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PME: externaliser la gestion RH avec le digital



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L'équipe de VISTIM et de Microtis se sont alliées pour proposer un service innovant de gestion RH externalisée. Photo : Microtis

Face à l’évolution des attentes des employés et des exigences réglementaires en matière de gestion du personnel, les PME sont souvent désemparées. L’externalisation de la gestion des RH, en s’appuyant sur les bons outils informatiques, doit permettre de les soulager… et de gagner en efficacité.

Au cœur d’une PME, la gestion des ressources humaines est souvent directement assumée par le dirigeant, qui par ailleurs a bien d’autres choses à gérer. « Qu’elle soit petite ou grande, toute entreprise doit faire face à des contraintes réglementaires de plus en plus nombreuses en matière de gestion du personnel. Chacune doit aussi parvenir à mieux attirer les talents, veiller au bien-être de chaque employé, fidéliser son personnel, explique Virginie Boyard, Executive Director au sein de la société VISTIM . Le problème est que les PME n’ont pas toujours les moyens de se doter d’un service RH suffisamment sophistiqué pour répondre à toutes ces nouvelles exigences et attentes. Les assistants administratifs ou le secrétariat, à qui l’on confie souvent ces fonctions liées à la gestion des ressources humaines, n’ont pas nécessairement les compétences adéquates. »

Externaliser la gestion des ressources humaines

Conscient de ces enjeux, VISTIM a souhaité développer un service d’externalisation de la gestion des ressources humaines, ‘HrO’, en s’appuyant sur les possibilités désormais offertes par la technologie. « Les outils numériques, en permettant un traitement automatisé des données RH, offrent la possibilité à un expert à distance d’accompagner un grand nombre d’entreprises », poursuit Virginie Boyard. Dans cette perspective, VISTIM s’est rapproché de Microtis et de ses experts en transformation digitale de la fonction RH. « La volonté a été de rendre accessibles les fonctionnalités de leur solution informatique RH , Gesper, spécifiquement dédiée au marché luxembourgeois, à travers une plateforme multi-entreprises. »

La technologie pour supporter les processus RH

L’outil permet de mieux structurer la gestion des ressources humaines à l’échelle d’une PME. Au départ d’une base de données unique et centralisée, il permet une harmonisation du traitement de l’information. « Une base de données unique a pour premier avantage de garantir une meilleure maîtrise de l’information et permet de répondre aux nouvelles exigences imposées par le Règlement Général de Protection des Données (RGPD). L’information n’est pas dupliquée et est mieux protégée », précise Virginie Boyard.

Toutes ces données peuvent ensuite être traitées à travers des processus automatisés. L’employé n’a plus besoin de demander son solde de congés au dirigeant de l’entreprise ou à une assistante. Il y accède directement en se connectant à un portail RH . Là, il peut aussi trouver toutes les informations le concernant : ses fiches de salaires , son contrat ou encore le planning de son équipe. « Chaque employé dispose, à portée de main, de toute l’information qui le concerne quand il en a besoin…, assure Virginie Boyard. De nombreux autres processus RH peuvent être automatisés. Un employé aura par exemple la possibilité d’effectuer une demande de congé directement avec l’ outil RH . Le dirigeant ou manager est automatiquement notifié et invité à valider la demande. De cette manière, on peut considérablement réduire le nombre de requêtes et d’opérations qui incombent à celui qui a habituellement la charge de la gestion RH. »

Mutualiser les compétences RH

L’approche développée par VISTIM s’étend au-delà de la mise à disposition d’un outil informatique. La technologie, dans ce contexte, permet justement la mutualisation de compétences RH, portées par des experts de chair et d’os, capables de suivre plusieurs entreprises et de mieux les conseiller. « À distance, nous disposons d’une vue globale sur les besoins RH de l’entreprise. Nous pouvons veiller en permanence à ce que l’ensemble de nos clients répondent bien aux obligations qui lui incombent, assure la directrice. À partir de là, nous pouvons plus facilement échanger avec les dirigeants, répondre à leurs questions, exactement comme le ferait un responsable RH en interne. Les employés peuvent aussi entrer en contact avec nous pour obtenir une information. Nous devenons le référent pour l’ensemble des besoins RH de l’entreprise. »

Faciliter l’accès à un conseil RH stratégique

Au-delà des opérations courantes, sur des besoins plus ponctuels ou des projets de transformation plus importants, chaque entreprise pourra s’appuyer sur des compétences en gestion des ressources humaines aguerries, qu’elle n’aurait pas les moyens de s’offrir seule. « Notre position, au service de nombreuses entreprises, nous permet aussi de mieux conseiller nos clients sur les bonnes pratiques mises en place au niveau du marché et d’orienter leur politique RH pour mieux servir leurs objectifs », ajoute encore Virginie Boyard.

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