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Vadémécum en cas d’inspection surprise



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David Alexandre et Olivier Reisch officient au sein du département Propriété intellectuelle et nouvelles technologies de DLA Piper à Luxembourg. (Photo: DLA Piper)

Comment faire face à une visite surprise de son entreprise par une autorité de surveillance ou judiciaire? Éléments de réponse avec DLA Piper, qui a organisé un séminaire à ce sujet au début du mois de juin.

Un sujet choc pour le premier séminaire d’une série concoctée par le cabinet d’avocats sous le nom de «Food for thoughts» – puisque le séminaire et son walking lunch se glissent à l’heure du déjeuner.

Que ce soit la Commission européenne dans le cadre d’une enquête sur une violation présumée en matière de concurrence ou bien la Commission nationale pour la protection des données souhaitant vérifier le respect des obligations mises en place par le RGPD, toute entreprise – et particulièrement celles de la place financière – peuvent être confrontées à un «dawn raid» (descente matinale).

C’est toujours une très bonne idée de coopérer, d’autant que vous risquez une sanction qui peut aller, pour la Commission européenne, jusqu’à 1% du chiffre d’affaires annuel.

Olivier Reisch,  partner ,  DLA Piper

Que faire si une équipe plus ou moins nombreuse sonne à la porte de votre entreprise de bon matin? «La première chose à faire est évidemment de lui autoriser l’accès à vos locaux», indique Olivier Reisch , partner chez DLA Piper. «C’est toujours une très bonne idée de coopérer, d’autant que vous risquez une sanction qui peut aller, pour la Commission européenne, jusqu’à 1% du chiffre d’affaires annuel.»

La clé reste la préparation en amont. Le personnel de réception doit savoir dans quelle pièce emmener la délégation pour qu’elle puisse travailler sans attirer l’attention des clients éventuellement attendus ce jour-là. En ayant préalablement vérifié l’identité et la fonction des enquêteurs, voire le mandat s’ils en ont un.

Le ou la réceptionniste doit également disposer d’une liste de personnes à contacter en urgence pour qu’elles se présentent le plus rapidement possible à la délégation – un senior executive, un collaborateur du département juridique, un autre de la communication. Un retard jugé excessif peut coûter cher: une entreprise dont les responsables avaient fait attendre des inspecteurs 40 minutes a dû ainsi payer une amende de 300.000 euros.

Un double débriefing à l’issue de l’inspection

Si la délégation requiert systématiquement le concours de l’IT manager pour avoir accès au système informatique, il est recommandé de mobiliser plusieurs collaborateurs prêts à répondre aux éventuelles questions et susceptibles de documenter toutes les demandes des enquêteurs. «Il est important de faire trois copies de chaque document demandé: une pour l’inspecteur, une pour l’entreprise et une pour les avocats» accompagnant l’entreprise. Celle-ci peut ainsi se faire une idée précise de ce que recherche la délégation.

Les collaborateurs doivent également intervenir si une pièce demandée par un enquêteur leur semble étrangère au périmètre d’investigation ou est protégée par le privilège du secret. Il s’agit alors de faire intervenir l’avocat de l’entreprise.

L’investigation pouvant durer plusieurs jours, il est primordial de placer les documents analysés dans une pièce mise sous scellés – et de ne pas rompre ceux-ci sous peine d’amende. E.ON a ainsi dû débourser 38 millions d’euros pour cette erreur grossière lors des investigations de la Commission européenne.

La mission des enquêteurs terminée, «il convient de réaliser un débriefing avec les inspecteurs: ont-ils terminé, quels documents ont-ils copié, peut-on communiquer à l’extérieur ou non?», énumère David Alexandre, senior associate chez DLA Piper. Un autre débriefing en interne permettra de faire le point sur l’inspection, de vérifier avec les avocats externes si un recours doit être mené contre la copie de documents entrant dans le périmètre du privilège avocat-client, de comparer les notes prises par les collaborateurs ayant suivi de près les inspecteurs. «Des notes factuelles», souligne Olivier Reisch, puisque les inspecteurs peuvent revenir quelques jours plus tard et les réclamer.