Monsieur Beck, pour répondre aux besoins de l’activité des Caves Bernard-Massard, quels sont les choix technologiques qui ont été opérés?
«Quand je suis arrivé chez Bernard-Massard, il y a cinq ans, le système informatique était vieux de 30 ans. Il s’agissait d’un AS400, avec un applicatif très stable qui avait été développé en interne. Il était donc clair pour nous qu’il fallait que nous installions un nouveau système à la pointe du progrès. Pendant longtemps, l’ancien système avait donné entière satisfaction à notre entreprise, mais il ne répondait évidemment plus à l’ensemble des besoins. Il était temps de changer pour profiter des nouvelles possibilités qu’offrent les systèmes informatiques actuels.
Depuis 2007, nous avons donc repensé tout le système informatique. Nous travaillons désormais avec un nouvel ERP, Microsoft Dynamics AX, qui nous donne une meilleure vue sur l’ensemble de la chaîne de valeur de l’entreprise, de la production jusqu’à la vente et la comptabilité. Sur cet ERP, nous avons greffé une solution verticale nommée Food & Beverage. Ce système intégré permet de gérer les particularités de notre métier de production et de commercialisation de vins et de vins effervescents, avec une meilleure traçabilité des produits ainsi qu’une gestion adaptée des stocks.
Passer d’un système qui a bien marché pendant 30 ans à une solution toute nouvelle, cela ne se fait pas sans mal. Comment ce changement a-t-il été opéré?
«Il est important, quand on se lance dans un tel projet dans une PME comme la nôtre, de ne pas brûler les étapes. L’outil fonctionnait et le personnel savait l’utiliser. Sans compter qu’il y a toujours une inconnue et une inquiétude qui planent face au changement. On sait ce qu’on a, mais pas ce qu’on aura. Nous nous sommes donc inscrits dans une démarche de gestion du changement.
Pour commencer, nous avons rencontré tous les clients/utilisateurs du système, afin d’identifier leurs besoins, connaître leurs idées, leurs rêves parfois. Il est important d’impliquer tout le monde. Parce que dans un tel projet, tous doivent s’embarquer sur le même bateau et naviguer dans la même direction. C’est à partir des besoins et en fonction des objectifs à atteindre au niveau de l’entreprise que l’on peut commencer à travailler. Il ne faut pas oublier que l’informatique est avant tout un outil qui doit servir les utilisateurs et les objectifs de l’entreprise.
Selon quels critères avez-vous sélectionné vos produits et vos fournisseurs?
«Nous sommes une PME, pas un mastodonte qui peut se permettre des développements conséquents. C’est pourquoi nous privilégions des solutions standard et paramétrables, en coopération avec un partenaire qui peut offrir un service de support à long terme. Dans le cadre de ce projet de refonte du système informatique, nous avons établi un cahier des charges sur la base des besoins et des objectifs identifiés avec les futurs utilisateurs. Puis nous avons cherché un ERP qui répondait à ces exigences. Pour notre métier, il fallait un outil terre-à-terre, transparent et intuitif, à la portée de tout le monde. Notre ERP, avec son interface graphique proche de celle d’Outlook ou du tableur Excel, permet une utilisation aisée et efficace. Il faut préciser que c’est le plus grand investissement, à la fois financier et humain, que Bernard-Massard ait réalisé ces dernières années.
A l’heure actuelle, quelles avancées ont été possibles par la mise en place de ce nouveau système au niveau business?
«Aujourd’hui, le système permet d’avoir une plus grande transparence au niveau de tous les processus. Nous avons une bien meilleure vue sur l’ensemble de la supply chain, comparé à l’ancien système. Nous bénéficions désormais d’une meilleure gestion de la traçabilité des produits et des stocks, mais nous sommes aussi capables de mieux anticiper la production ou les achats. Toutes les informations sont désormais plus facilement accessibles via l’informatique. C’est également un outil pour les commerciaux qui disposeront d’une meilleure vue de leurs clients et des stocks. L’outil apportera un réel avantage compétitif.
Quels sont vos chantiers, au niveau de l’informatique, pour 2011?
«Nous avons entamé ce projet fin 2007 avec une analyse des besoins et des objectifs pour les années 2007 et 2008. Nous avons commencé à l’implanter fin 2008 pour mettre le système en production le 1er janvier 2010. Aujourd’hui, on peut dire que le système est stable et nous le maîtrisons bien. Mais il offre encore beaucoup de possibilités. Désormais, nous devons continuer à le paramétrer, pour améliorer la gestion des stocks par exemple. Ce qui, avec la diversité des produits disponibles, la gestion des livraisons ou exportations, la vente directe, les approvisionnements, etc., est un vrai défi. Au stade actuel, nous avons acheté l’outil, nous l’avons installé. Il nous faut encore l’exploiter de manière optimale. Ceci se passe par des paramétrages plus fins et parfois supplémentaires qui nous permettront de mieux utiliser et exploiter le nouvel ERP.
A côté de cet outil, au niveau commercial, la mise en place d’un outil CRM n’est-elle pas intéressante?
