Qui dit "événement professionnel' pense à quelques noms incontournables, et, certainement, aux Foires Internationales de Luxembourg, qui drainent un nombre conséquent de professionnels. 

Les FIL: flexibilité, logistique, sécurisation

Mathias Treinen, administrateur-directeur des FIL, insiste sur ces caractéristiques auxquelles répond l'ensemble de l'infrastructure des Foires. Aussi bien lors des foires et salons organisés par les FIL que lors de la mise à disposition des bâtiments à d'autres organisateurs ou les rendez-vous "événements professionnels", activité qui prend de plus en plus d'envergure. 

Plus d'événements, beaucoup de gens, simultanément

Mathias Treinen confirme la tendance: "Nous organisons de grands meetings de sociétés (présentation d'un programme globalisé à leurs employés d'Europe,?). Ou un dîner de fin d'année pour une grande banque? 2.500 personnes à nourrir, c'est une organisation logistique énorme". Environ 60 réunions de conseils d'administration, conférences de presse, soirées, petites ou grandes, prennent place aux FIL sur une année, dont certaines ont lieu dans le cadre des salons. Ce fut par exemple le cas pour le lancement de Windows XP, qui se déroulait en même temps que Bureautec, mais indépendamment. En outre, les VIP ne croisaient pas les gens présents dans la salle de conférence où se donnait la présentation, mais pouvaient assister à cette dernière, puisqu'ils avaient vue sur elle depuis la lounge VIP.

Flexibilité, logistique, sécurisation des FIL ont pointé le bout de leur nez lors de l'accueil du centre de presse des deux Sommets européens de 1997.  Mathias Treinen se souvient: "jusqu'à 3.000 journalistes dans les 18 salles de conférence climatisées, dans un hall insonorisé. 85 studios de radio et TV, en direct. Une salle de presse avec 1.000 postes de travail, fax et ISDN. Contrôles, présence permanente d'agents de sécurité?".  Une bien belle manière de prouver la totale modularité des 12 salles de conférence ? de 50 à 1.800 m2, pour une surface totale d'exposition de 4.000 m2 ? dont deux (500 m2 et 1.800 m2) sont pourvues de cabines de traduction simultanée, et certaines autres subdivisables.

Un moment fort a marqué l'esprit de Mathias Treinen, ultime exemple de la flexibilité et de la fiabilité de la conception des FIL en matière de sécurité : "Nous avons dû improviser une interview en direct de Lionel Jospin' dans mon bureau, puisque nous n'avions plus de salle libre. Il a pu se déplacer de la salle de conférence aménagée dans le hall sans être vu, en toute sécurité".

Conseiller? et assurer!

Mathias Treinen constate: "La Dexia BIL organise sa soirée pour les jeunes, soit 2.500 personnes. Nous n'avons pratiquement qu'à leur donner la clé: ils connaissent les locaux, même si notre électricien fait le raccordement des principales installations". Pour d'autres, les FIL discutent d'un éventuel ajout d'un salon pour une salle de conférence, de la disposition d'autant de chaises en théâtre ou en parlementaire. Pas de règle fixe, "c'est à la commande, en fonction des besoins du client".

Sur la question de logistique, tout roule donc apparemment sans heurts: "Lors du banquet de l'EPT, il y a 1.500 personnes, et 6 à 7 services. La cuisine de notre grand restaurant a une capacité horaire de 1.000 plats, aisément. Nous faisons appel à des sous-traitants si besoin pour l'audiovisuel,?".

Les (nouvelles) technologies ont leur mot à dire pour pimenter la vie de l'événement d'entreprise, et trouvent dans les FIL un répondant certain. Depuis septembre, tous les bâtiments possèdent un réseau local. Pour la présentation des nouveaux produits Ferrero aux grands distributeurs, la visio-conférence est de mise, depuis l'Italie, avec pléthore d'installations électroniques. Pas de problème pour les FIL: "nos bâtiments ont été conçus pour recevoir de tels événements. Ce n'est pas toujours le cas pour un hôtel au niveau électrique. Nous sommes capables de reproduire  des chaînes entières de fabrication de produit".

