I. Quelles communications doivent être archivées?
Celles qui permettent au client de prouver une erreur de la part de sa société d’investissement et aux autorités régulatrices de condamner les abus.
Les communications en lien avec une transaction
MiFID II requiert d’assurer la traçabilité de toute communication «en lien avec une transaction» entre la société d’investissement et ses clients, relative à la réception, la transmission ou l’exécution des ordres. Les conversations qui relèvent du conseil en investissement sont également concernées, puisqu’elles sont susceptibles d’aboutir à la signature d’un contrat.
Tous les modes de conversation
L’obligation d’enregistrement s’applique à tous les moyens de communication: réunion physique, appel depuis une ligne fixe ou mobile, SMS, chat, vidéo, etc. Tout ce qui a été dit ou écrit au client doit être archivé. Retranscrit par écrit s’il s’agit d’une rencontre physique, enregistré et archivé dans le cas des e-mails et des conversations téléphoniques. Les entreprises ont l’obligation d’informer leurs clients de l’enregistrement des conversations et de rester conforme aux exigences de la CNPD sur le traitement des informations personnelles. Enfin, les données doivent être conservées pendant cinq ans.
Tous les interlocuteurs concernés
L’obligation s’étend aux agents qui travaillent en free-lance, aux conversations internes entre employés et agents commerciaux ainsi qu’à toute la chaîne de transaction (agence émettrice ou réceptrice).
