En Europe, en moyenne, 2 % du chiffre d’affaires des sociétés est perdu en raison d’une mauvaise gestion des dépenses. Ce chiffre fait partie d’une étude commanditée par la fintech Soldo menée auprès de 950 dirigeants d’entreprises européennes. Elle illustre l’ampleur d’une problématique globale qui, chaque année, coûte 347 milliards d’euros aux entreprises européennes. Et qui peut constituer un frein à la croissance pour de nombreuses structures, cet argent ne pouvant pas être utilisé pour développer le business.

Du temps et de l’argent perdus

Mais comment un tel montant a-t-il bien pu être perdu uniquement en raison d’une mauvaise gestion des dépenses ? « Cela provient en partie d’erreurs de traitement des reçus, de dépenses excessives ou fraudes, mais aussi de TVA non réclamée, qui représentent plus de 38 milliards d’euros de perte annuelle en Europe », illustre Luxisle Faubert, Regional Marketing Manager France et Benelux chez Soldo.

L’autre problème a trait aux processus, souvent archaïques, liés au paiement ou au traitement des reçus en entreprise. La lourdeur administrative ralentit l’efficacité des équipes et rend cette gestion des dépenses complexe. Peu numérisée et peu automatisée, elle devient source d’erreurs et coûteuse pour l’entreprise, qui dédie du temps et des ressources à ces tâches à faible valeur ajoutée.

La technologie à la rescousse

Pour résoudre ces problèmes, Soldo veut fournir une suite de gestion des dépenses complète qui, d’une part, responsabilise les parties prenantes avec un budget et un moyen de paiement et, d’autre part, apporte plus de sécurité et de visibilité aux entreprises. « L’idée est de connecter des cartes de paiement intelligentes à un outil puissant de gestion afin de centraliser toute l’information liée aux dépenses sur une seule et même plateforme, détaille Luxisle Faubert. Concrètement, tout service ou collaborateur amené à faire des dépenses professionnelles est doté d’une carte de paiement, physique ou virtuelle, afin de gagner en réactivité dans la conduite de ses activités. Chaque transaction effectuée remonte en temps réel sur la plateforme, enrichie des données liées à la dépense (code MCC, taux de TVA, justificatifs, etc.), et va être liée au bon code analytique de l’entreprise pour lui faire gagner du temps dans sa comptabilité. » Des règles peuvent par ailleurs être édictées, notamment pour restreindre les types de dépenses ou lieux où elles sont autorisées. Cette solution permet donc d’alléger considérablement la charge administrative en automatisant le processus de bout en bout. « Avec notre plateforme SaaS, nous redonnons de l’agilité à l’entreprise et lui permettons, à tout moment, d’avoir une vision précise de ses coûts », ajoute Luxisle Faubert.

Un développement partout en Europe

La solution de Soldo semble en tout cas séduire. L’entreprise compte déjà 26.000 clients, de toutes tailles et de tous secteurs, répartis dans 31 pays. Depuis sa dernière levée de fonds de 180 mios $, elle cherche à accélérer son développement en Europe, et notamment au Luxembourg. « C’est un pays qui se positionne comme un ‘tech leader’ en Europe, avec un écosystème varié et une appétence au digital. Il était donc logique que nous approchions ce marché, avec une solution numérique qui peut trouver écho auprès de nombreuses entreprises », précise Luxisle Faubert. Pour poursuivre ce développement, l’entreprise ne se repose pas sur ses lauriers et lance régulièrement de nouvelles fonctionnalités permettant de mieux répondre aux besoins du marché. Une fraction importante des dépenses des entreprises étant aujourd’hui digitale, un module dédié à la gestion des abonnements et publicités en ligne a récemment vu le jour. Afin de maîtriser les dépenses liées aux formules d’abonnement, qui donnent souvent lieu à des doublons, ou au paiement de services dont on a peu l’utilité.

La confiance n’exclut pas le contrôle

La solution de Soldo a pour objectif de redonner de l’agilité à l’entreprise en lui permettant de déléguer l’exécution des paiements et, par ce biais, de donner plus d’autonomie aux collaborateurs. Cette marque de confiance s’accompagne d’un ensemble de mesures permettant à l’entreprise de conserver le contrôle, et cela avant et après que la dépense est engagée. En plus de la création de budgets plafonnés sur ses cartes, Soldo a mis en place un système d’approbation pour les dépenses ponctuelles. Il permet d’introduire une requête unique de paiement, directement via la plateforme, et de l’approuver en un clic. « C’est une bonne solution quand on ne veut pas équiper tous ses collaborateurs d’une carte, poursuit Luxisle Faubert. On peut demander une somme de 500 euros pour un nouvel ordinateur, et après l’approbation de sa demande, recevoir instantanément une carte de paiement virtuelle prépayée avec le montant demandé. » Bientôt, le système de validation après achat sera également disponible et permettra au manager de vérifier les justificatifs de la dépense afin de la valider avant envoi au service financier. Le suivi régulier des dépenses que permet la solution de Soldo conduit à une meilleure rentabilité. « Soldo offre un outil moderne et hautement configurable pour aider les entreprises dans le pilotage de leurs dépenses et les accompagner dans leur croissance », conclut la Regional Marketing Manager de Soldo.

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