Des salles de conférence de pointe, non modulables chez Luxembourg Congrès

Jean-Jacques Knaff, general manager du Centre de Conférences du Kirchberg, le confirme:  "Nos 6 salles de conférences n'entrent pas en concurrence avec celles des hôtels, il s'agit d'un autre produit. Nous sommes complémentaires. Nos infrastructures ne peuvent être modifiées selon les desiderata du client. Elles disposent d'un matériel de pointe: 3 mois par an, elles sont réservées (hors hémicycle) au Conseil des Ministres de l'UE, assez exigeant". Les autres clients? Souvent internationaux, avec une base à Luxembourg. Pour un événement purement professionnel ou non: on loue aussi l'hémicycle pour des fêtes de société.

Il arrive qu'un événement ait lieu dans un hôtel, mais que la cérémonie de clôture se déroule dans l'hémicycle. Certains réservent chez Luxembourg Congrès afin de disposer de micros, cabines de traduction, projecteurs, enregistrements des débats lors de réunions globales puis "rejoignent un hôtel pour des réunions en sous-groupes", dixit Jean-Jacques Knaff.

De l'importance des hôtels

L'entreprise peut faire appel au Luxembourg Convention Bureau, le département du Luxembourg City Tourist Office qui s'occupera de la réservation de l'hôtel (notamment pour les FIL), de l'élaboration des "pre and post convention tour" (visites guidées,?). Roland Pinnel, son directeur: "nous sommes un prestataire de services", qui vend l'infrastructure congressiste luxembourgeoise et le pays auprès des PCO (professionnal conferences organizers) internationaux, qu'elle peut mettre en relation avec les professionnels de l'événementiel. Comme le fait Luxembourg Congrès, autre grand "vendeur" du pays.

Le "LCB" ne fait pas de recommandations quant au choix de l'hôtel, mais informe par le biais d'inspections in situ. Roland Pinnel continue: "nous dialoguons pour établir des options en fonction du profil : autant de chambres réservées dans telle 'catégorie' d'hôtels,?" Il y a une différence de profils entre un congrès où les participants doivent participer financièrement ou non. Or, "il y a ici une forte proportion d'hôtels à 4 et 5 étoiles. Mais la ville a une capacité de 3.000 chambres, ce n'est pas négligeable".

Immersion dans un cadre particulier : le Domaine thermal de Mondorf-les-Bains

Le domaine a accueilli dernièrement le 6è Sommet des Exécutifs de la Grande Région, qui ont pu goûter à ses délices.

14 salles et salons de conférence, dont l'élégance se traduit rien qu'à la musicalité de certains noms? La célèbre Orangerie, datant de 1910, accueille dîners, réceptions, cocktails et concerts sur 171 m2. A retenir encore, le Waasserhaus, amphithéâtre de 108 m2, "petit cinéma" pouvant accueillir une centaine de personnes, avec grand écran, (rétro-) projecteur et matériel audio.

Lieu de séminaire, son foyer accueille la pause-café. Patrick Le Meur, attaché à la direction et responsable du Mondorf Parc Hôtel, précise: "le Waasserhaus peut aussi accueillir un buffet de 50 personnes, mais n'est pas modulable. Par contre, d'autres salles le sont".

Sept petits salons enchanteurs sont groupés dans la Suite Musicale (Salon Do, Ré, Mi,?). Patrick Le Meur: "3 sont fixes, pour  8 à 10 personnes, tandis que les autres sont modulables jusqu'à 20 personnes: Ré et  Mi peuvent se transformer en  RéMi'".

La Salle des Fêtes (434 m2) est modulable en 2/3-1/3, équipée et insonorisée. Ses cocktails dînatoires accueillent jusqu'à 500 personnes (300 pour un dîner). "Elle offre une magnifique vue sur le parc? on peut également organiser un cocktail à l'extérieur, sur la terrasse" s'enthousiasme Marie-Anne François, assistante marketing. "L'amphithéâtre extérieur est destiné aux concerts et représentations théâtrales, en connexion avec la terrasse où se déroule le cocktail et le dîner à l'intérieur", complète Patrick Le Meur.

Marie-Anne François résume: "Nous avons mis l'accent cette année sur les anciens thermes, rénovés fin 2000? un endroit superbe. Mais ce n'est pas la seule plus-value pour les entreprises: chaque participant peut profiter du pavillon sauna, de la piscine thermale, des facilités de fitness ".  Et d'expliquer, en effet que "les séminaires résidentiels permettent aux sociétés d'organiser de petits incentives afin de détendre leurs employés entre deux conférences".

Patrick Le Meur ajoute que, pour 2002, "le marché des journées d'affaires sera développé. Nous équiperons un des salons de la Suite Musicale avec du matériel de visio-conférence. Il s'agira d'un produit tout à fait neuf pour le Grand-Duché".

