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Processus automatisé

Automated payroll et fiscalité: un enjeu crucial



Automatiser son service de payroll offre de nombreux avantages aux entreprises tant pour l’employé et l’employeur que pour le service des ressources humaines. (Photo: Shutterstock)

Automatiser son service de payroll offre de nombreux avantages aux entreprises tant pour l’employé et l’employeur que pour le service des ressources humaines. (Photo: Shutterstock)

Au-delà du gain de temps et de la réduction du risque d’erreur, automatiser sa gestion de paie offre de nombreux avantages aux entreprises en termes de fiscalité. Gregory Pels et Tom Brahy, nous expliquent pourquoi. 

Entre le calcul des salaires, l’encodage des fiches de paie, leur envoi, le paiement et le transfert de toutes les informations aux organismes, il n’est pas rare que, pour une entreprise de plusieurs centaines de ­personnes, la gestion de la paie occupe les équipes des ressources humaines (RH) plusieurs jours durant. Pour faire face à la complexité croissante des processus et aux besoins grandissants en matière de confidentialité des données, les entreprises ont donc de plus en plus recours à des solutions d’automatisation pour améliorer ­l’efficacité de leur gestion de paie. L’implémentation d’outils d’automatisation dans le processus de paie a de nombreuses vertus pour les entreprises.

La principale étant qu’elle libère les RH des tâches chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée, leur permettant ainsi de se consacrer sur l’essence même de leur travail: l’humain. Les responsables des ­ressources humaines sont d’ailleurs conscients des bienfaits de la technologie sur leurs ­activités quotidiennes. Dans son étude Tendances sur le marché des solutions digitales RH parue en juin dernier, Markess by exægis révèle que 70% des responsables des ressources humaines interrogés considèrent l’automatisation des processus RH comme un enjeu majeur.

Un sujet particulièrement d’actualité au Luxembourg

 On l’évoque moins souvent dans la longue liste des avantages qu’offre l’automatisation de la gestion de paie, mais celle-ci permet aussi de répondre à des enjeux fiscaux et de compliance. Une question particulièrement sensible au Luxembourg quand on sait que près de la moitié des travailleurs intérieurs sont frontaliers. «Dans un environnement fiscal en constante évolution, se doter d’un logiciel de paie automatisé ou confier cette tâche à un prestataire de services paraît aujourd’hui essentiel, explique Gregory Pels, head of payroll chez SD Worx Luxembourg. Nous avons la chance de ­posséder nos propres moteurs de paie. Cela nous permet d’avoir une flexibilité que d’autres n’ont pas. Nous offrons ainsi un service sur mesure et résolvons les problèmes éventuels très ­rapidement.»

Dans sa trousse à outils digitaux offrant une réponse aux enjeux fiscaux, la société compte par exemple Protime, une solution qui permet notamment de suivre les mouvements du personnel. «Cela nous donne la ­possibilité d’identifier le pays dans lequel le travailleur a presté ses heures et donc de ­collecter des données précieuses en matière de fiscalité en vérifiant le quota d’heures réalisées au Luxembourg et à l’étranger. C’est une donnée très importante car cela peut également amener, en cas de dépassement, à l’obligation de ­s’affilier à une caisse de sécurité sociale dans son pays de résidence. Le salarié perdrait alors tous les avantages luxembourgeois comme la pension, les allocations familiales ou les remboursements de soins de santé, qui peuvent être plus élevés que dans les pays frontaliers. 

En termes de ­fiscalité, il pourra également être soumis à ­l’impôt dans le pays où il réside en cas de ­dépassement du nombre de jours de tolérance prestés hors du Luxembourg», rappelle ­Gregory Pels. Les enjeux pour les travailleurs sont donc majeurs. «Il y a quelques années encore, si l’on encodait mal ses absences, on s’exposait uniquement à des soldes de congés incorrects. Aujourd’hui, le pointage des jours de télétravail et de mission hors du Luxembourg a une incidence réelle sur la fiscalité des entreprises. Au regard de ces enjeux, il est très important que les gens soient formés aux outils et soient au fait de la législation en la matière», explique Tom Brahy, account manager chez SD Worx, qui travaille actuellement sur la création d’un nouvel outil pour une grande société de transport luxembourgeoise.

«Ils souhaitent mettre en place une application à destination de leurs chauffeurs, souvent amenés à traverser les trois frontières. Cette appli permettrait de mesurer précisément le temps passé par les chauffeurs dans chaque pays et ainsi d’avoir une répartition plus fine des heures réalisées au ­Luxembourg, en France ou en Allemagne», poursuit Tom Brahy. 

L’impact de la crise

La crise du Covid-19 a profondément changé nos habitudes de travail. De plus en plus d’entreprises ont en effet recours au télétravail, ce qui a un impact direct sur la fiscalité des employés, et principalement des frontaliers, soumis à des règles très strictes en la matière. «Depuis la généralisation du télétravail, nous avons de plus en plus de demandes de simulation de la part de grandes entreprises pour mesurer l’impact qu’engendrerait, par exemple, un jour de télétravail en plus par semaine en matière de fiscalité. Notre rôle, en plus de ­fournir les outils adéquats pour identifier les jours prestés sur le sol luxembourgeois, est d’informer les équipes en entreprise sur les différents impacts fiscaux que le télétravail aura pour chaque salarié», explique Gregory Pels. 

Autre conséquence de la crise du coronavirus, les entreprises ont pu mesurer leur dépendance à certains acteurs-clés au sein de leur structure. «Certaines sociétés se sont rendu compte que si leur RH tombait malade ou devait ­passer en télétravail, il y avait des risques réels de non-continuité du paiement des salaires. D’autre part, elles ont parfois constaté que les changements légaux par rapport au chômage étaient difficiles à suivre et à mettre en place. Certaines sociétés, en difficulté, ont pu compter sur SD Worx pour leur venir en aide. De notre côté, nous avons assuré nos services sans interruption et, grâce à nos juristes et experts IT, nous avons suivi les changements légaux efficacement et conseillé nos clients au mieux au vu de la situation», assure Gregory Pels. 

Pour être pertinente et rentable au sein d’une structure, l’automatisation de la gestion de paie nécessite un volume d’employés ­suffisant pour amortir le coût. «Toutefois, il existe des solutions adaptées aux PME. Nous proposons par exemple aux petites et moyennes entreprises notre solution Alicia, qui officie en tant que ‘mini SIRH’, et qui leur permet d’encoder quelques données RH par rapport au personnel (­numéros de contact d’urgence, liste des équipements, etc.), mais aussi de faire du reporting. C’est très apprécié», relève Gregory Pels. Si l’automatisation permet aux équipes des ressources humaines de gagner un temps précieux, Tom Brahy rappelle que l’humain garde un rôle central dans le processus. 

«D’une part, il reste des tâches manuelles à accomplir et, d’autre part, même s’il y a des importations et des exportations de données qui se font automatiquement, il est conseillé de vérifier les fichiers de part et d’autre. Même si la machine joue aujourd’hui un rôle important, il est nécessaire d’avoir une excellente hygiène de travail pour que le modèle soit efficace», rappelle ­l’account manager. Au-delà des enjeux fiscaux, l’automatisation de la gestion de paie permet en effet aux sociétés de posséder des données RH exhaustives et claires qui leur permettront de prendre les meilleures décisions possibles en matière de business, et donc d’être un véritable levier de performance stratégique.

Cet article a été rédigé pour le supplément Tax & L egal, paru le 16 décembre avec l’édition magazine de Paperjam du mois de janvier 2022.  

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