ENTREPRISES & STRATÉGIES

Éducation digitale

Services académiques à numériser



cc_numen.jpg

Tous les dossiers étudiants de l’Uni depuis la rentrée 2006 ont été numérisés. L’objectif: un accès illimité aux documents. (Photo: CC Numen Europe)

Engagée dans un vaste projet de digitalisation depuis 2008, l’Uni veut doper l’efficacité de ses processus. Le chantier central est la numérisation des dossiers étudiants, étape vers la création d’un «one-stop shop» pour toutes les démarches. Numen et Labgroup, ses partenaires technologiques, lui assurent un niveau de qualité «PSDC», une première au Grand-Duché.

Née en 2003, l’Université du Luxembourg s’est d’emblée conçue comme une institution digitale, moderne et orientée «technologies». Dès 2008, elle a entamé une réflexion autour de l’efficacité de ses processus. La première étape fut la mise en place d’un nouveau système de gestion comptable et financière. «La question de savoir s’il fallait numériser l’ensemble de nos archives ou démarrer l’exercice par un projet précis s’est ensuite posée», se rappelle Eric Tschirhart, vice-recteur académique à l’Uni. «Les volumes de documents ‘étudiants’ étaient alors plus importants. En les numérisant, on améliorait à la fois l’encadrement de nos inscrits et on facilitait la tâche de nos collaborateurs. C’est ce qui l’a emporté.»

Il n’y aura à présent plus de limite à l’accès aux documents. 

David Gray, general manager de Numen Europe

L’Université a déjà numérisé les dossiers de toutes les années universitaires depuis 2006-2007, soit l’équivalent de 20.000 dossiers pour chaque rentrée. Grâce à ce système, les inscrits, comme les jeunes actifs fraîchement diplômés, pourront accéder à leurs relevés de notes, leurs copies de diplômes ou encore attestations d’inscription en ligne et de n’importe où. «Le but est de créer un ‘one-stop shop’ pour nos 6.172 étudiants afin qu’ils puissent avoir accès à toutes leurs données à la demande et depuis une plateforme unique», explique le vice-recteur académique. «Une grande partie de nos étudiants vient de l’étranger – nous avons 115 nationalités représentées –, c’est d’autant plus confortable pour eux. Dans 50 ans, ils pourront encore retrouver tous leurs attestations et diplômes en quelques clics. Le moteur du projet est de leur faciliter la vie. Ce sont eux nos clients finaux. C’est un progrès immense et une étape-clé dans notre transformation digitale.»

Gage de qualité

C’est le duo Numen-Labgroup, déjà partenaires de l’Uni depuis trois ans, qui se charge de la numérisation et de la conservation des dossiers. «Un des problèmes soulevés par l’Université lors de nos échanges préalables était la conservation des documents à très long terme», soutient David Gray, general manager chez Numen Europe. «Il n’y aura à présent plus de limite à leur accès.»

Pour la première fois au Luxembourg, le niveau de qualité délivré par les deux partenaires peut être assimilé à celui exigé par le récent statut de prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC) créé par la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique, venue réformer celle du 22 décembre 1986.

Nous sommes ‘PSDC-ready’, c’est un gage de sécurité inédit.

Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup

Cette nouvelle famille de professionnels du secteur financier (PSF) assure un niveau de protection et d’intégrité des documents maximal. Si on attend encore le choix d’un «auditeur» externe qui contrôlerait les procédures mises en place en vue de l’obtention du label, les exigences de qualité de service sont connues de longue date. «Nous sommes ‘PSDC-ready’», indique Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup. «C’est un gage de sécurité inédit. L’Uni est pionnière en étant la première organisation à faire ce choix. Ses dossiers seront forcément intacts dans 40 ou 50 ans, la durée moyenne dans ce type de contrat.»

Numen et Labgroup, qui se sont associés en vue d’obtenir le fameux statut, ont également contribué à la réussite du déménagement dans l’ancien bassin industriel de Belval. «Nous avons préparé 320 mètres linéaires d’archives à transvaser sur le nouveau site. Cela a été du travail de précision», partage encore Jean Racine. Chaque mètre linéaire compte en général 5.000 pages.   

Transformer l’Uni

En digitalisant une partie de ses archives, l’Uni a aussi modifié l’environnement de travail de son personnel administratif. Formations dispensées par Numen et change management ont été nécessaires en amont pour accompagner la transition requise. «C’est un effort qui doit être continu», conseille Jean Racine. «Il ne faut surtout pas provoquer un big bang, mais accompagner les utilisateurs en douceur dans les nouvelles procédures.» 

