On est encore loin du bureau paperless… Mais les progrès sont réels et une optimisation de la gestion des flux de documents peut être source de gain de temps et, donc, d’argent…

Que faire de tout ce papier? Les entreprises rêvent d’un paperless office, mais croulent encore souvent sous les documents papier. Pour Vincent Kolaczynski, responsable du département Solutions & Scanning chez Groupe CK, un des problèmes vient souvent d‘une confusion entre les termes. «La GED et l’archivage sont deux choses différentes. Dans le cadre de la GED, on se concentre sur la gestion du document électronique, la gestion des versions successives. A côté, il y a l’archivage. Dans ce cas, il s’agit en premier lieu de la transformation d’un document papier en document électronique, destiné à être sauvegardé.»

Intéressons-nous donc à la numérisation, pour laquelle Vincent Kolaczynski distingue trois formats de documents différents: les documents structurés, semi-structurés et non structurés. «La première catégorie, pour prendre un exemple, est une facture émise par l’entreprise. La deuxième, une facture reçue.» Dans les deux cas, les technologies permettent d’ajouter des informations au document numérisé: «On peut retrouver les dates d’émission, le destinataire. Si l’on fait les choses correctement, le document aura été numérisé avec des pièces justificatives, comme des bons d’intervention. En cas d’opposition sur une facture, on aura directement les bonnes informations.»

Pour tous les documents, des technologies de type OCR (reconnaissance optique des caractères) permettent d’enrichir l’image du document des métadonnées. Ces données, conservées dans un système séparé du système de stockage des images, servent à effectuer des recherches par différentes requêtes, pour retrouver le bon document en cas de besoin. Bien pensés, ces systèmes structurent leurs données sous des formats XML ou texte, et peuvent donc échanger des informations avec d’autres briques du système d’information.

Mais quand et pourquoi investir dans ces solutions? Pour Vincent Kolaczynski, «le critère discriminant, c’est le nombre de documents traités annuellement par la structure. Certaines entreprises génèrent plus de factures que d’autres, au prorata de leur chiffre d’affaires. D’autres ont beaucoup de factures entrantes. Pour d’autres encore, il y a une séparation des rôles entre les personnes qui ont passé commande et celles qui doivent traiter les factures. La gestion des flux papier permet des les relier les uns aux autres, donc de gagner du temps, donc de l’argent. Pour donner un exemple, il est possible de mettre des alertes pour les factures ayant des escomptes à court terme… Et donc de ne pas les perdre.»

Les systèmes sont également pertinents lorsqu’il y a une hausse d’activité, avec une équipe déjà à la limite de ses capacités de traitement. On peut alors mettre en balance l’investissement dans une solution qui améliore la productivité, et l’embauche d’une personne supplémentaire, même à temps partiel. «Enfin, précise M. Kolaczynski, le dernier avantage est de permettre de rationnaliser certains processus, notamment dans les PME qui ont grandi sans jamais remettre les choses à plat.»