Une entreprise qui se développe doit adapter ses structures à sa nouvelle taille. Comment faire pour optimiser le temps passé à la gestion administrative et pouvoir se concentrer sur l’essentiel?

Toutes les entreprises ne connaissent pas la crise, certaines profitent même de cette période pour se développer et trouver de nouveaux clients. Les sociétés de conseil, positionnées sur des marchés demandant des compétences souvent pointues, ont pu être très sollicitées durant le pic de la crise: revue de positions à risque, analyse de contrats, rédaction de nouvelles clauses contractuelles… C’est l’accumulation de ces différents éléments qui explique que la crise a augmenté fortement le volume de travail pour certains acteurs.

Quelles sont alors les spécificités des sociétés de conseil qui méritent une attention particulière dans le suivi de leur croissance? La première réside dans leur objet central, leur cœur d’activité: le savoir. Pour Claude Jonniaux, sales manager chez Eozen Luxembourg, «que ce soit dans le domaine du monde des fiduciaires, des sociétés d’audit, des cabinets d’avocats, tous disposent d’un savoir-faire à haute valeur ajoutée qui se trouve être facturé au temps passé in fine, même si des contrats de type forfaitaire existent de plus en plus. Il s’agit de pouvoir mesurer le temps facturé ainsi que tous les coûts associés (séminaires, publications, voyages, conference calls…).» Il faut également réussir à contrôler qui travaille sur quoi, tout comme l’état de la mission en cours, sans oublier le suivi des documents divers reçus et envoyés.

Dès qu’une société atteint la taille d’une cinquantaine de collaborateurs, il existe de nombreux outils. Au-delà de ce chiffre, le défi est de réussir à intégrer les données et les activités qui y sont associées. En faisant le choix de bons outils, il est possible de rapidement construire un projet, avec un retour sur investissement conséquent. «L’idée principale d’un business case est de souhaiter disposer d’une seule ‘version de la vérité’. Autrement dit, il ne faut pas multiplier les sources de données incohérentes, avec différents systèmes de gestion des contacts, de facturation, de comptabilité…»

Ainsi, le bon suivi apparaît comme un cercle vertueux de croissance: depuis la détection d’un prospect et son suivi correct, jusqu’à la facturation de tous les coûts liés à une prestation. «Le ROI peut-être dans ce cas assez facilement mesurable, car il concerne des éléments tangibles du bilan, si l’on exclut la partie marketing, explique Claude Jonniaux. Un exemple parmi d’autres: en facturant correctement, au temps réel passé, avec la justification de chaque ligne, et rapidement, on augmente la qualité des factures émises et donc le délai de paiement. Les effets sont mesurables sur la trésorerie ainsi que le délai de paiement moyen de l’encours client.»