A l'hôtel, la Suite des Poètes contient 4 salons de séminaire, avec équipement informatique, sans oublier un salon Internet, avec 4 postes.

Dernière chose; le leitmotiv des conférences au Domaine thermal de Mondorf est confié par Patrick Le Meur : "Keep your business in fitness". Certains clients utilisent d'ailleurs le fitness pour organiser des jeux inter-équipes. L'utile du remue-méninges se mélange dès lors avec l'agréable de la calme détente.  

teambuilding ET Aventure professionnelle chez X-Cape

Hors de nos frontières, se cache Martué, dans la bucolique et préservée vallée de la Semois (Ardenne belge), sur 16 hectares. X-Cape y organise des événements professionnels dans lesquels les activités de prime abord "ludiques" (quad, kayak,?) peuvent se révéler de véritables outils d'auto-évaluation des emplo-?  yés, vis-à-vis d'eux-mêmes, mais aussi du groupe.

Un mix académique-actif

Le mélange "réunion académique le matin, activités l'après-midi" semble plus enrichissant qu'un repas-discussion-détente. De véritables séminaires de réflexion implicites sont donc sous-jacents au sport, notamment en raison de l'émulation des participants entre eux, à leur rythme (ils reçoivent un briefing dès le début, sont accompagnés, les activités étant à la portée de tout le monde), quel que soit leur âge .

Xavier Goebels, un des managers, explique justement cette volonté d'aller plus loin: "Nous mettons souvent à disposition des sociétés une salle de séminaire équipée, qu'ils utilisent le matin. Cette salle peut accueillir de 8 à 35-40 personnes. L'après-midi est par contre consacrée à 1, 2 voire 3 activités (piste de cordes, mission avec épreuves?), choisies par le manager ou le DRH en fonction du but à atteindre".

Conseil en teambuilding

Car nous avons ici affaire à du sur mesure, les produits de base étant adaptés au cas par cas, afin de contribuer à résoudre un turnover trop important, de faire en sorte que des personnes de services différents apprennent à mieux se connaître. "Nous voulons encore mieux analyser les comportements en équipe, que l'activité apporte des voies de solution, une plus-value. Un des membres de notre équipe est licencié en psychologie, et nous avons un spécialiste en teambuilding. C'est important pour la gestion des crises, pour que les gens se connaissent et apprennent à travailler ensemble, pour l'intégration, l'organisation', commente Xavier Goebels.

Il s'agit de mettre en pratique sur le terrain, par des activités classiques ou plus personnalisées, un scénario construit grâce au dialogue avec le client, poursuivant donc un but précis. On peut simuler le vol de documents confidentiels, que les employés devront retrouver grâce à un coach X-Cape, présent pour les aider dans leur mission.

La résolution d'un conflit entre certaines personnes ou services existe elle aussi: "Le client nous explique le problème. Nous parle des gens. Nous recevons de précieuses informations quant à la meilleure composition des groupes que nous pourrons faire dans les activités de l'après-midi. Le paintball joue sur le travail d'équipe, il faut élaborer une mini-stratégie, il y a une équipe offensive et l'autre défensive. Cela peut être révélateur de la personnalité des gens'Les membres d'X-Cape connaissent eux-mêmes la vie d'entreprise, cela aide beaucoup. Certains sont eux-mêmes chefs d'entreprise", commente encore Xavier Goebels.  Bref, une équipe de pros du management, mais aussi de l'Aventure (un des instructeurs est quadruple champion du monde de canoë). Et après toutes ces émotions, repas du terroir et soirée détente vous attendent.

Avenir: quoi de neuf pour les Foires?

Mathias Treinen, administrateur-directeur des FIL : "Nos infrastructures sont aménagées selon les besoins du client. Nous voulons garder cette flexibilité. Il se peut que nous prévoyions une décoration plus représentative, mais certains clients aiment aussi la personnaliser. Il y a un juste milieu à envisager.

Pour notre salle de 1.800 m2, nous étudions un doublement, avec possibilité de séparer en 2x1.800 m2 et de fixer à demeure du matériel d'éclairage scénique et audiovisuel. Disposer de 3.600 m2 à l'entrée, avec deux salles, libérerait les halls d'exposition pour d'autres manifestations simultanées.

