Les secrétariats sociaux n'assurent pas seulement le calcul des salaires. Bien plus, ils assument un rôle essentiel d'assistance juridique et sociale.

"Il faut remonter à l'après-guerre pour trouver la vocation des secrétariats sociaux", rappelle d'abord Albane Millot-Royer, directrice RH et Communication chez Natixis Private Banking Luxembourg. "Dans certains pays comme la Belgique, les secrétariats sociaux ont vu le jour pour reconstruire socialement le pays. En France, les petites entreprises concentrées sur leur coeur de métier s'adjoignent à cette époque le service d'un secrétariat social parce qu'elles craignent de se tromper dans la gestion sociale et fiscale de leur petite unité. Le concept a largement évolué, mais, de manière fondamentale, un secrétariat social s'attache à traiter le volet administratif et social et le calcul des salaires pour le compte d'entreprises. Au Luxembourg, c'est un métier non réglementé, essentiellement assuré par les fiduciaires".

Un secrétariat social doit bien évidemment se conformer à la loi et aux conventions collectives sectorielles et spécifiques pour traiter les rémunérations. "C'est une véritable expertise à laquelle les salariés sont de plus en plus attentifs, car ils sont de plus en plus informés, souligne Mme Millot-Royer. Et, bien souvent, le secrétariat social assure, en complément, une assistance juridique sur tous les problèmes sociaux et, à tout le moins, une information précise et up to date. C'est en tout cas notre critère de choix pour un secrétariat social performant, qui nous fasse gagner un temps précieux, tout en nous rassurant sur la veille juridique et sociale indispensable. Bien souvent, nous sommes alertés d'une nouvelle loi, directement par notre fiduciaire qui nous en détaille l'application directe pour nous".

Ce recours au secrétariat social est naturellement une source d'économies, en premier lieu pour l'entreprise. Au gain en équivalents temps plein et, éventuellement, en solution informatique à mettre en corrélation avec le coût du secrétariat social, s'ajoutent le gain en expertise légale externe, qu'il n'est pas nécessaire de développer en interne, et la mise à disposition d'outils qui peuvent être plus innovants compte tenu de la quantité ou, en tout cas, dont la qualité peut être choisie et évaluée en même temps que le prestataire.

Des gains multiples

Ces arguments sont souvent développés par les directions générales en place à travers un prisme de gestionnaires. "Une certaine forme de résistance peut se retrouver dans certains départements RH où la gestion de la paie de façon interne semble encore être le nerf de la relation de travail et fait partie d'une vision globale du métier RH et du service individuel à apporter à chaque collaborateur", remarque toutefois Albane Millot-Royer.

Et de considérer qu'il s'agit peut-être d'une question de taille. Une PME gagnera à développer une relation externe de secrétariat social et pourra même gagner à mettre en place des solutions de self-service comme des lignes d'informations sociales et fiscales directement ouvertes chez le prestataire, pour répondre aux questions de ses collaborateurs, voire les assister dans certaines démarches. D'autres entreprises, plus grandes, pourront développer en interne toutes les composantes d'une gestion sociale maison complètement intégrée et créative.

"En résumé, nous utilisons, en ce qui nous concerne, un secrétariat social qui nous permet de consacrer un temps précieux au développement de projets d'envergure et qui nous assiste de façon rapide, technique et personnalisée dans la lourde gestion administrative. En outre, la fusion, en novembre, de notre maison mère, en France, ainsi que notre développement propre à l'étranger, vont amener, à court et moyen termes, l'émergence de cas particuliers de comparaisons transfrontalières et de problématiques internationales de rémunérations. Notre fiduciaire, choisie précisément pour son caractère international, pourra nous apporter son expertise avec des moyens transversaux que notre seule structure aurait mis plus de temps à mobiliser ou acquérir".

Albane Millot-Royer insiste encore sur un point relationnel, mais déterminant. "L'important pour la réussite du recours à un secrétariat/conseil social, c'est une relation proche d'un quasi-partenariat, avec des objectifs communs, un intérêt mutuel réel, des rencontres régulières, des échanges, voire des partages, d'information/formation pour répondre exactement aux besoins, aux problématiques en constante mouvance, sur la base d'une confiance absolument indispensable à la fiabilité du travail. L'expertise sociale est un métier partagé par les DRH comme par les secrétariats sociaux, mais la conjonction des deux est tout bénéfice pour les collaborateurs. De plus en plus exigeants, ils demandent davantage de fiabilité, de précision, d'explications dans le calcul souvent complexe de leur rémunération et de ses composantes quelquefois internationales, et cela peut être un rôle efficacement rempli par un secrétariat social externe. D'autant que, en même temps, ils demandent de plus en plus d'attention et de gestion individualisée de leurs carrières, leurs compétences et leur employabilité et, cela, c'est avant tout le rôle fondamental des départements RH internes".