Les trois finalistes de l’édition 2008-2009 du concours «Ultimate Makeover» lancé par Microsoft sont connus depuis la semaine dernière. Automatisation, productivité et sécurité ont rythmé les sept mois de la saison II de ce programme, autour de la plate-forme Internet www.ultimatemakeover.lu dédiée aux PME désireuses de repenser leur infrastructure IT afin de gagner en efficacité et d'améliorer leur compétitivité. C’est le point commun des trois sociétés finalement désignées par le jury pour l’ultime étape de ce concours. A la clef: une remise à niveau du parc informatique, mais aussi un réaménagement des espaces de travail et un rééquipement en mobilier. Le tout pour un montant maximum de 100.000 euros.

Cette ultime étape se passe désormais sur Internet, puisque l’entreprise gagnante sera celle qui aura récolté le plus de suffrages sur le site www.ultimatemakeover.lu, où les internautes peuvent consulter leurs profils… mais aussi toute une série d’informations quant à l’évolution du secteur, aux solutions IT existantes et adaptées aux PME, ainsi que des témoignages, des forums d’échange, des enquêtes, etc. A vos souris, donc! Le vote en ligne se clôturera le 28 juin.

Flashdance: les mêmes données, où que l’on soit

Romain Philipp est le directeur de Flashdance, centre de danse et de mouvement. Créée en 1995, cette école s’est, en une dizaine d’années, rapidement développée. La PME, à ses prémices, accueillait quelques dizaines d’élèves pour quelques cours. Aujourd’hui, ils sont plus de 5.000 à fréquenter la structure. Un chiffre qui exige une gestion des données, des inscriptions et des horaires des plus rigoureuse. Pour y parvenir, Flashdance s’était déjà dotée d’un outil CRM de gestion des relations, venu tout droit des Etats-Unis. «L’occasion nous a été donnée de moderniser notre système informatique. Nous avons mis en place un système qui nous permet de gérer, de manière automatique, les inscriptions à partir de notre site Internet, les horaires, et qui permet aux clients de faire leurs achats de matériel et accessoires de danse en ligne, etc., explique Romain Philipp. Toutefois, l’utilisation de cet outil peut aujourd’hui encore être optimalisée et nos performances, grâce à l’informatique, améliorées.» C’est dans cette optique que le directeur a inscrit sa PME dans le programme Ultimate Makeover.

Aujourd’hui, l’école ne dispose pas d’un réseau unifié. Le budget qu’elle a consacré à l’amélioration de sa structure n’a pas permis de rénover le parc informatique dans son ensemble. Les machines ne sont pas forcément adaptées et des problèmes de compatibilité entre les différentes versions des outils bureautiques causent des pertes de temps non négligeables. Par ailleurs, l’école ne dispose que d’une licence pour son outil de gestion des relations clients. «Aujourd’hui, nous voudrions mettre en place un réseau unifié autour d’un serveur central, explique le directeur. Nous donnons beaucoup de cours à l’extérieur, dans des associations et des entreprises. Un serveur central pourrait accueillir une librairie de morceaux musicaux à laquelle les professeurs pourraient accéder de partout. En temps réel aussi, ils pourraient bénéficier d’informations essentielles, où qu’ils soient, comme le nombre de participants au cours, les absences annoncées, etc.»

Un serveur central permettra à l’école, outre d’améliorer sa connectivité, de disposer de données partagées et uniformisées. Disposer des mêmes données, sur l’ensemble des machines, ou encore d’un programme de comptabilité automatisé, permettrait à l’école de danse, ses collaborateurs, son directeur de travailler plus efficacement, d’éviter de perdre du temps dans le traitement de certaines données. Le client devrait, lui aussi, s’y retrouver. Puisque l’objectif est encore d’améliorer le confort des pratiquants, via le site web.

Global Line: automatiser pour se simplifier la vie

Léa Bloch est une créatrice de bijoux. Depuis sa petite boutique, installée depuis 2005 au cœur du Grund à Luxembourg, elle développe, via la société Global Line, sa propre marque «Léa - Color your charm». Des créations qu’elle vend sur le territoire grand-ducal et, depuis 2008, à l’étranger. «Nous vendons nos bijoux sur place ou dans d’autres boutiques qui font de la revente, explique-t-elle. Nous disposons aussi d’un site Internet, à partir duquel nous faisons un peu d’e-commerce, mais qui nous sert avant tout de vitrine.»

