La nécessité d’un traitement efficace n’a jamais été aussi attendue. La quête d’automatisation de l’industrie des services financiers n’est pas un luxe, mais une nécessité pour prospérer dans un environnement de plus en plus concurrentiel. La rationalisation de l’intégration numérique des clients, leur capacité à être autonomes, à initier des ordres et à communiquer ou interagir via des canaux numériques sont devenues des priorités et accaparent une grande partie des financements.

Cependant, lors de la conférence OPTIC 2023 de l’AFME à Bruxelles, un impressionnant 50% des votes des participants a désigné l’automatisation des OST comme domaine ayant le plus besoin d’investissements, le rapprochement/règlement recueillant 39% des voix, et la lutte contre le blanchiment d’argent (AML/KYC) n’arrivant qu’en troisième position. Il est clair que le sujet a gagné en importance, puisque l’International Securities Services Association (ISSA) et #theValueExchange mènent depuis une enquête à l’échelle de l’industrie pour explorer les défis à relever pour atteindre l’automatisation dans le traitement des OST.

Une organisation de services financiers peut être comparée à un sport d’équipe. Les joueurs très bien payés qui marquent pour l’équipe attirent l’attention et les financements, car sans eux, l’équipe ne serait pas en position de gagner. Cependant, sans un milieu de terrain innovant pour livrer le ballon à l’attaque, et une défense solide pour contenir l’adversaire, peu importe l’efficacité ou la performance de la ligne d’attaque. Sans le ballon, il est impossible de marquer.

Dans de nombreuses entreprises, le traitement des OST reste l’un des départements les plus manuels, inefficaces et, par conséquent, coûteux et sujet aux erreurs. Résoudre ces problèmes nécessite deux composantes fondamentales:

– Un système central doté d’une capacité intégrée puissante de traitement automatisé des OST.

– Des données de haute qualité, en temps voulu, dans un format standardisé et lisible

Des informations de qualité sur les évènements sur titres dans un format de données structuré sont largement disponibles et s’améliorent constamment, même si de multiples sources sont nécessaires pour obtenir un fichier référence «golden copy» qui servira de base au traitement ultérieur.

La priorité pour les institutions est de mettre en œuvre un système central avec un traitement intégré et dynamique des OST pour soutenir leurs activités dépositaires. Ainsi les flux opérationnels pourront être automatisés et rationalisés afin d’optimiser la gestion des évènements et la mise en place des fonctions essentielles, par exemple:

– Échange de messages SWIFT avec les contreparties en mode STP complet;

– Gestion des instructions par défaut pour les évènements non obligatoires;

– Gestion automatisée des sursouscriptions;

– Alertes ponctuelles lorsque des actions doivent être prises;

– Gestion des exigences comptables spécifiques ou des restrictions avec une comptabilisation entièrement automatisée.

Les évènements liés aux OST doivent être automatiquement créés selon des critères et conditions définis, tandis que les utilisateurs doivent pouvoir naviguer facilement de l’administration de l’évènement à l’évènement lui-même. Parmi les autres fonctionnalités clés favorisant l’automatisation et l’efficacité, on trouve la flexibilité dans la gestion des instructions, qui peuvent être spécifiques aux clients dans le cas d’évènements optionnels, ainsi que des instructions par défaut prédéfinies pour chaque type d’évènement volontaire, en cas de non-réception d’instructions avant une échéance.

En effet, le traitement automatisé de bout en bout (STP) doit être personnalisable pour chaque évènement d’OST:

– Définition des sources de données pertinentes pour chaque type d’évènement et association automatique avec les produits et évènements appropriés;

– Génération du fichier «golden copy» à utiliser, grâce à une correspondance automatisée, avec des alertes et notifications générées en cas de divergences ou de données incomplètes, afin d’optimiser la gestion des exceptions;

– Définition des niveaux souhaités de STP où, par exemple, les évènements plus simples peuvent être hautement automatisés, tandis que les évènements plus complexes peuvent nécessiter une intervention ou une supervision humaine;

– Alertes générées pour notifier les ressources appropriées, par exemple lorsque des instructions manquent ou qu’une échéance approche, afin de déclencher l’action requise.

L’efficacité peut également être considérablement accrue lorsque les communications avec les dépositaires globaux et sous-dépositaires sont intégrées de manière transparente dans un système central moderne, garantissant la cohérence des données et une automatisation complète, non seulement pour la notification d’évènements, mais aussi pour la gestion des instructions, ainsi que pour la réconciliation des avoirs. 

L’investissement dans l’automatisation des OST peut jouer et jouera un rôle crucial dans la résolution des défis auxquels sont confrontés, non seulement des institutions spécifiques, mais également l’industrie dans son ensemble:

– Réduction des risques opérationnels/erreurs de traitement/pertes 

– Amélioration de la productivité du personnel 

– Réduction des coûts d’exploitation 

– Amélioration du service à la clientèle et des niveaux de satisfaction 

Avec le milieu de terrain et la défense fonctionnant à efficacité optimale, le front-office aura encore plus d’opportunités de marquer, et les marges bénéficiaires seront d’autant plus importantes à chaque fois qu’ils le feront!

– Regional Sales Manager chez ERI, Membre de l’IAP (Institution des Analystes et Programmeurs)

ERI est le fournisseur d’, plateforme technologique offrant des niveaux d’innovation primés à maintes reprises à l’international. OLYMPIC Banking System propose une automatisation en temps réel du traitement des opérations de valeurs mobilières et des opérations sur titres, dans le respect des règlementations.