Les responsables des ressources humaines doivent suivre de près les évolutions du cadre législatif, les adaptations en matière sociale et fiscale, ainsi que celles introduites au niveau administratif. «Ces changements peuvent toucher au calcul de la paie ou des avantages en nature. Ils concernent le co-financement de la formation, la gestion du congé parental ou encore les documents à produire dans le cadre des échanges effectués avec l’administration», explique Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis. Les changements qui impliquent de revoir les procédures RH ne manquent pas, introduisant une dose de risque non négligeable. «Les adaptations du cadre législatif sont de nature à engendrer des erreurs», précise Evelyne Sancho, HRIS Senior Consultant au sein de Microtis. «Un paramétrage caduc ou inadapté servant à un calcul de paie, par exemple, peut entraîner des redressements à moyen terme. Qu’elles soient en défaveur de l’entreprise ou de l’employé, ce sont des surprises, mauvaises, que l’on préfère éviter.»
S’assurer du bon calcul
Or, aujourd’hui, le digital permet de mieux appréhender ces enjeux. En s’appuyant sur des outils informatiques qui intègrent les dernières exigences, le responsable RH peut assumer ses fonctions de manière plus sereine. «Il est important de pouvoir disposer d’une solution informatique RH bien calibrée, afin que les calculs effectués correspondent à la réalité du secteur d’activité dans lequel on évolue et répondent aux prescrits légaux en vigueur», poursuit Evelyne Sancho. Récemment encore, la loi omnibus a introduit une modification dans le calcul de la paie des salariés en cas de maladie. «Ce changement, qui exige de considérer un certain nombre d’hypothèses selon la situation du salarié, implique des adaptations plus ou moins importantes au niveau de la procédure menée par les équipes RH. En s’appuyant sur une solution informatique qui intègre automatiquement ces changements, le GRH se prémunit des risques d’erreurs et gagne en efficacité», précise Christel Marguillard.
Transmettre les bons documents
Les adaptations réglementaires ne concernent pas uniquement les modes de calcul et les nouvelles données à prendre en considération. Elles peuvent impliquer des changements dans les documents à transmettre à l’administration. «Un logiciel informatique RH comme celui proposé par Microtis intègre les templates des documents officiels, pour faciliter le traitement et la communication avec les administrations à travers un haut niveau d’automatisation», explique Evelyne Sancho. Des changements peuvent aussi avoir un impact sur la gestion des plannings ou des carrières dans l’entreprise, comme ce fut le cas avec la flexibilisation du congé parental. «Dans une approche digitale, chaque changement législatif constitue une occasion pour nous de repenser la procédure afin de l’améliorer. La modification concernant le congé parental, par exemple, fut une opportunité d’en améliorer la gestion globale à travers l’outil, en ne le considérant plus uniquement comme un temps partiel mais y en intégrant des enjeux de gestion du cycle de travail et de taux d’occupation ainsi que de nouvelles informations, comme la signalétique de l’enfant», précise Christel Marguillard. «Pour nous, l’important est de pouvoir apporter de nouvelles fonctionnalités aux gestionnaires des ressources humaines pour leur permettre de mieux faire face à ces évolutions et de contribuer plus efficacement à la satisfaction des collaborateurs et du business.»
Maintenir les systèmes à jour
En tant qu’éditeur de solutions informatiques RH 100% luxembourgeois, Microtis met un point d’honneur à adapter les fonctionnalités de sa suite de logiciels aux évolutions du cadre réglementaire national. Par exemple, dans le cadre des modifications du co-financement de la formation par l’État, l’éditeur est occupé à intégrer les nouvelles dispositions au cœur de son outil. «L’enjeu est de garantir à chaque entreprise de pouvoir bénéficier de l’aide à laquelle elle peut prétendre. Au-delà, nous avons profité de ce changement pour offrir aux gestionnaires RH un véritable outil de budgétisation de la formation», confirme Christel Marguillard.
Avec les outils digitaux adéquats, le responsable des ressources humaines peut s’assurer de mener sa mission en conformité avec les exigences en vigueur. En outre, il dispose de fonctionnalités à jour, avec une meilleure maîtrise des données, un haut niveau d’automatisation, pour un suivi des dossiers optimal, afin de créer de la valeur ajoutée pour l’entreprise et chaque collaborateur.
Microtis vous accompagne dans vos projet de digitalisation RH.