Monsieur Kopp, quelle est la philosophie générale de votre département ?

« Le département Achats est au service des métiers et fonctions de la banque. Il réalise des analyses régulières des dépenses pour les optimiser, réduire le risque qui y est lié et assurer un approvisionnement durable. Ces objectifs ne peuvent être maintenus qu’à travers un partenariat à long terme avec nos fournisseurs. Plus généralement, nous nous assurons que toute initiative liée à notre département concorde avec la politique RSE de la banque.

Comment votre travail est-il structuré à l’égard de vos clients internes ?

« Il est important qu’une organisation qui a en charge l’approvisionnement en matériel agisse de façon indépendante à l’égard de ses clients internes pour éviter tout conflit d’intérêts. Nos clients proviennent des différents métiers de la banque. Ils font appel à notre aide pour réaliser des achats. Concernant notre organisation, je rapporte directement à un des membres du comité de direction, Marc Lenert, responsable ITP & Opérations. Nous disposons d’une équipe administrative à laquelle s’ajoute une vingtaine de collaborateurs spécialisés dans nos différents métiers. D’un point de vue organisationnel, nous avons élaboré un cadre de procédures et des processus uniformisés à l’échelle de la banque.

Est-ce plus difficile d’agir de façon « socialement responsable » ?

« Ce n’est pas plus compliqué. C’est une approche plus complète qui vous permet de réfléchir à toutes les possibilités et toutes les options. La solution finale selon cette voie n’est pas forcément la moins chère, mais cette démarche est intégrée dans la philosophie même de la banque. Elle nous a par exemple conduits à nous fournir en électricité ‘verte’ pour nos bâtiments.

Comment gérez-vous l’utilisation de matériel à l’échelle d’une entreprise telle que la vôtre ?

« Qu’il s’agisse de matériaux utilisés lors de rénovations de bâtiments ou d’équipements électroniques, nous sommes attentifs au devenir de ces fournitures, au-delà de leur cycle de vie. Étant donné que des composants de ce type de matériel peuvent être chers, il est important que les notions de recyclage soient prises en compte dès l’entame du processus d’achat.

Vos collaborateurs sont-ils impliqués dans cette démarche ?

« Des campagnes de sensibilisation sont régulièrement menées auprès des collaborateurs afin d’utiliser les appareils et le matériel de manière plus responsable. Nous diffusons ainsi des informations via notre intranet pour les inciter à acquérir des gestes au quotidien, comme éteindre leur écran d’ordinateur lorsqu’il est inutilisé, des écrans que nous avons d’ailleurs remplacés par des modèles moins consommateurs en énergie.

Trouvez-vous aisément les fournisseurs capables de répondre à vos besoins ?

« Si nous avons besoin d’un matériel spécifique produit par quelques sociétés mondiales, nous recherchons en priorité un revendeur local. D’autre part, concernant la maintenance de nos bâtiments, étant donné que nous avons besoin d’une réponse fiable et rapide, nous recherchons des solutions dans le marché local et régional.

Avez-vous l’assurance que vos fournisseurs s’inscrivent dans votre démarche RSE ?

« C’est en effet une particularité de notre processus d’achat. Nous établissons un processus d’évaluation et un cahier des charges précis, certifications à l’appui, lorsque nous faisons appel à un fournisseur. Nous avons aussi à cœur de maintenir une relation de partenariat avec eux. C’est pourquoi nous avons établi un code de conduite pour assurer une approche équitable et valorisante. Nous tenons également à maintenir une certaine compétition entre ces acteurs pour permettre à un maximum d’entreprises du marché local de répondre à nos besoins suivant leur capacité.

Comment gérer les demandes internes et les priorités qui en découlent ?

« En général, les critères déterminant la priorité des demandes incluent la planification des projets, l’importance de ceux-ci pour la banque et leur volume.

Quelles sont les interactions au sein du groupe concernant les achats ?

« Nous profitons de l’expertise disponible au sein du groupe en matière d’achats. Par ailleurs, certains fournisseurs sont gérés au niveau de celui-ci. Par exemple, concernant du matériel IT spécifique, la signature de contrats à l’échelle du groupe nous permet de bénéficier de conditions plus avantageuses via des revendeurs à Luxembourg. Nous essayons de bénéficier d’économies d’échelle lorsque cela est possible, tout en recourant de préférence à nos partenaires locaux et régionaux.

Avez-vous des besoins spécifiques comparativement à vos collègues au sein du groupe ?

« Certains besoins sont fonction du contexte légal ou réglementaire de notre pays, comme la réglementation PSF qui induit que certains services ne peuvent être rendus que par des sociétés de ce type.
Une autre spécificité de notre entité est la nécessité d’avoir une approche régionale dans la recherche de fournisseurs et de réponses adéquates, étant donné la taille du pays. Si vous considérez par exemple
le secteur de l’impression, il n’y a pas beaucoup de sociétés au Luxembourg qui proposent des services aux banques d’une taille telle que la nôtre. Mais ces contraintes ne sont pas forcément synonymes de difficultés. C’est même une opportunité car la relation avec nos fournisseurs reste proche et riche.

Quelles sont les fournitures qui occupent la part la plus importante de votre budget ?

« Au sein du budget ‘achats’, l’IT et le facility management, en ce compris l’énergie, constituent la part la plus importante, à hauteur de 80 à 90 %.

La crise a-t-elle impacté la manière dont vous effectuez vos achats ?

« La gestion du risque est devenue plus importante, non seulement pour le client que nous sommes, mais aussi pour les fournisseurs. Un aspect à relever est la flexibilité qui est au centre de notre démarche, d’où l’importance d’établir des partenariats avec nos fournisseurs. Notre relation de travail évolue donc suivant nos besoins et notre consommation. Si nous consommons moins de papier pour les impressions par exemple, il va de soi que nous allons adapter notre demande. Le monde qui change nous pousse à nous adapter.

Est-ce que vos fournisseurs comprennent ce besoin de flexibilité ?

« Absolument, et ils apprécient aussi que nous leur permettions d’être plus flexibles. Cela nous permet de faire appel à plusieurs fournisseurs simultanément en cas de besoins supplémentaires, ce qui nous amène aussi à obtenir de meilleures conditions de la part de ces sociétés. Enfin, si l’une d’entre elles ne peut répondre à notre demande à un moment donné, nous appliquons cette flexibilité pour recourir
à un autre fournisseur le cas échéant. Nous parlons donc d’un esprit coopératif dans notre relation avec ces tierces parties.

Quels sont vos prochains projets pour l’année à venir ?

« Nous voulons continuer à renforcer le cadre que nous avons créé pour gérer de façon centralisée nos besoins en fournitures et nos achats. Nous voulons mener cet effort pour assurer une meilleure couverture de nos besoins et, dans le même temps, analyser les différents champs où nous sommes actifs pour améliorer encore davantage notre flexibilité et les relations de partenariat que nous entretenons avec nos fournisseurs. »