Depuis le 26 février, il est possible de se réunir par téléphone au Luxembourg, grâce au service "Conférence Téléphone" de Viasolutions. D'accord, on pouvait déjà appeler l'opérateur, et en réserver auprès de lui la session en lui faisant part de la date de la réunion, de sa durée et des numéros d'appel des personnes concernées.
La nouveauté, c'est Loïc Le Ravallec, Directeur Général de Viasolutions - filiale de France Telecom spécialisée dans la fourniture de services de réunion à distance ? qui la présente: "notre produit est une première sur le marché, puisqu'il va permettre l'automatisation de ces services de réunion à distance, qui changent la manière dont on travaille du point de vue technologique, mais surtout sociologique. Même si l'audioconférence est moins médiatisée que la visioconférence, et moins attrayante du point de vue technologique, c'est elle qui possède le potentiel d''usage le plus fort pour toute entreprise".
Le service est très simple: à partir du moment où vous êtes abonnés au service "Conférence Téléphone", vous disposez d'un numéro de téléphone permanent, personnel et utilisable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui vous permet de réunir vos collaborateurs et autres partenaires sans aucune réservation, limitation de durée et sans passer par un opérateur.
Concrètement, à l'heure prévue pour la réunion, depuis n'importe quel téléphone, fixe ou mobile, vous - l'animateur principal de la réunion - appelez ce numéro fourni par les P&T ? Viasolutions a en effet conclu un accord avec l'opérateur, qui assure l'acheminement, Loïc Le Ravallec arguant que Viasolutions "ne peut pas prendre de risques au niveau de la fiabilité" - . Grâce à votre code PIN, vous ouvrez la salle de réunion virtuelle, et vous pouvez être rejoint par vos convives qui, s'ils disposent d'un code secret, ont l'autorisation de "rentrer dans la salle" à leur tour en appelant le même numéro.
On a parfois l'impression que les téléconférences sont plutôt réservées aux grandes entreprises, en raison de l'investissement qu'elles représentent du point de vue technologique. Ce n'est pas le cas du service d'audioconférence que propose Viasolutions, puisqu'aucun appareil autre que vos téléphones ne doit être utilisé pour que le service fonctionne. Bien sûr, vu la durée de certaines réunions, on peut conseiller l'utilisation du haut-parleur, ou d'un équipement analogique ou digital qui permettra le main libres et diminuera la fatigue.
En termes d'usages, l'audioconférence permet par exemple aux sociétés qui sous-traitent de briefer leurs intervenants sans perdre de temps. Les crises ou problèmes, les vérifications sont gérées avec beaucoup plus de souplesse que s'il fallait réunir physiquement des personnes travaillant sur des sites éloignés, ou dans différentes filiales multinationales. Autres résultantes: une efficacité accrue de ces réunions, puisque les intervenants peuvent être concentrés uniquement sur elles, et une diminution des frais de voyages.
Des options telles qu'apartés, systèmes de vote, impossibilité d'interrompre un speaker existent pour augmenter le confort de la réunion, la "dévirtualiser", en quelques sortes, mais Loïc Le Ravallec constate que les usages sont encore très basiques, que 95% des utilisateurs ne profitent pas encore réellement de toutes les possibilités offertes.