Dans ce contexte économique et sociétal inédit, les entreprises ont dû réagir rapidement. Il est d’ores et déjà possible de tirer quelques leçons pour faire en sorte de ne pas revivre un tel état de panique si une situation similaire venait à se représenter.
Les organisations peuvent ainsi déjà anticiper de potentielles situations d’interruption d’activité, en misant davantage sur la résilience et la virtualisation de leurs environnements de travail. Une réponse efficace, couplée à une limitation d’interruption des workflows, permet d’avoir une gestion répartie des projets et la capacité d’évoluer rapidement pour répondre aux demandes internes et externes volatiles.
La continuité des affaires reposera alors sur la mise en place d’actions pour éviter la baisse de la productivité, en mettant à disposition des employés des outils pour collaborer, exécuter et dialoguer avec les clients à distance et surtout contribuer à promouvoir de nouvelles façons de travailler au sein d’une culture d’entreprise plus dynamique.
La mise en œuvre du travail à distance nécessite de s’appuyer sur une réelle stratégie et politique d’entreprise.
Il convient d’abord de mettre en place un vrai Business Continuity Plan et non pas un Disaster Recovery Plan amélioré, qui peut servir «d’alibi» pour le régulateur, mais ne constitue qu’une vision à trop court terme. S’assurer de la disponibilité des hardwares et softwares, mais aussi des personnes, est une donnée essentielle, tout comme travailler sur l’adaptabilité et la flexibilité des lignes de production dans le cas des entreprises industrielles.
La mise en œuvre du travail à distance nécessite de s’appuyer sur une réelle stratégie et politique d’entreprise, élaborée en amont pour ne pas être pris au dépourvu. Bâtir une telle culture de nouvelles façons de travailler est une bonne façon de renforcer la résilience de l’organisation.
Cela passe, entre autres, par la conception d’espaces de travail physiques et virtuels facilitant une adaptation rapide à un changement. Mais aussi par la mise en place de méthodes de communication transparentes et intégrées, permettant, même lors d’événements perturbateurs, un partage des connaissances entre les équipes et, surtout, avec les clients.
Un autre point essentiel réside dans le volet cybersécurité, que d’aucuns ont parfois relégué au second plan compte tenu de toutes les autres urgences à gérer. Pourtant, les menaces se sont largement intensifiées ces dernières semaines: outre les menaces opportunistes directement liées au «business» autour du Covid-19 (sites frauduleux de vente d’équipement de protection, tentatives de phishing en tous genres…), la généralisation du télétravail a, mécaniquement, augmenté l’exposition des entreprises à ces risques.
La plupart des employés ne disposent pas d’équipements et/ou de protocoles permettant un haut degré de sécurité numérique. Cela facilite potentiellement l’accès de pirates aux réseaux des entreprises.
Les responsables informatiques doivent donc prendre des actions-clés pour gérer cette nouvelle donne et se préparer à des scénarios imprévus. Ils peuvent, en cela, être soutenus par la plate-forme gouvernementale Securitymadein.lu.
Il apparaît donc impératif de viser à automatiser un maximum de processus.
Dans le même temps, il est recommandé d’adopter une plate-forme cloud dont l’architecture permet la continuité des activités sans entraver les performances. Un tel environnement peut être proposé à grande échelle dans le monde entier, ce qui contribue à réduire davantage le risque d’interruption de travail.
Il est également indispensable de prescrire un minimum d’outils critiques de base pouvant être utilisés pour la gestion de projets, la collaboration et d’autres fonctions: des outils très faciles à utiliser dans le contexte d’un workflow bien défini.
Dans l’idée de pouvoir (re)lancer des projets dans l’urgence, il apparaît donc impératif de viser à automatiser un maximum de processus, mais sans se limiter à une réflexion à court terme, en réponse à cette urgence. Il faut déjà se projeter dans le moyen, voire long terme. Il est alors essentiel d’évaluer à la fois les possibilités de collaborations et partenariats locaux, mais aussi des «best practices» en incluant, autant que possible, la recherche et l’innovation pour identifier les points d’optimisation.
La demande de certaines industries étant au point mort, le moment est évidemment propice à des réflexions pouvant mener à de nouveaux usages pour les capacités de production existantes. Bien évidemment, les entreprises doivent rester vigilantes et se tenir prêtes à revenir, au fur et à mesure, à leur production de base.
C’est dans ce contexte qu’une plate-forme telle que le Luxembourg Digital Innovation Hub peut être un support efficace et pertinent pour les processus de digitalisation des entreprises industrielles, à la fois dans l’analyse technique et stratégique, et dans la mise en œuvre de solutions technologiques pérennes. Et ce, bien au-delà du seul contexte du Covid-19.