Nous attendons la fin des travaux du Kirchberg !  Les 1.200 places de parking des FIL sont suffisantes pour les événements 'pros' - les gens sont acheminés en bus - mais pas quand ils viennent individuellement. Il faudrait encore mieux tirer profit des transports en commun et parkings de délestage".

Do it at home: visio-conférence avec Audiovision

Monteiro Caly, responsable IT chez Audiovision, présente la visio-conférence, moyen astucieux pour éviter le déplacement de certaines personnes :

"Souvent, une société mère prévoit sur ses différentes implantations un tel système. Cela n'empêche pas les contacts humains, même si cela ne les remplace pas. On peut tenir une réunion comme si l'on se croisait tous les matins, y assister simultanément, depuis presque un nombre illimité de lieux. Des présentations multimédias peuvent être ajoutées.

Nous installons dans des multinationales (banques, assurances,?), cabinets ministériels,  ambassades, autant d'entités qui, en cas d'urgence, peuvent utiliser cette technologie. Nos partenaires peuvent s'occuper de l'installation dans les filiales étrangères de notre client (ce fut déjà le cas au Canada). Nous louons également notre matériel pour des salons, des foires.

Audiovision participe elle-même à des sessions de visio-conférence, lorsque Sony nous présente ses nouveaux produits de visio-conférence, pour lesquels nous sommes dorénavant les distributeurs exclusifs au Grand-Duché.

Contrairement à ce qu'on pourrait penser, il ne s'agit plus du tout d'installations conséquentes. Nous installons une unité (environ 15 cm de haut, 25 de large et 15 de profondeur), la branchons à un écran de télévision, un projecteur ou encore un plasma. A l'intérieur, une caméra peut être dirigée dans n'importe quelle direction. Le minimum est de posséder 2 lignes ISDN, ce qui est mieux que 1 seule? plus on a de lignes, plus la qualité de l'image est bonne, évidemment.

Une fois installé par nos soins, le système peut être utilisé très facilement, sans notre intervention. Mais un programme Sony permet également à l'administrateur du réseau de vidéo-conférence (nous, si nous en avons le droit, ou le responsable IT du client) d'accéder au système, de faire les réglages et la maintenance afin qu'une réunion programmée à 10h15, n'importe où dans le monde, soit desservie par la visio-conférence sans que les personnes présentes à la réunion aient à intervenir le moins du monde".

Evénement: hôtel, séminaires? et golf

Marta Mugica, directrice du Mercure Canach Kikuoka Golf Club: "Nous mettons à disposition un espace pour les professionnels qui désirent organiser des séminaires et autres événements ?business? à l'hôtel. La surface dont nous disposons est modulable en deux salles, respectivement de 75 et 225 m2. Bientôt, nous aurons deux salles supplémentaires, toujours équipées avec du matériel audiovisuel. Nous sous-traitons bien sûr les demandes spécifiques, telles que les cabinets de traduction, afin de servir au mieux nos clients.

Quel genre de professionnels se rendent dans notre hôtel' Exemple parmi d'autres, nous accueillons une banque une fois par mois pour suivre une formation de 3 jours, et cette formation est couplée à une initiation au golf.

En séminaire résidentiel, il y a un avantage certain, c'est que les gens restent sur place et allient formation et détente: ils peuvent discuter le soir au bar...et n'oublient pas, une fois à la maison, ce qui leur a été inculqué.

D'autre part, nous sommes situés à côté d'un rond-point, ce qui permet par exemple la présentation de voitures. Un constructeur peut dès lors louer une salle pour réunir des gens, et présenter la voiture à l'essai dans les alentours. Une manière astucieuse d'allier théorie et pratique.

On remarque que les clients veulent de plus en plus ajouter une touche à leur événement 'pro', comme le tir à l'arc, que nous organiserons dorénavant seuls, ou encore les circuits dans les bois, le jacuzzi, le sauna, le fitness,...  Les sociétés que nous accueillons sont souvent luxembourgeoises, mais elles invitent elles-mêmes des gens de toutes nationalités, ce qui est intéressant pour nous".

Ce que ne contredira pas Roland Pinnel, directeur du Luxembourg Convention Bureau, qui précise que si la durée moyenne de séjour d'un touriste à Luxembourg est de 1,6 nuitée, elle grimpe à 3 dans le domaine congressiste, les dépenses des participants suivant cette tendance à la hausse... les événements d'entreprise, une activité décidément intéressante pour l'économie luxembourgeoise!