Dans le but de soutenir l’effort de formation continue et d’en professionnaliser les pratiques, l’État accorde depuis 1999 une aide financière aux entreprises du secteur privé qui mettent en place un plan de formation. Petit rappel de bon usage.

Votée le 22 juin 1999 — 13 ans déjà —, la loi portant sur le soutien et le développement de la formation professionnelle continue dans le secteur privé permet chaque année à de nombreuses entreprises d’obtenir une aide de l’État.

« À l’époque, le législateur a eu pour ambition de soutenir l’effort de formation au travers d’une participation financière. L’objectif associé était de professionnaliser les pratiques de formation, de donner de nouveaux outils aux responsables et chefs d’entreprise », rappelle Dominique Matera, directeur de l’Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue (INFPC).

Dès le départ, la volonté du gouvernement a été de mettre en place des procédures bien définies afin d’inciter les entreprises à considérer la formation sous un angle stratégique, d’envisager l’apprentissage comme un moyen d’évoluer plus adroitement dans un contexte économique évolutif. « L’idée a été de s’appuyer sur un outil largement reconnu, le plan de formation, poursuit le directeur de l’INFPC. Afin de bénéficier de l’aide de l’État, l’entreprise est amenée à identifier et définir ses besoins spécifiques en matière de formation continue. »

Les responsables des ressources humaines doivent ainsi contribuer à la mise en œuvre d’un plan de développement stratégique qui concilie les besoins en nouvelles compétences de l’entreprise et les attentes personnelles des salariés, en termes d’évolution de carrière.

Près d’un salarié sur deux concerné

À ce jour, près d’un salarié sur deux occupés au sein de l’économie privée luxembourgeoise bénéficie de cette mesure mise en œuvre par quelque 1.200 sociétés. « Selon nos données, 47,2 % de l’effectif salarié privé du pays profite du cofinancement de la formation, qui prend la forme d’une aide s’élevant à 20 % imposables du montant annuel investi par l’entreprise concernée », précise Dominique Matera. À noter que la participation financière de l’État passe à 35 % imposables pour les frais de salaire des participants qui ont plus de 45 ans ou qui n’ont pas de diplôme reconnu et une ancienneté inférieure à 10 ans.

Reste, a contrario, qu’un salarié sur deux… n’en profite pas. Le défi est encore aujourd’hui de convaincre davantage de sociétés des bienfaits de cette aide.

En pratique, toute entreprise installée sur le territoire luxembourgeois, peu importe sa taille, peut bénéficier du soutien de l’État. Le type de demande de cofinancement à compléter dépend toutefois du montant global de l’investissement consenti. Lorsque cet investissement est inférieur ou égal à 75.000 euros, la société doit rentrer un bilan annuel qui décrit, de façon rétrospective, les actions de formation organisées tout au long de l’année écoulée. « Quand le montant investi dépasse ce seuil, l’entreprise doit introduire une demande d’approbation préalable, qui n’est autre qu’un plan de formation détaillé et budgétisé, pour le 31 mars de l’année en cours, détaille le directeur de l’INFPC. La demande est ensuite instruite par nos soins et validée par une commission consultative qui statue sur chaque dossier. Notre rôle n’est évidemment pas de sanctionner un manquement quelconque, mais bien de soutenir et d’accompagner les entreprises tout au long de la procédure pour qu’elles puissent profiter de l’aide de l’État. Notre approche se veut constructive et collaborative. » Un rapport final est ensuite à remettre pour le 31 mai de l’année suivante, accompagné de toutes les pièces justificatives.
Pour la société concernée, la première étape est d’identifier les besoins en formation de son personnel.

