Les cadres passeraient en moyenne près d’un mois par an en réunion chez nos voisins français. Si ces estimations du baromètre Wisembly/IFOP 2016 ne prennent pas en compte les secteurs d’activité, une chose est sûre: que ce soit dans l’industrie ou la finance, les réunions sont un passage obligé pour le fonctionnement d’une organisation.
Mais comment être certain qu’elles soient productives? Cette question, tous les managers d’équipe se la posent, et plus particulièrement avant chaque weekly meeting, ce rendez-vous essentiel pour clôturer la semaine passée et préparer celle qui s’annonce.
Entre monologue ennuyeux et dialogue de sourds, le juste milieu existe. Mais il faut savoir suivre quelques règles de base. «Une réunion n’est pas une épreuve d’endurance, rappelle à Paperjam Vincent Frey, professeur consultant à la Kedge Business School. Il faut savoir la limiter à moins d’une heure et ne pas la prévoir après 18h pour espérer avoir l’attention de tous.»
Autre aspect important: la préparation. Pour être constructifs, les points qui seront discutés doivent être envoyés à l’avance par le manager et rappelés brièvement au début du meeting. «À partir de là, il ne faut pas trop vouloir diriger le débat. Même s’il peut paraître un peu chaotique, des échanges fluides et spontanés seront plus intéressants que des réponses toutes faites», ajoute Vincent Frey.
Instaurer une atmosphère de confiance
Se muer en procureur et tenter de savoir qui est responsable de tel ou tel couac est par ailleurs contre-indiqué. Le manager doit plutôt instaurer une atmosphère de confiance pour ne pas braquer les membres de son équipe, soit contre lui, soit entre eux. «Mieux vaut chercher des solutions, identifier ce qui est améliorable et s’accorder sur de nouvelles méthodes», complète Vincent Frey.
«Tout le monde a compris? Il n’y a pas de question?» Toutes les réunions ont une fin et pour qu’elles ne servent pas à rien, il faut savoir les clôturer méthodiquement. Des conclusions doivent être clairement énoncées et des délais bien précis convenus pour les actions qui seront prises.
«Ne fermez donc pas le ban sans avoir résolu ces quatre points-clés: que décide-t-on?, qui fait quoi?, comment s’organise-t-on?, dans quels délais?», précise Vincent Frey. Et pour les plus appliqués, un compte-rendu peut être rédigé et envoyé à l’ensemble des participants.
Il ne s’agit là que de conseils qui pourront être adaptés au style de chacun. Mais il ne faut pas oublier que les compétences de manager ne sont pas innées. Le portail de la formation continue lifelong-learning.lu propose d’ailleurs sept formations différentes pour «conduire des réunions efficaces».