Comme beaucoup de PME en plein développement, celle de Léa Bloch se trouve à une étape charnière: déjà trop grande pour continuer à travailler de manière artisanale, mais encore trop petite pour investir dans des infrastructures coûteuses ou du personnel supplémentaire. D’où la nécessité de repenser sa manière de travailler afin d’assurer la croissance. «Nous devons faire face à une charge de travail grandissante, explique-t-elle, et nous ressentons des difficultés dans la gestion et l’organisation du travail, de nos démarches commerciales et de notre communication.»

Des points sensibles, dans la manière actuelle de fonctionner de la société, ont pu être détectés. Aujourd’hui, par exemple, l’entreprise travaille avec plusieurs bases de données distinctes rassemblant les clients, les fournisseurs et les distributeurs. D’autre part, aucun processus ne permet de réaliser des sauvegardes systématiques. Une panne pourrait rapidement rendre indisponible une partie des données pourtant essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce contexte, Léa Bloch espère trouver dans l’IT les solutions pour optimaliser les performances de l’équipe en place. «Nous cherchons tout simplement à améliorer notre façon de travailler, à être, ensemble, plus efficaces. Aujourd’hui, nous ressentons le besoin d’investir dans d’autres aspects du métier, autres que ceux directement utiles à notre activité première. Cela passe par des outils qui peuvent simplement nous permettre d’améliorer la gestion quotidienne, explique la créatrice. Il s’agit de mieux rationaliser notre travail, de formaliser de nouveaux processus qui nous permettront d’être plus efficaces.»

Elle espère, à terme, pouvoir mettre en place ces processus indispensables pour mieux gérer le suivi des commandes, la gestion des stocks chez les revendeurs, des matières premières, pour assurer la protection des données. «Nous pouvons vraiment nous simplifier la vie en automatisant de nombreuses tâches et en travaillant à partir de bases de données uniformisées et centralisées.»

SP Concept: ne plus se laisser empoisonner

Depuis leur bureau d’études établi à Remich depuis 2004, Serge Philippart et son épouse Anne-Lise conçoivent des espaces de restauration, des cuisines professionnelles, self-service, restaurant ou bar. SP Concept, petit bureau d’architectes, composé de deux anciens professionnels du secteur horeca, était à la recherche d’une meilleure information quant aux solutions pouvant être apportées aux PME. Il a alors découvert le programme Ultimate Makeover. «Si nous disposons de bons outils informatiques directement liés à notre métier, certaines difficultés sont perceptibles au niveau, par exemple, de nos communications et de nos réseaux, explique Serge Philippart. On maîtrise notre métier, mais pas toutes les solutions qui pourraient nous permettre d’améliorer notre travail quotidien. C’est la raison pour laquelle un support et des conseils quant aux solutions existantes sont les bienvenus.»

Serge Philippart est donc bien conscient qu’il serait utile, aujourd’hui, de mettre de nouveaux processus en place. Un exemple? Un simple système de back-up automatique. «Si nous sauvegardons nos travaux sur des disques durs externes, nous ne le faisons que de manière peu régulière. Faire un back-up tous les quinze jours, c’est à chaque fois s’exposer au risque de perdre deux semaines de travail au cas où un problème surviendrait, ce qui pourrait effectivement s’avérer catastrophique. De même, pour nous qui sommes des concepteurs et non des revendeurs, le temps est précieux. Une demi-journée passée à rechercher des données ou essayer de résoudre des problèmes informatiques est une demi-journée improductive.»

SP Concept cherche par ailleurs à améliorer son réseau et souhaiterait développer une solution sécurisée pour pouvoir accéder à ses données en tout temps et en tous lieux. Actif sur le Grand-Duché, la Belgique et la France, le couple précise ne pas avoir de limite géographique pour travailler. Pour une telle entreprise spécialisée, travailler sur un territoire étendu est sans doute essentiel. Cela implique toutefois d’être mobile. «En déplacement, nous avons besoin de pouvoir récupérer ou transférer des dossiers, des plans, des documents de travail, explique M. Philippart. Or, même équipés, nous nous trouvons très vite confrontés à des choses parfois incompréhensibles. Il serait bien de pouvoir désormais mieux gérer ces choses qui nous empoisonnent la vie.»