Le grand challenge était de développer une approche «client» dans toutes les équipes. Ensuite, autre prérequis: pouvoir accéder aux enregistrements académiques rapidement et en étant sûr de l’intégrité des documents pour garantir la qualité des processus de gestion étudiante. «Le premier point d’attention a été de faire comprendre la nécessité d’avoir des dossiers bien préparés à la fois par les étudiants (exhaustivité des documents demandés), mais aussi par nos collaborateurs lors de la numérisation, en introduisant une véritable approche qualité, afin de garantir l’exploitation présente et future des dossiers numérisés», cadre Eric Tschirhart. «Depuis lors, tout l’aspect de transferts de document ou de gestion du courrier est éliminé. Pousser du papier offre peu de valeur à nos collaborateurs. Le succès du projet, rendu possible grâce à une excellente collaboration interne entre les services, donne de l’air à nos équipes.»

Parmi ces étapes-clés, l’indexation est réalisée à l’Uni et la numérisation est assurée par Numen, avec livraison des dossiers au niveau des chaînes de scanning et genèse des images électroniques. L’ensemble de chaque dossier est indexé et numérisé.

Associé à un portail en ligne, le projet devrait permettre d’augmenter l’attractivité de l’Uni. «In fine, nous voulons nous passer de papier dans toutes nos communications», partage encore Eric Tschirhart. «Nos étudiants ont une vingtaine d’années. Ils vivent dans un monde très différent et ont l’habitude d’interagir de manière électronique. Nous essayons de nous adapter à leur mode de fonctionnement. La location de salles, par exemple, peut déjà se faire sur tablette ou smartphone. Nous voulons leur offrir un maximum de confort en toute sécurité.»

Servir les étudiants

Autre étape répondant à la même logique: une nouvelle carte d’étudiant attendue pour le semestre prochain et donnant accès à différents services. Le vice-recteur académique poursuit: «Son rôle sera multiple: prouver l’inscription, permettre le paiement au restaurant de l’Université, donner accès aux bibliothèques à Luxembourg et gérer l’accès aux locaux pour certaines populations d’étudiants. In fine, elle permettra de rendre le titre de transport de l’étudiant valable sur tout le territoire national.» Les cartes, en cours de création, seront progressivement distribuées lors des prochaines inscriptions.

Le but est de créer un ‘one-stop shop’ pour nos 6.172 étudiants.

Eric Tschirhart, vice-recteur académique de l'Uni

Autre atout: l’authenticité des diplômes stockés sera établie et assurée, facilitant le recrutement des futurs entrants sur le marché du travail. En plus d’un meilleur accès à l’information et d’un contrôle plus précis, la plus-value de la digitalisation de l’Uni est aussi écologique et financière. «Nous sommes un établissement public, nous devons tenir compte de notre impact sociétal. Nous ne sommes pas épargnés par des logiques d’efficacité et de qualité de service. Dans les prochaines étapes, nous pensons à la signature électronique pour les contrats des logements étudiants», conclut M. Tschirhart.

Encadrement légal
Un écosystème en cours de constitution 

À l’image d’une banque qui stockerait de l’information et s’inscrivant dans l’univers des PSF, le PSDC (prestataire de services de dématérialisation ou de conservation) est un statut qui garantit un haut niveau de sécurité et d’intégrité des données.

Né avec la loi du 25 juillet 2015 sur l’archivage électronique, après des années d’attente du côté des acteurs de l’archivage, ce statut sera accordé par l’Office luxembourgeois d’accréditation et de surveillance (Olas).

Il manque néanmoins un dernier maillon à la chaîne avant l’attribution effective: le choix d’un auditeur externe qui rapportera à l’Office. «Il est difficile de préciser le calendrier des prochaines étapes, notamment de l’audit de certification des premiers PSDC, puisqu’il n’y avait pas officiellement de candidat à l’accréditation par Olas. Cependant, des informations récentes nous donnent l’espoir d’être certifiés avant l’été au plus tôt et à la rentrée au plus tard», prévoit Jean Racine, chief business development officer chez Labgroup. La société, en cours de candidature, s’est déjà alignée sur ISO 27001, choisie comme norme de référence. D’après l’Olas, cinq entreprises seraient actuellement en lice.