Les 180 salariés de Swiss Life au Luxembourg n’oublieront certainement pas le SMS reçu au petit matin du 15 juillet dernier leur demandant de ne pas se rendre à leur bureau de la Cloche d’Or et de télétravailler. En cause: le siège était inondé suite et ses pays voisins la nuit du 14 au 15 juillet.

«Il y avait un mètre d’eau dans le parking, et le transformateur électrique était complètement inondé», résume Mike Winants, office & facility manager chez Swiss Life. La constatation de l’ensemble des dégâts ne peut débuter qu’après trois jours, la durée nécessaire pour pomper l’eau qui a envahi le niveau inférieur de l’immeuble situé à la rue Eugène Ruppert, non loin des locaux d’Oberweis, qui – .

Un besoin de travailler en présentiel

Celles-ci surviennent dans un contexte particulier pour l’entreprise: elle avait mis fin au télétravail généralisé depuis la mi-2020, au profit d’une organisation alternant présentiel et distanciel. «On s’est rendu compte après le confinement qu’il y avait un besoin de travailler en équipe, et donc, en présentiel dans le bâtiment», illustre Johan Wyngaert, head of IT & organisation.

Le télétravail instauré le 15 juillet est donc temporaire, et très vite, l’entreprise se met à la recherche de nouveaux bureaux. «Nous n’étions pas les seuls dans cette situation: nous avions besoin de locaux disponibles de suite et adaptés, ne serait-ce qu’un minimum, à la manière de travailler de nos équipes, et de préférence à proximité de la Cloche d’Or, pour éviter à nos collaborateurs de gros changements», poursuit Mike Winants.

Après deux visites de locaux, la direction opte pour un emplacement dans la zone industrielle de Leudelange. Elle signe le contrat de bail le 27 juillet, le jour où certains salariés prennent déjà leurs quartiers dans cet espace de travail du fournisseur Regus.

Les leçons du confinement, puis celles des inondations

En pratique, chaque collaborateur dispose de tous les outils informatiques, puisque l’entreprise avait adopté le télétravail généralisé lors du premier confinement. Mais fin juillet, trois pièces manquent à ce puzzle express: un système de téléphonie complet, la possibilité de scanner tous les courriers entrants, et celle de faire des impressions sécurisées. «Cela nous a occupés quelques jours, mais hormis ces trois points, nous étions tout à fait opérationnels», résume Christophe Thierry, responsable des opérations IT et business continuity manager.

À l’exception de la téléphonie et du réseau local qui sont déployés en interne, la totalité des données IT de Swiss Life sont hébergées par un prestataire externe. «Le fait que ces services IT soient externalisés nous a aidés à gérer plus facilement la situation de crise», reconnaît Johan Wyngaert.

Swiss Life disposait déjà de plans de poursuite des activités (business continuity plan [BCP]), qui lui ont été utiles pour ces journées de juillet où l’impensable est arrivé – qui plus est dans un contexte d’organisation de travail alterné, de congés estivaux pour une partie des collaborateurs, couplé à l’imminence des pour les professionnels de la construction, dont l’intervention était nécessaire pour remettre en état les bâtiments de la Cloche d’Or.

Actuellement, Swiss Life occupe toujours 700m² au sein de l’immeuble Altitude à Leudelange. La localisation dispose de facilités en termes de parkings, et pour compenser la desserte moins étoffée des transports publics, la direction a mis en place des navettes de et vers le P+R Kockelscheuer.

Parmi les leçons tirées de ce déménagement express, nos interlocuteurs citent l’importance de la communication – aussi bien interne qu’externe –, mais aussi les ajustements aux plans de BCP, et enfin, l’adaptation à un nouvel environnement de travail.

Swiss Life devrait regagner ses murs initiaux au terme du premier trimestre de l’année prochaine, selon nos interlocuteurs.