« La formalisation des processus de formation est une étape importante, témoigne Laurence Fransen, HR manager au sein du Groupe Bâloise Assurances à Luxembourg. Au sein de notre entité, les priorités sont définies ensemble entre les supérieurs hiérarchiques et les employés, lors de nos deux entretiens annuels d’évolution et d’évaluation. La direction les valide par après en tenant compte de sa stratégie et des projets de développement de la société. La formation continue est un des piliers de notre politique RH. Nous sommes convaincus qu’elle contribue de manière considérable au succès de notre entreprise. »

De nombreux coûts pris en compte

L’investissement annuel en formation comprend une grande variété de coûts éligibles : salaires des participants et des formateurs internes, recours aux formateurs externes, déplacements, hébergements et frais de restauration, préparation pédagogique, locaux et matériel pédagogique, cotisations à des organismes de formation, honoraires d’un réviseur ou d’un consultant, investissement dans un logiciel de gestion de la formation. De la même manière, les modes d’organisation des formations peuvent prendre de multiples formes, qu’il s’agisse de formation externe ou interne, d’adaptation au poste de travail, d’autoformation, d’e-learning, de participation à une conférence, une foire ou un salon. « Si l’éventail est large, on invite toutefois l’entreprise à formaliser sa demande, à se présenter brièvement et à décrire sa politique de formation. Autrement dit, quel sens donne-t-elle à la formation ? En quoi la formation envisagée va-t-elle répondre de manière pertinente à ses besoins ? On se veut volontairement structurant », reprend Dominique Matera.

Aussi, après avoir identifié clairement ses besoins, l’entreprise doit-elle évaluer l’investissement nécessaire et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre ses objectifs. « Cela représente une charge de travail importante, surtout lors de la première année », reconnaît Marie-Claire Turbang, HR manager chez Saint-Gobain Abrasives. La société spécialisée dans la conception, la fabrication et la distribution d’outils diamantés destinés au marché de la construction, occupe une centaine de personnes sur son site de Bascharage. « La formation fait partie de l’ADN de notre groupe, reprend Marie-Claire Turbang. L’an dernier, nous avons investi un montant égal à 4,8 % de notre masse salariale et le plan de formation de cette année devrait atteindre les 5,2 %. La définition de nos besoins se fait lors des entretiens d’évaluation. Notre priorité est de rester en conformité avec les exigences légales. Les formations liées à la sécurité sont primordiales. Les recyclages pour les caristes le sont aussi. Ensuite, nous regardons à toutes les formations nécessaires à la bonne exécution du travail quotidien. Les salariés sont demandeurs et nous essayons de répondre un maximum à leurs attentes, dans la limite du bon sens. »

Lors de la mise en place d’un plan de formation, une tâche importante est de sélectionner les modes de formation les plus adéquats, en fonction des objectifs poursuivis. « Une fois l’analyse des besoins effectuée, il faut effectivement trouver les partenaires les plus appropriés, explique Laurence Fransen. Au sein du Groupe Bâloise Assurances, nous misons tant sur les formations internes qu’externes. Les formations internes se font surtout à l’arrivée de nouveaux employés, dans le cadre de l’adaptation au poste de travail. »

Les entreprises ont le droit de prévoir une formation de maximum 173 heures à répartir sur un an, soit un mois effectif, lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. « Dans ce domaine, il faut évidemment que l’entreprise joue le jeu et face preuve d’honnêteté », relève le directeur de l’INFPC. Lequel, s’il est là pour promouvoir l’aide accordée par l’État, est aussi le garant de la bonne exécution de la loi. Pas question, dès lors, de gonfler les heures de formation artificiellement… Aussi, pour s’assurer de la bonne exécution du plan de formation, un contrôle attentif du rapport final est prévu au sein de l’Institut qui soumet ensuite le résultat à une commission consultative. Le montant effectif du cofinancement est versé à l’entreprise après acceptation de ce rapport final.

Contrôle et qualité

Tout au long de l’année, l’entreprise concernée est donc amenée à suivre de près les différentes formations mises en place. À tenir des fiches de présence, à conserver les factures liées aux prestataires extérieurs, aux déplacements éventuels. Et à compiler le tout en vue de la préparation de son dossier. « Toute dépense doit être justifiée. Par exemple, l’État prend en charge une partie de la rémunération du salarié en formation ainsi que du formateur en interne, mais il faut introduire une certaine discipline au sein du personnel, afin que toute heure de formation soit comptabilisée de façon précise, souligne Marie-Claire Turbang. Les procédures peuvent sembler complexes, mais c’est une question d’habitude. Certes, les exigences réglementaires sont plus importantes d’année en année, mais le personnel de l’INFPC fait preuve d’une grande disponibilité et est toujours prêt à répondre à toutes nos interrogations. »

