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Transformation et accélération de la performance

Transformation des modèles et compliance by design



Transformation des modèles et compliance by design TNP Luxembourg

Transformation des modèles et compliance by design TNP Luxembourg

Le coût et l’accroissement de la pression réglementaire combinés à l’accélération du changement incitent les acteurs à adopter une approche de «compliance by design», c’est-à-dire une mise en conformité intégrée plus systématiquement avec la transformation de leurs modèles métier et opérationnel.

Les réglementations se révèlent souvent complexes et onéreuses à mettre en œuvre. L’environnement normatif qui ne cesse de croître depuis des années, tant en termes de périmètre de domaines couverts qu’en profondeur des exigences, représente un défi majeur pour la plupart des acteurs. Ces évolutions mobilisent toujours plus de ressources humaines et financières, parfois aux dépens de changements métier pourtant essentiels. D’après une étude réalisée en 2019 par la Commission européenne, le coût de mise en conformité pour les acteurs des services financiers représente entre 5 et 7% des coûts d’exploitation. Les petites structures sont 10 fois plus impactées du fait de certains investissements incompressibles et pourtant essentiels pour exister («licence to operate»).

Le modus operandi de la mise en conformité «classique» s’articule encore trop souvent en silos, ne prenant en compte qu’une seule réglementation à la fois sans considérer un cadre réglementaire plus global, d’une part en se focalisant sur les évolutions purement liées à la mise en conformité et d’autre part en ignorant parfois les éléments métier qui pourraient être intégrés et porter une valeur différenciante. N’y aurait-il pas une optimisation possible au travers d’une approche plus globale?

Une démarche de conformité intégrée, ou compliance by design, permet de répondre aux défis de la pratique réglementaire en s’appuyant sur deux principaux piliers complémentaires:

1.     Prendre en compte les exigences réglementaires ab initio dans le cadre des programmes de transformation métier. Ce pilier prévient les divergences entre les projets métier et les initiatives réglementaires dès l’initiation de la transformation. Pour ce faire et réduire le risque de non-conformité, nous proposons de mobiliser systématiquement des représentants du juridique et de la compliance en plus des équipes métiers et des opérations pour travailler sur la refonte de parcours ou la définition de nouveaux cas d’usage dès les premières réflexions.

2.     Créer un cadre de référence pour coordonner et synchroniser les initiatives réglementaires entre elles et avec les autres projets métier. Le référentiel articulant le modèle opérationnel de l’entreprise au travers d’une cartographie des activités et des opérations, des interactions avec les partenaires externes, des applications et outils utilisés, fournit un cadre unique et partagé. Ce cadre permet:

·       d’isoler les zones d’impact des différentes réglementations et les adaptations nécessaires de l’organisation, des processus et des systèmes d’information;

·       d’identifier les dépendances et adhérences entre les projets réglementaires et avec les projets métier;

·       d’établir un plan de transformation cohérent intégrant dans une vision à plus long terme l’ensemble des évolutions souhaitées.

Pérenniser ce cadre au travers d’une gouvernance adéquate apparaît comme un élément-clé.  

À titre illustratif, un processus d’entrée en relation client efficace et conforme doit tenir compte de multiples exigences réglementaires parmi lesquelles la lutte contre le blanchiment (AML/FCT - KYC), MiFID II, RGPD, IDD et DAC6. Ce processus est par ailleurs critique pour le métier puisque point d’entrée de tout client. Il demeure essentiel, au-delà de la conformité, de garder à l’esprit l’objectif premier d’initier une relation commerciale pertinente et de confiance en évitant de multiplier les sollicitations «administratives» des clients. Une approche intégrée de compliance by design fait tout son sens dans ce contexte. Utiliser le référentiel structuré et partagé évoqué plus haut permet d’identifier plus facilement l’impact des diverses réglementations concernées et de les intégrer aux évolutions souhaitées pour améliorer l’expérience client et la qualité de services. Il est ainsi possible d’optimiser la mobilisation des efforts humains et financiers nécessaires au changement.

La prise en compte systématique des enjeux réglementaires dans la conduite du changement et l’intégration des perspectives métier dans les projets réglementaires participent de l’instauration d’une culture d’excellence opérationnelle dans la mise en conformité des organisations. Associant expérience client, efficacité opérationnelle et transformation culturelle à la mise en conformité, une telle approche contribue à améliorer la qualité à plus d’un titre. Mettre en place une cellule de veille réglementaire transverse disposant d’une maîtrise globale des exigences réglementaires et d’une compréhension des enjeux métier permet de synchroniser les initiatives de mise en conformité avec l’ensemble des projets menés pour l’entreprise. C’est un moyen de favoriser les synergies et mutualisations possibles et ainsi accélérer la transformation globale pour atteindre l’ensemble des objectifs et mieux répondre aux attentes des différentes parties prenantes – clients, employés, régulateur, entre autres.

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