«LA digitalisation», «LA transformation digitale», «LA transition numérique», «l’automatisation des processus robotisés» (APR), j’en passe, et des plus compliquées… sont des expressions auxquelles vous n’avez pas pu échapper, ces dernières années. Leur fréquence d’apparition s’est particulièrement accélérée depuis que le 16 mars 2020, face à la crise sanitaire, un confinement sans précédent s’est imposé.

Nous nous sommes tous adaptés, face aux contraintes qu’imposait l’endiguement de cette épidémie mondiale, stoïques, tout en travaillant, dans la mesure du possible, notre résilience.

Certaines structures et organisations ont continué à fonctionner en se réorganisant et en développant le télétravail: une adaptation rapide, car économiquement vitale.

Cette réorganisation a été réalisée et mise en place quasiment sans réflexion préalable compte tenu de la situation d’urgence: cela a été un véritable effet pit-stop en entreprises, un arrêt brutal. Si nous avions pu ajouter un temps préalable (même court) afin de structurer ces actions, les gains et l’efficacité en auraient été plus bénéfiques.

L’effet pit-stop en entreprise

Vous n’êtes pas fan de Formule 1?! Moi, non plus! Un amateur occasionnel, tout au plus, je dirais… mais ce n’est pas grave, je vous explique.

L’effet pit-stop est une action qui entraîne l’immobilisation du véhicule d’un pilote durant une course lorsqu’il passe – contraint et forcé – par son stand afin d’y changer les pneumatiques de son véhicule. J’ai écrit «contraint», car ce passage l’oblige à ralentir depuis l’entrée des stands, où l’attend toute l’équipe prête, parée et opérationnelle. S’ensuit un arrêt complet du coureur pour ensuite repartir au ralenti jusqu’à la sortie totale de la zone des stands.

Quel est le rapport avec l’entreprise? L’analogie est flagrante: le confinement a donc agi comme un pit-stop (ou stop and go) pour le monde du travail.

Indépendamment du lockdown historique vécu, les interactions externes non sollicitées dans le quotidien de nos organisations, de facto inattendues, que nous connaissons tous sont des pit-stops à répétition et en puissance: un appel téléphonique, la réception d’un e-mail, d’un SMS/MMS/WhatsApp…, une discussion Teams/Zoom/Google Meet…, un courrier recommandé. Nous lisons, répondons, réagissons. Et donc, cela nous ralentit dans ce que nous faisions.

Pour reprendre l’analogie F1 une dernière fois, imaginez maintenant qu’un pilote arrive sur un stand vide de personnel et qu’il doive quitter son véhicule et partir à la recherche des mécaniciens spécialisés: inimaginable, non? Pourtant, c’est que nous faisons presque toutes et tous au quotidien.

Ajoutez à cela que le numérique a insidieusement diminué notre faculté d’attente, la patience, en introduisant à la place la notion d’hyperréactivité dans notre quotidien: «le tout et tout de suite».

Le cocktail est complet: non seulement nous allons perdre une course, faute d’informations disponibles, mais qui plus est, nous allons perdre l’attention et l’intérêt de certains de nos spectateurs — nos clients en l’occurrence.

Nous perdons un temps précieux à rechercher des informations en étant totalement ou presque neutralisés.

La bonne information au bon moment est désormais indispensable, ni «trop» ni «pas assez», juste l’information utile et disponible à portée de clics: un système d’information, que vous soyez autoentrepreneur ou une PME/PMI, doit être en capacité de vous apporter cette fonctionnalité. C’est en cela que la digitalisation est profitable: elle vous apporte et vous rapporte!

Un gain de productivité de 50% à portée de clics

C’est mécanique, une nouvelle fois (et je ne parle plus de F1, promis)! Un système d’information est conçu à l’origine pour vous apporter de l’efficacité dans votre activité et le traitement des processus de votre organisation. Pour cela, sa structure doit être robuste, d’une part, et surtout COM-MU-NI-CAN-TE! En effet, si vous avez à saisir plus d’une fois la même information dans votre environnement numérique, digital…, via vos outils informatiques (smartphone, e-mail, traitement de texte, tableur ou encore outils de gestion/facturation/comptabilité…), vous avez un manque potentiel d’efficacité de 50% et plus: c’est MA-THÉ-MA-TIQUE.

Nous travaillons donc, la plupart du temps, à mi-temps (et même moins encore!) avec des outils mal adaptés et/ou mal paramétrés.

Quelques exemples, pour vous illustrer mon propos: votre téléphone affiche déjà le nom de son interlocuteur lorsqu’il vous appelle, non? Simple et efficace: on ne l’imaginerait plus autrement, de toute façon. Pourquoi ce même téléphone dit smart («intelligent», donc) ne pourrait-il pas vous afficher en même temps et très lisiblement le dossier/le contrat/l’affaire/le chantier… en bref, le deal en cours avec lui? Et, tant qu’à faire, son éventuel encours également (par les temps qui courent, ce sera une information encore plus capitale)?

Tout cela existe déjà, et une digitalisation efficace s’appuie sur ces deux principaux ingrédients:

un accès de toutes parts à vos outils numériques quotidiens et une disponibilité à la demande (et sans délai) des informations nécessaires à votre activité et à votre réactivité!