Pour structurer la demande de cofinancement, les formations sont réparties en sept catégories ou thèmes de formation : langues, informatique /bureautique, management / gestion des ressour­ces humaines, finance / comptabilité / droit, qualité / ISO / sécurité, technique / métiers et adaptation au poste de travail (nouvelle embauche / mutation / adaptation). « Au final, faire de la formation pour faire de la formation, cela n’a pas de sens, constate Laurence Fransen. Faire un état des lieux et une analyse des besoins, demander un feedback systématique des participants et de leurs supérieurs hiérarchiques permet de s’assurer de la qualité de la formation. Quand il s’agit de faire appel à des prestataires externes, nous avons remarqué qu’il était plus efficace d’opter pour des formations sur mesure, dans nos locaux. L’important étant de veiller à ce que les prestataires retenus intègrent les valeurs et la culture de la société. »

Dernier point important, les prestataires de formation actifs sur le marché doivent disposer d’un agrément. Le portail lifelong-learning.lu recense actuellement quelque 110 acteurs pour un total de 4.800 formations proposées. Mais toutes les offres du marché n’y sont pas présentées. À chacun de faire le tri et de trouver chaussure à son pied. « L’aide de l’État est évidemment la bienvenue, elle nous incite à réfléchir davantage à notre politique de formation, à notre positionnement stratégique et à veiller aux attentes de nos salariés », conclut Marie-Claire Turbang. Et Laurence Fransen de rappeler que « ce ne sont pas les aides qui doivent être à la base des initiatives de formation. Au sein de notre entreprise, nous considérons ces aides plutôt comme une récompense et une reconnaissance de nos efforts pour notre engagement en matière de formation continue. »

Approche - Se former au cofinancement

Afin d’aider les entreprises dans leurs démarches, l’INFPC met à leur disposition les différents formulaires de demande de cofinancement accompagnés de notes explicatives détaillées. L’INFPC propose aussi plusieurs fois par an une formation d’une journée sur le thème du « Cofinancement de la formation en entreprise » qui s’adresse à toute personne responsable de la formation professionnelle continue dans l’entreprise. « Nous sommes là pour faciliter la mise en œuvre du dispositif, dans le respect de la loi, dit Dominique Matera, directeur de l’INFPC, qui a un rôle de promotion de la formation et
doit s’assurer que le public cible peut accéder à l’aide financière de l’État de la façon la plus large possible. « On constate qu’après avoir atteint le seuil des 30 millions d’euros d’aides octroyées en 2008, nous sommes redescendus aux alentours des 27 millions. Paradoxe, les sociétés ont moins investi, mais elles ont formé plus de personnes, sur des périodes plus courtes. »

Knowledge management - Une importance stratégique

La gestion des savoirs, aussi appelée knowledge management, consiste en la conservation, le partage et le développement du capital intellectuel d’une entreprise. Certains facteurs, comme le turn-over, la mobilité des collaborateurs, les restructurations ou encore les départs en retraite, sont des facteurs de disparition ou de dilution du savoir. Or, l’efficacité des collaborateurs est désormais intimement liée à la capitalisation et au partage de cette connaissance. « Chez Deloitte, nous avons mis en place une initiative de knowledge management pour l’ensemble de notre firme afin de rassembler, de consolider et développer nos centres d’expertise au sein d’une plate-forme collaborative où chacun est invité à partager son savoir. Ceci se passe notamment par la mise en place de communautés de connaissance transversales visant à améliorer constamment notre offre de service et la qualité de nos prestations », explique Joël Vanoverschelde, partner et Knowledge Management leader au sein de Deloitte. Implémenter une stratégie de knowledge management permet aux collaborateurs de développer rapidement leurs connaissances et leur expertise, grâce à un support humain et technique, mais surtout grâce à une forte culture de collaboration au sein de l’entreprise.