Les tribulations des salariés luxembourgeois avec le fisc belge – dossier en cours même s’il semble un peu calmé pour l’instant – sont venues à rappeler, s’il était besoin, que l’imposition des frontaliers pouvait relever, parfois, d’une forme de casse-tête, entre les droits et devoirs des uns et des autres, employeurs comme employés.

PwC, à l’instar d’autres entreprises, spécialisées dans la gestion RH ou le secrétariat social notamment, avait déjà réuni des décideurs autour de cette thématique il y a quelques semaines. Une nouvelle table ronde a été organisée la semaine dernière «pour débattre de ces questions et échanger sur les bonnes pratiques à mettre en place», explique-t-on.

L’opportunité de faire le point a été saisie par une bonne vingtaine de responsables des ressources humaines et/ou employeurs luxembourgeois.

Un chemin de croix, une décision à prendre

Malgré les conventions bilatérales visant à éviter la double imposition des salariés, ce sont les règles d’application qui posent parfois souci, les modalités et interprétation variant d’un pays à l’autre. Si le principe consacre l’imposition au Luxembourg d’une activité salariée exercée physiquement au Grand-Duché, la part des revenus exonérés, du coup, dans le pays de résidence peut se voir contestée dans les cas où des jours de travail se déroulent hors du pays, lors de missions à l’étranger ou pour cause de télétravail notamment.

Pour la masse des travailleurs frontaliers au Luxembourg (160.000 personnes), si les résidents français semblent relativement épargnés par les tracasseries pour l’instant, un quart de Belges et un quart d’Allemands cohabitent avec des tolérances différentes vis-à-vis de leur administration fiscale respective.

Un accord signé avec l’Allemagne en 2011 prévoit que 19 jours peuvent être travaillés hors du Luxembourg, sans qu’ils échappent à l’impôt normalement dû au Grand-Duché. Mais selon la position de l’administration fiscale belge, chaque jour hors du Luxembourg est sujet à caution fiscale.

Or, «les justificatifs acceptés par l’administration fiscale varient parfois d’un bureau à un autre, et les règles définissant les modalités du comptage des jours en dehors du Luxembourg ne sont pas clairement définies», observe Michiel Roumieux, associé et responsable Personal Tax chez PwC Luxembourg. «C’est un véritable chemin de croix! Les employeurs ont un rôle à jouer: assister les collaborateurs dans leurs démarches administratives, voire compenser en cas de perte de revenus, c’est une décision qu’ils doivent prendre.»

44% des salariés sont des non-résidents

Mais l’impact sur le traitement des salaires et la gestion RH n’est pas neutre. L’employeur luxembourgeois doit appliquer la retenue à la source de l’impôt (précompte) et, dans le cas d’un collaborateur non-résident, éviter la double imposition. La table ronde a montré que, dans les entreprises, les usages pourraient différer, entre retenue appliquée sur 100% des revenus suivie d’une régularisation annuelle, et application d’un barème journalier.

Le constat dressé par les participants est limpide: 44% des salariés au Luxembourg n’y résident pas. Donc, «les employeurs ne peuvent se passer de ces travailleurs, mais jusqu’où doivent-ils aller pour simplifier leurs démarches vis-à-vis de l’autorité fiscale?»

Dans son compte-rendu, PwC observe que, pour certains, le rôle de l’employeur est avant tout d’informer ses salariés. «Il peut aussi mettre en place des processus pour produire les documents que les salariés concernés utiliseront pour prouver leurs jours de présence au Luxembourg».

Afin d’éviter les soucis de taxation résidente du télé-travail, nombre d’entreprises ont même interdit à leurs salariés non-résidents de travailler depuis leur domicile, là où, précisément, cette possibilité avait été de plus en plus favorisée dans les entreprises, pour des questions de disponibilité et de mobilité surtout.

Garder la cohérence

D’autres sociétés, au contraire, peuvent aller jusqu’à proposer une compensation salariale en cas d’imposition dans le pays de résidence. «Mais attention dans ce cas à ne pas défavoriser les salariés résidant au Luxembourg», a rappelé Michiel Roumieux.

Dans une gestion au cas par cas, par la force des choses, des vides et des flous dans les appréciations fiscales de part et d’autre des frontières, et avec des différences d’impôts et de cotisations sociales parfois écarteleées d’un pays à l’autre, il y a un exercice d’équilibriste, auquel doivent se prêter les gestionnaires RH. Les bonnes pratiques sont bonnes à prendre.

Mais l’idéal, in fine, serait de voir les différences aplanies par des textes cohérents, revus bilatéralement le cas échéant. Pour prévenir plutôt que d’espérer guérir.