Attendue de pied ferme depuis près de huit ans, la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique change complètement le contexte de travail des professionnels de la dématérialisation et du stockage. Parmi les changements notoires apportés à la précédente loi du 22 décembre 1986, on assiste à un renversement de la charge de la preuve. En d’autres termes, un document numérique sera désormais présumé aussi valide qu’une preuve écrite lors d’un litige.
«Aujourd’hui, tout le monde est concerné par l’archivage. La nouvelle loi change complètement la donne et clarifie de nombreux points», introduit Jean Racine, chief business development officer de Labgroup. «Outre la présomption de conformité, elle donne naissance à deux métiers inspirés du statut PSF: le prestataire de services de dématérialisation, qui scannera les documents, et le prestataire de services de conservation, qui se chargera du stockage de longue durée. Ces deux statuts offrent tous deux de solides garanties de fiabilité et d’intégrité de l’information. C’est un atout énorme pour la Place.» Précurseur en la matière, l’État luxembourgeois est le premier pays européen à produire une telle législation, marquant une étape de plus dans son souhait de faire du pays un hub ICT.
Nouvel eldorado
Pour tirer parti de ce nouveau cadre de travail florissant, Labgroup, société elle-même candidate PSDC de conservation, et NG Partners/Xerox, tous deux dotés d’un fort ancrage luxembourgeois, viennent d’annoncer une collaboration renforcée. Et Eric Ludaescher, sales manager de NG Partners, de constater: «Jusqu’à la promulgation de la loi, de nombreux clients étaient frileux en matière d’archivage électronique. Ils voulaient d’abord connaître les attentes et les contraintes prévues par le législateur avant de se lancer. Notre approche est avant tout pragmatique. Tout le but de notre partenariat est de leur offrir une solution globale et pérenne et de les aider à embrasser le potentiel du numérique. Nous voulons les aider à mettre en place de vraies politiques d’archivage.»
Ensemble, les deux partenaires proposeront quatre types d’options dotées de diverses fonctionnalités couvrant tout le cycle de vie de la gestion documentaire. Dotée d’une tarification à l’utilisation, elles permettront notamment de scanner des documents, de les traiter numériquement, de les classer, de transférer automatiquement et en toute sécurité leurs copies numériques chez Labgroup pour ensuite être conservées à long terme. «Un PSDC est comme une banque qui stocke de l’information, des bytes et des bites. Les clients sont tous assurés de récupérer 100% de leurs avoirs quand ils veulent. La réversibilité et l’ouverture des formats sont totalement garanties», ajoute Jean Racine.
Secteur à normer
Pour les deux partenaires, les bénéfices qu’on peut attendre du mariage peuvent être nombreux: un gain de temps dans la recherche de l’information, une meilleure productivité, ou encore une compliance de meilleure qualité. «NG Partners amène son expertise en matière de gestion et stockage documentaires. De son côté, Labgroup apporte à la corbeille sa connaissance des clients et du marché, ainsi que ses solutions de gestion électronique. Nos deux expertises se complètent», affirme Eric Ludaescher.
D’application trois mois après sa publication au moniteur, la loi du 25 juillet sera en vigueur dès le début du mois de novembre. «En clientèle à l’étranger, on joue souvent le rôle d’ambassadeur de la Place. On ressent un grand intérêt pour le cadre légal conçu par l’État luxembourgeois», soutient encore Jean Racine. L’Olas, organisme national chargé de l’accréditation, devra encore sélectionner et nommer des certificateurs professionnels pour démarrer l’attribution des nouveaux statuts. C’est l’Ilnas qui devrait, ensuite, se charger de la surveillance du secteur. Sur le plan législatif, autre avancée, le règlement 910/2014 qui sera d’application le 1er juillet 2016, s’inscrira dans la même lignée que la loi luxembourgeoise en matière de charge de la preuve.