Les entreprises font de plus en plus appel à un prestataire externe pour aménager leurs bureaux et être conseillées en la matière. «Ce ne sont pas seulement les banques, Big Four ou cabinets d’avocats de renom qui ont recours à nos services, témoigne ainsi Camille Lohbeck, administrateur délégué du groupe Bureau Moderne, qui réalise des projets d’aménagement intérieur pour bureaux. Nous servons une grande diversité de clients, des entreprises de tailles différentes et actives dans des secteurs variés.»

Une approche globale

Il faut dire que le marché du mobilier de bureau ne se limite plus aujourd’hui à la vente de tables, chaises et armoires de rangement. L’aménagement des espaces de bureau répond désormais à une approche globale. «L’espace est tout d’abord pensé en fonction du business de l’entreprise. Chaque société présente en effet des besoins différents selon ses activités», poursuit Camille Lohbeck.

Avant de choisir les meubles, il s’agit donc d’abord d’identifier la méthode de travail du client afin de déterminer les différentes zones qui devront être aménagées dans ses locaux: accueil, pièce d’attente, postes de travail, salle de conférence, zone dédiée à l’archivage, espace détente, etc. C’est seulement après avoir identifié et délimité ces espaces que le mobilier peut être positionné. Ici aussi, plusieurs éléments sont pris en compte. «On veillera par exemple à ne jamais placer un écran d’ordinateur face à une fenêtre, pour une question assez évidente de luminosité, illustre Camille Lohbeck. On sera également attentif au passage laissé entre les postes de travail et les armoires ainsi qu’entre les différentes zones de travail.»

Dans ce contexte, la plupart des entreprises se tournent vers un unique partenaire qui conçoit et met en œuvre un projet complet, clés en main, comprenant le mobilier, l’acoustique, la lumière, le multimédia, etc.

Plus que du simple mobilier

L’aménagement des bureaux et le choix du mobilier se voient aujourd’hui fortement influencés par les nouveaux modes de travail, qui se veulent de plus en plus agiles et flexibles. «Les entreprises proposent à leurs collaborateurs plus que de simples postes de travail, équipés d’une table et d’une chaise de bureau, commente l’administrateur délégué. Elles sont en effet de plus en plus nombreuses à déployer des zones de rencontre, de repos ou de brainstorming dans leurs locaux. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de bouger au sein de l’entreprise et de leur offrir des espaces de travail qui sont adaptés à leurs besoins du moment: se concentrer, se réunir, discuter, se détendre, créer.»

Si l’aménagement et le mobilier de bureau continuent donc à jouer un rôle fonctionnel avant tout, et qu’ils remplissent de plus en plus une fonction esthétique, ils participent également désormais à la construction de la culture de l’entreprise et intègrent une certaine dimension émotionnelle. «En offrant aux travailleurs des espaces de travail où ils se sentent bien, un peu comme chez eux, qui favorisent la rencontre et les discussions informelles, l’entreprise cherche à préserver, motiver et fidéliser ses talents.» Un défi de taille sur le marché de l’emploi luxembourgeois.

L’open space en force

Les espaces informels et conviviaux occupent ainsi une surface de plus en plus importante au sein des locaux de bureaux. D’un autre côté, les zones de pur travail sont, elles, réduites et les open spaces – qui permettent aussi, il ne faut pas l’oublier, de réduire la surface de bureaux nécessaire et donc le coût des loyers – tendent à devenir la norme. «On constate, dans certains domaines d’activité, que les postes de travail sont de moins en moins utilisés tout au long de la journée. Il est rare que tous les collaborateurs soient présents au bureau en même temps», explique Camille Lohbeck. Certains sont en clientèle, d’autres en réunion, d’autres encore effectuent du télétravail.

Revers de la médaille: des problèmes acoustiques peuvent survenir. «C’est un aspect difficile à prendre en compte, car très subjectif et dépendant de la sensibilité de chacun, estime Camille Lohbeck. Il faut bien sûr travailler sur des éléments techniques pour éviter les problèmes de son, en intégrant sur les murs, les sols et dans le mobilier les éléments et solutions adéquats, en fonction du volume des locaux et des matériaux utilisés. Parallèlement, il est essentiel d’intégrer des zones où les collaborateurs peuvent s’isoler, se retirer ou se concentrer pleinement lorsqu’ils en ont besoin. Mais il faut également se donner une certaine hygiène sociale, instaurer des règles dans l’open space pour ne pas déranger les autres, sinon cela devient vite insupportable.»

Inspiration maison

Côté mobilier, on voit se développer de plus en plus d’assises différentes. «On mixe les solutions et les niveaux: chaises classiques, sièges assis-debout, tabourets ajustables, ballons de yoga, poufs, etc. Les fauteuils et sofas sont aussi de plus en plus installés dans les espaces de travail, alors qu’ils étaient auparavant réservés aux zones d’accueil.» Parallèlement, une importance croissante est accordée à l’ergonomie du mobilier. Chaises, mais surtout tables ajustables en hauteur, afin de travailler debout, deviennent courantes. Le mobilier sur roulettes est également apprécié, car apportant une totale flexibilité.

Côté style, «la tendance est toujours à l’inspiration scandinave, même si celle-ci est en train de diminuer, analyse Camille Lohbeck. Les entreprises sont cependant toujours en quête d’ambiances chaleureuses, de teintes unies et claires.» Les postes de travail se veulent fonctionnels et sobres, de manière à pouvoir s’adapter à chaque personne qui l’occupe. L’accueil, les espaces de vie, les salles de réunion et les coins informels sont eux davantage travaillés, avec une grande attention portée aux couleurs et matériaux utilisés ainsi qu’à la décoration, afin de créer une atmosphère conviviale, proche de celle que l’on rencontre dans nos habitations.

Acheter ou louer?

À cet égard, le marché du mobilier de bureau au Luxembourg demeure très traditionnel. «La tendance est encore majoritairement à l’achat. Les entreprises veulent acquérir leur mobilier et le gardent généralement durant 10 à 15 ans, confie Camille Lohbeck. Mais il est vrai que l’on voit de plus en plus d’acteurs se tourner vers le leasing. Dans une telle démarche, le mobilier est renouvelé en principe tous les cinq ans.»

Choisir l’une ou l’autre option devra se faire en tenant compte de plusieurs critères: la situation financière de l’entreprise, les liquidités dont elle dispose, l’envergure du projet et le montant qui y est alloué ainsi que la philosophie de la société. En préférant le leasing et en renouvelant, son parc mobilier régulièrement, alors qu’un mobilier de qualité peut sans problème être utilisé pendant plus d’une décennie, se pose en effet indéniablement la question de l’impact environnemental d’une telle démarche. À l’heure où les entreprises ont un rôle essentiel à jouer en matière de développement durable, il faudra donc, avant de faire son choix, bien étudier la forme de leasing proposée et prendre en considération le destin réservé aux meubles au terme de la location.