace de travail. (Photo: Telindus)

Le confinement actuel nous a fait prendre conscience de l’opportunité de numériser nos espaces de travail pour garantir la continuité de l’activité. Le concept de Zero Øffice, présenté par Telindus, doit nous permettre de travailler, peu importe où nous nous trouvons.

La crise sanitaire que nous traversons a poussé les entreprises à se réorganiser de fond en comble. En quelques jours, pour assurer la continuité de l’activité tout en préservant l’ensemble de leurs collaborateurs, elles se sont transformées pour permettre le travail à distance. «Toutes ont dû faire face à une situation d’urgence inédite, qui n’était jusqu’alors pas envisagée dans leurs plans de continuité», explique Sébastien Laurenti, Head of Sales Unit – Unified Collaboration and Video Protection au sein de Telindus. «Le premier défi a été d’établir la communication, pour s’assurer que tout le monde allait bien et disposait des ressources nécessaires pour maintenir la relation avec l’entreprise, les autres collaborateurs et les clients.»

Un des premiers défis a d’abord été de fournir à tous le matériel requis pour bien travailler à la maison, ainsi que les moyens de se connecter et de collaborer avec leurs collègues.

Dématérialiser l’espace de travail

«Une fois la communication établie, ce sont les outils et applications indispensables pour mener à bien les missions confiées à chacun qu’il a fallu rendre accessibles, en garantissant la sécurité des données et des opérations», poursuit Sébastien Laurenti. «Cela implique de sécuriser les connexions, grâce, par exemple, à des outils d’authentification forte, en tenant compte de la criticité des services proposés.»

En quelques jours, finalement, le Covid-19 a contraint les entreprises d’engager un mouvement vers le Digital Office, autrement dit de dématérialiser l’espace de travail. Mais tout peut-il l’être? «Cela dépend du niveau de maturité numérique de l’entreprise et de son domaine d’activité», assure Olivier Bertin, Department Manager IT Infrastructure, Applications & Middleware chez Telindus. «Aujourd’hui, si l’entreprise est suffisamment avancée dans sa transformation digitale, beaucoup de processus peuvent en effet être dématérialisés et opérés à distance.»

Le concept de Digital Office, au-delà de la mise à disposition de postes de travail et d’outils de collaboration incluant des applications de partage de documents, ou encore la vidéo, implique une adaptation des processus. Il s’agit, dans les cas les plus courants, de pouvoir établir des parcours intégrant des étapes de validation et de suivi, avec des outils d’authentification et de signature électronique.

Du Digital Office vers le Zero Øffice

«La dématérialisation de l’espace de travail ne s’improvise pas. Elle s’inscrit dans un processus de transformation exigeant une bonne compréhension de l’activité, de pouvoir évaluer son niveau de maturité vis-à-vis des outils numériques et d’identifier les composants éligibles à une dématérialisation», poursuit Olivier Bertin. Telindus travaille depuis un certain temps sur de tels projets de transformation avec certains de ses clients, au départ par exemple d’un Modern Workplace Assesment, à partir duquel il est possible de mieux appréhender la transformation, ou encore en mettant en place des Proofs of Concept, permettant de valider de nouvelles approches.

Dans la situation d’urgence actuelle, les acteurs ont déployé les outils essentiels. Au-delà de la crise, toutefois, ils pourraient aller plus loin. «Jusqu’à présent, les entreprises envisageaient des Business Continuity Plans et des Disaster Recovery Plans. À l’avenir, un volet supplémentaire pourrait s’ajouter à ces dispositifs autour du concept de Zero Øffice», précise Olivier Bertin.

Qu’est-ce que le Zero Øffice?

Le concept de Zero Øffice se traduit par une série de mesures et d’outils à mettre en place pour garantir la continuité de l’activité dans un contexte comme celui-ci. Autrement dit, il s’agit de permettre aux divers utilisateurs d’accéder aux ressources de l’entreprise, en tenant compte du matériel informatique à leur disposition, de leur profil, mais aussi de leur positionnement géographique. «Cela va beaucoup plus loin que le télétravail organisé et cadré», ajoute Sébastien Laurenti. «Il faut trouver les moyens de permettre à chacun de travailler quelle que soit la situation. Que se passe-t-il si, à distance, le laptop professionnel d’un collaborateur tombe en panne? Comment le service desk peut-il continuer à fonctionner efficacement dans un contexte de confinement? Pour chaque situation, il faut envisager des solutions qui mêlent connectivité, fourniture et gestion du matériel, ainsi que sécurité informatique.»

Tirer des leçons de cette crise sanitaire

Par exemple, grâce à la virtualisation de l’environnement informatique de l’utilisateur, on peut lui permettre de se connecter en toute sécurité au moyen de l’ordinateur familial. On peut envisager, sur un laptop vierge, de mettre en place une procédure d’auto-approvisionnement des applications une fois que l’utilisateur s’authentifie. Un service desk peut être grandement soulagé grâce à l’utilisation d’un chatbot, qui pourra répondre automatiquement aux questions les plus fréquemment posées. «De très nombreuses solutions existent. Il est important de pouvoir sélectionner les plus adaptées à la situation de l’entreprise et de parvenir à les faire fonctionner ensemble», explique Sébastien Laurenti. «Clairement, il faudra tirer les leçons de cette crise. Elle pourrait accélérer la transformation numérique des organisations. Il n’est pas improbable que les régulateurs, eux-mêmes, imposent aux entreprises de prendre des mesures pour mieux faire face, à l’avenir, à ce genre de situation.»

Le partenaire de demain est un fournisseur pouvant coupler le système d’information de l’entreprise avec l’intelligence du cloud au travers d’un réseau 5G innovant. Capable d’opérer et de fournir à l’utilisateur les ressources logicielles et matérielles selon ses besoins. Telindus assoit sa stratégie de développement dans ce sens. Preuve en est sa capacité à faire face à la pandémie, en préservant son activité pour servir ses clients.

Retrouvez tous les outils de collaboration développés par Telindus , très précieux en ces temps de confinement.