«Tout à fait, nous envisageons de mettre un tel outil en place. Mais ce ne sera probablement pas pour 2011. Un CRM est un outil très puissant, mais qui demande une réflexion approfondie avant toute mise en place. Avant d’implémenter ce genre de solution, il faut bien définir les objectifs et les attentes. Il ne faut jamais oublier qu’avant toute chose, l’informatique doit servir ses clients. Ce sont en premier lieu les utilisateurs en interne qui, grâce à des solutions informatiques adéquates, pourront mieux servir nos clients à l’extérieur.
Le recours à des solutions Open Source est-il intéressant pour vous?
«En théorie, ça pourrait l’être. Mais en tant que PME, je pense que nous ne pouvons pas nous permettre cela. En tout cas, pour la refonte de notre système informatique, nous avons d’abord visé des solutions éprouvées. Nous n’avons pas les moyens et les capacités de fonctionner en laboratoire dans lequel on expérimente ce type de solutions. Ce n’est pas pour cela qu’elles ne sont pas susceptibles de nous intéresser. Il ne faut pas être obtus. Mais je pense que les changements dans notre entreprise sont importants. Il nous faut digérer ce changement et d’abord exploiter ses potentialités.
Quel est votre rôle, en tant que responsable informatique, dans une entreprise comme Bernard-Massard?
«Les casquettes sont nombreuses. Mais avant tout, je me considère comme un service provider. Dans une telle fonction, on est à la fois analyste, consultant, psychologue, voire coach quand il faut accompagner le changement ou encore logisticien… Responsable informatique reste pour moi, avec toute cette diversité et ces défis pas toujours faciles, un des plus beaux métiers du monde. Chez Bernard-Massard, maison de grande renommée, avec une production de produits de très haute qualité, il importe pour moi d’assurer une qualité des services informatiques à la hauteur de celle des produits proposés.
Selon vous, un directeur informatique doit-il être avant tout manager ou informaticien?
«Personnellement, je suis informaticien de formation. Dans mes fonctions de dirigeant, aujourd’hui, les compétences acquises dans ce domaine me sont indispensables, notamment pour avoir une meilleure compréhension des outils, mieux anticiper les choses et comprendre toutes les potentialités d’un système. Le gestionnaire que je suis, d’un autre côté, doit avoir une vue plus large permettant de comprendre les besoins de l’entreprise, ses objectifs, de sorte qu’il pourra voir comment, de la meilleure manière, l’informatique pourra servir ces objectifs.
En informatique, certains se sentent mieux dans le métier de développeur ou de programmeur par exemple. Pour ma part, j’ai toujours privilégié les fonctions managériales. C’est d’ailleurs dans ce cadre que je suis retourné étudier à l’IAE à l’Université de Nancy entre 2001 et 2003 pour faire des études de gestion parallèlement à mes activités professionnelles.
Comment l’informatique est-elle intégrée dans les processus de décision stratégiques de l’entreprise?
«Quand un besoin est identifié ou créé, on met en place un, voire plusieurs groupes de travail pour l’étudier en impliquant les acteurs concernés de l’entreprise. On essaie de voir comment on peut répondre à ce besoin, l’informatique pouvant être un des moyens d’y satisfaire. Ensuite, c’est la direction qui fixe les priorités, en fonction des objectifs de l’entreprise. On est une PME active dans la viticulture. A ce titre, nous avons les deux pieds sur terre. Dans nos développements, nous restons avant tout pragmatiques.
Selon vous, est-ce qu’un responsable informatique doit faire partie intégrante de l’organe de gestion d’une entreprise?
«Cela me paraît important. Dans la mesure où l’informatique est un outil de travail précieux qui doit répondre aux besoins de l’entreprise, il faut que la personne qui en a la responsabilité soit proche du business et de la stratégie pour qu’elle ne s’engage pas sur une autre voie que celle qui est définie par le management de l’entreprise. Ainsi, il lui est plus facile de faire des choix en connaissance de cause. En bénéficiant d’une information complète, sans filtre intermédiaire, elle pourra aligner au mieux sa stratégie IT sur les besoins du business.»
CV - De la banque à la viticulture
Jean-Paul Beck est arrivé chez Bernard-Massard le 1er janvier 2006. Après ses études en informatique à l’Université de Liège, il a commencé à travailler pour la BGL comme ingénieur système. Il a ensuite été directeur IT pour Bank of America à Luxembourg, puis pour la banque suisse United European Bank. Il a ensuite quitté le monde bancaire pour devenir operations manager chez SunGard avant de devenir ingénieur de recherche pour le CRP Henri Tudor. En 2001, alors qu’il était encore chez SunGard, il a désiré approfondir ses connaissances managériales et est retourné sur les bancs de l’Université à Nancy où il a obtenu un MBA en 2003. Au niveau de l’entreprise viti-vinicole Bernard-Massard, qui emploie 85 personnes, deux employés l’accompagnent dans la gestion de l’informatique. L’un est en charge de la gestion des réseaux et du support des utilisateurs, l’autre des opérations de paramétrage, de test et de mise en place de nouvelles solutions. Les Caves Bernard-Massard travaillent sur deux sites à Grevenmacher et exploitent également deux domaines viticoles.