«Il y avait beaucoup d’administratif jusqu’ici. Tout ce papier, c’était parfois la mer à boire. Cette réforme va faciliter la tâche de tous les hôteliers», réagit le secrétaire de général de l’Horesca, , actuellement en pleine phase d’information auprès des professionnels du secteur.
À compter du 1er septembre 2025, les établissements d’hébergement du Luxembourg devront en effet adopter un nouveau système numérique de gestion des fiches d’hébergement. Fruit d’une loi de février dernier, cette obligation s’applique à l’ensemble des hôtels, campings, chambres d’hôtes, auberges de jeunesse, gîtes et autres hébergements à vocation touristique sis au Grand-Duché.
Portée par le ministère de l’Économie, la réforme vise à simplifier les démarches administratives, améliorer la qualité des statistiques touristiques et renforcer la sécurité publique.
Fin du papier
Jusqu’ici, chaque hébergeur devait faire remplir une fiche d’hébergement à ses clients, souvent à la main. À partir de septembre, ce processus sera entièrement digitalisé. Chaque personne âgée de 15 ans ou plus devra désormais remplir une fiche en ligne, soit avant son séjour via Guichet.lu, soit sur une application mobile dédiée au moment de l’arrivée.
Un système modulable
Pour les exploitants, plusieurs options sont possibles: utiliser la plateforme nationale développée par le gouvernement pour encoder les fiches; intégrer directement le système à leur logiciel hôtelier, via une interface de programmation; scanner les documents d’identité pour faciliter l’enregistrement et le pré-remplissage des fiches.
La saisie peut être effectuée par le client lui-même (via un QR code, un e-mail ou un lien direct) ou par le personnel d’accueil si nécessaire.
Des données mieux exploitées
Toutes les données sont centralisées dans une base nationale, sécurisée et consultable uniquement par les autorités compétentes. L’objectif: garantir des informations plus fiables, exploitables en temps réel à des fins de sécurité, mais aussi produire des statistiques touristiques plus fines, utiles aux pouvoirs publics.
«À l’avenir, nous aurons une vision plus détaillée de qui sont les touristes, et surtout de leur nombre véritable, car il faudra déclarer l’ensemble des voyageurs, même les enfants par exemple, ce qui auparavant n’était pas forcément le cas», précise Steve Martellini.
Les données collectées sont conservées pendant six mois, puis automatiquement supprimées, conformément à la législation sur la protection des données.
Des règles inchangées
Si les outils évoluent, les obligations légales des professionnels ne changent pas en revanche. Ils restent responsables de la vérification de l’identité des clients accueillis dans leur établissement, doivent s’assurer que chaque fiche est correctement complétée, datée et transmise, et sont tenus de s’assurer du respect des délais de déclaration.
L’outil en ligne fournit des alertes en cas d’anomalie ou de fiche manquante, afin d’éviter les oublis ou erreurs, fréquents dans les processus manuels.
Jusqu’à 2.000 euros d’aide
Une aide financière temporaire de l’État est proposée pour accompagner cette transition. Chaque établissement peut bénéficier d’une subvention unique allant jusqu’à 2.000 euros pour couvrir l’achat de matériel informatique, les logiciels nécessaires ou la formation du personnel.
Pour en bénéficier, il faut introduire une demande auprès du ministère de l’Économie via Guichet.lu avant le 1er octobre prochain. «Cela ne constitue toutefois pas un gros investissement. Quelques centaines d’euros pour l’achat d’une tablette ou d’un téléphone dédié, éventuellement des frais de développement informatique pour les professionnels qui en expriment le besoin, mais pas beaucoup plus», estime le secrétaire général de l’Horesca, .
Une réforme bien accueillie
Bref, la digitalisation de la fiche d’hébergement est globalement bien accueillie par les acteurs du secteur, qui y voient un gain de temps et une simplification des obligations administratives, en particulier dans les établissements à forte fréquentation ou sous-staffés.
La réforme s’inscrit dans la stratégie de digitalisation du secteur touristique luxembourgeois et marque un tournant vers une gestion plus moderne et centralisée des flux de visiteurs. Conclusion de Steve Martellini: «Cette nouvelle approche sera également bénéfique pour le client, qui pourra anticiper les démarches à faire depuis son domicile. À son arrivée sur place, l’installation sera plus rapide.»
Au 1er janvier 2024, le Luxembourg comptait un total de 318 établissements d’hébergement touristique. Soit 211 hôtels, offrant une capacité totale de 7.742 chambres, 69 terrains de camping, neuf auberges de jeunesse et 29 gîtes d’étape. Le secteur du tourisme représente environ 40.000 emplois.